Die Dreimonatsfrist bei der Spesenabrechnung

Arbeitnehmende, aber auch Unternehmer:innen begeben sich oftmals im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auf Reise. Dabei spricht man auch von Auswärtstätigkeit: Eine Auswärtstätigkeit ist gegeben, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin außerhalb der eigenen Wohnung und nicht an der ersten Tätigkeitsstätte arbeitet. Arbeiten Angestellte dauerhaft an unterschiedlichen Dienstorten, spricht man von einer Einsatzwechseltätigkeit.

Bei einer Auswärtstätigkeit gehören die Verpflegungsmehraufwendungen, auch Auslöse genannt,zu den Reisekosten – neben weiteren Posten wie bspw. Fahrt- oder Übernachtungskosten (siehe auch Fahrtkostenerstattung und Tankgutscheine). Wichtig für die korrekte Abrechnung durch die Buchhaltung ist es, dass diese Ausgaben mit Rechnungen (etwa Hotelrechnung) oder auch Eigenbelegen lückenlos belegt werden. Sollten sich wiederum in den Steuerbescheid bei der Anerkennung dieser Posten Fehler eingeschlichen haben, kann beim Finanzamt Einspruch eingelegt werden.

Wenn Dienstreisen sich über Wochen oder gar Monate erstrecken, stellen diese Aufwendungen einen nicht unerheblichen Mehraufwand an Kosten dar, was die Unterkunft und Verpflegung vom reisenden Arbeitnehmer oder der reisenden Arbeitnehmerin betrifft. Um davon einen Teil abzufangen, wurde die Reisekostenpauschale eingeführt, die jeder und jede reisende Mitarbeitende geltend machen kann. Diese Pauschalen sind aber auf die ersten drei Monate befristet: Es greift die sogenannte Dreimonatsfrist.

Für diese steuerfreien Verpflegungspauschalen gibt es unterschiedliche Höchstwerte, die der aktuellen Tabelle des BMF (Bundesministerium der Finanzen) zu entnehmen sind. Diese Liste, die jährlich aktualisiert und jeweils am Ende des Jahres veröffentlicht wird, umfasst 180 Länder mit deren jeweiligen aktuellen Verpflegungspauschalen.

Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand, auch Spesen genannt, sind in verschiedene Stufen aufgeteilt. Für Deutschland gelten folgende neue, angepasste Beträge:

• Ab einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden können die Reisenden die „kleine Pauschale“ in Anspruch nehmen, die in Deutschland 14 € beträgt. Ab 2024 steigt dieser Betrag auf 15 €. Diese Anpassung betrifft sowohl den An- oder Abreisetag als auch Tage, an denen die Reisenden ohne Übernachtung mehr als 8 Stunden abwesend sind.

• Ab einer Abwesenheit von über 24 Stunden dürfen beruflich auswärts Arbeitende im Inland die „große Pauschale“ von 28 € geltend machen. Ab 2024 wird dieser Betrag auf 30 € erhöht. 

• Die „Mitternachtsregelung“ gilt für eine Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die Dienstreise mit nächtlicher Tätigkeit sich über zwei Tage erstreckt. Für diese Nachtarbeit kann ein Pauschalbetrag von 14 € berechnet werden. Dieser wird dem Kalendertag mit der größten Abwesenheit zugeordnet. Im Rahmen der eigenen Einkommensteuererklärung kann jeder diese Pauschale steuerfrei geltend machen oder beim Arbeitgeber einfordern und von seiner Firma steuerfrei und beitragsfrei erstattet bekommen.

Die Zahlung der Pauschale für die Verpflegungsmehraufwendungen umfasst höchstens drei Monate. Diese Regelung, dass die steuerfreie Pauschale für einen Zeitraum von höchstens drei Monaten gilt, ist im EStG, § 9 Abs. 4a Satz 6, verankert und gilt für selbstständige Unternehmer:innen genauso wie für angestellte Reisende.

Überschreitet die auswärtige Tätigkeit die Dreimonatsfrist und dauert weitere Monate an, endet der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand. Denn wenn der oder die Arbeitnehmende länger als drei Monate an einem anderen Ort arbeitet, spricht man nicht mehr von einer Dienstreise, sondern geht davon aus, dass es sich um einen festen Verbleib handelt. Das gilt sowohl für den Einsatz von mehreren Monaten an einem festen Ort als auch an verschiedenen Orten, wenn die Tätigkeit nur für einen einzigen Arbeitgeber geleistet wird.

Übrigens können auch Geschäftsessen, unabhängig davon, ob eine Auswärtstätigkeit vorliegt, mit bis zu 70 % der Kosten von der Steuer abgesetzt werden. Voraussetzung hierfür ist unter anderem ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg.

Eine Ausnahme von dieser Regelung stellen Einsätze auf mobilen Einrichtungen dar, wie beispielsweise auf Schiffen, in Flugzeugen und Fahrzeugen. In einem ergänzten BMF-Schreiben (Schreiben vom Bundesministerium der Finanzen) zur Reisekostenreform von 2014 wird ausführlich erklärt, wann die Dreimonatsfrist greift.

Kommt es zu einer Unterbrechung, bei der mindestens vier Wochen nicht mehr an der auswärtigen Tätigkeitsstätte gearbeitet wird, startet die Dreimonatsfrist von Neuem. Dabei ist der Grund für diese Unterbrechung nebensächlich.

Ist der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin für verschiedene Arbeitgeber an den gleichen beziehungsweise verschiedenen Orten tätig, wird die Dreimonatsfrist ebenfalls nicht angewandt, selbst wenn die Dauer der Reiseunterbrechung weniger als vier Wochen beträgt.

Außerdem wird die Zahlung der Spesen nicht auf drei Monate beschränkt, wenn der Reisende immer nur ein bis zwei Tage an externen Orten tätig ist.

Somit kann die Dreimonatsfrist auf drei verschiedene, legale Arten vermieden beziehungsweise ausgehebelt werden:

• Die auswärtige Tätigkeitsstätte wird für mehr als vier Wochen nicht aufgesucht, weil der Betreffende vielleicht zeitweise im Innendienst arbeitet oder im Urlaub ist.

• Die Auswärtstätigkeit wird für unterschiedliche Auftraggeber ausgeübt.

• Der auswärtige Arbeitseinsatz beträgt maximal zwei Tage pro Woche.