Stornorechnung

Manchmal sind es mehrere Rechnungen täglich, die Sie trotz des normalen Arbeitsalltags an Ihre Kundinnen und Kunden senden müssen. Es ist also nicht selten, dass dabei auch mal etwas schiefgeht. Sei es der typische Zahlendreher, eine falsche Adresse oder ein nicht korrekter Verwendungszweck.

Stornorechnungen, auch Rechnungsstorno oder Korrekturrechnung genannt, dienen dem Zweck, eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren. Dabei gibt es große Unterschiede, unter anderem, ob die Rechnung schon beglichen wurde und wann der Fehler aufgefallen ist. Eine falsche Rechnung müssen Sie korrigieren, egal wann Sie sie bemerkt haben und das nicht nur in Ihrem Sinne.

Wenn Sie Ihren Kundinnen und Kunden die Stornorechnung verweigern oder es einfach laufen lassen, in der Hoffnung, es fällt nicht auf, verlieren Sie zum einen das Vertrauen gegenüber Ihren Kundinnen und Kunden und zum um anderen ist auch Ihre Buchhaltung nicht korrekt, was sich spätestens bei der jährlichen Steuererklärung bemerkbar machen kann und zur Erklärungsnot führt.

Bei einer korrekten Rechnung sind alle Angaben nach § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes enthalten.

Diese müssen wie folgt sein:

Haben Sie nun zum Beispiel den Betrag falsch eingegeben, ist die Steuernummer nicht aufgeführt oder ist sogar die Anschrift des Kunden oder der Kundin falsch, müssen Sie eine Stornorechnung erstellen. Jetzt kommt es darauf an, welche Wege die Rechnung schon gegangen ist.

Ist sie noch nicht an den Kunden oder die Kundin versandt, können Sie die Rechnung einfach korrigieren und dann erst absenden. Die alte Rechnung landet dann zerkleinert im Altpapier. Ist die Rechnung bereits beim Kunden oder der Kundin angekommen, müssen Sie bei bereits getätigten Zahlungen ein Rechnungsstorno erstellen.

Umgehend müssen Sie Ihren Kunden oder Ihre Kundin auf die Fehler in der Rechnung hinweisen. Bei der Erstellung der korrekten Rechnung dürfen Sie ruhig die alte Rechnungsnummer verwenden, da noch keine Zahlung getätigt wurde.

Eine andere Möglichkeit ist ein sogenanntes Berichtigungsdokument. Dieses muss zusammen mit der fehlerhaften Rechnung in der Buchhaltung abgelegt werden und zwar auf beiden Seiten. Es muss immer auf Anhieb und auch für Dritte ersichtlich sein, um welchen Fehler es sich handelt.

Wurde die Rechnung bereits beglichen und die Zahlung ausgeführt, darf sie im Nachhinein nicht mehr geändert werden. Jetzt müssen Sie eine Stornorechnung erstellen.

Die Stornorechnung muss alle Pflichtangaben wie eine normale Rechnung enthalten. Auch eine eigene Rechnungsnummer müssen Sie aufführen. Jedoch muss ein Hinweis auf die fehlerhafte Rechnung mit Datum und der alten Rechnungsnummer auf Anhieb zu erkennen sein. Achte diesmal darauf, dass alle Positionen korrekt und fehlerfrei aufgeführt sind.

Und nun kommt der wesentliche Teil, um eine Stornorechnung zu buchen: Der Betrag der Originalrechnung muss in der Stornorechnung ins Minus gestellt werden. Nur so sind Sie bei der Buchhaltung wieder im Reinen und verbuchen nicht für ein und die selbst Leistungen zwei Rechnungen als Einkommen.

Nehmen wir an, Sie haben in der Originalrechnung die falsche Adresse angegeben oder in der Steuernummer einen Zahlendreher.

Ein Stornorechnung-Beispiel könnte dann so aussehen:

Verweisen Sie immer auf die Originalrechnung: „Sehr geehrte Kundi, hiermit schreibe ich Ihnen den Betrag XY von der Rechnung XY mit dem Datum XY gut.“

Gehen wir davon aus, Sie haben mehrere Posten in Rechnung gestellt. Auch diese setzen Sie ins Minus. Dabei geht es um Leistungen und Material. Auf der Originalrechnung kam unterm Strich ein Betrag von 2570 € inklusive Mehrwertsteuer raus. In der Stornorechnung sollte dann -2570 € stehen.

Während kleine Fehler wie Rechtschreibfehler meist kein Grund sind, eine Stornorechnung zu erstellen, sollten die Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes immer korrekt sein.

Ist Ihnen bei den Pflichtangaben ein Fehler unterlaufen und wurde die Rechnung bereits beglichen, müssen Sie ein Rechnungsstorno erstellen. Nur so ist die Buchhaltung auf Ihrer und auf der Seite Ihrer Kund:innen wieder ausgeglichen.

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