Geschäftsreisen richtig absetzen

Geschäftsreisen bzw. Dienstreisen sind alle berufsbedingten Ortsveränderungen, die außerhalb der normalen Arbeitsstätte – also weder im Büro noch in der eigenen Wohnung – stattfinden.

Im Steuerrecht wird die Geschäftsreise auch als „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit” bezeichnet.

Die Begriffe „Geschäftsreise” und „Dienstreise” können für gewöhnlich als Synonyme behandelt werden. Der einzige Unterschied ist, dass man in der Privatwirtschaft eher von der Geschäftsreise spricht, während im öffentlichen Dienst die Dienstreise geläufiger ist.

Reisekosten umfassen alle finanziellen Aufwendungen, die im Zusammenhang mit einer Reise anfallen. Dazu gehören also zum Beispiel:

• Transport- und Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

Die Reisekosten werden von der Finanzbehörde teilweise zurückerstattet, dafür müssen diese aber in der Steuererklärung des Betriebes aufgeführt werden. Dabei sind der Start und das Ende der Reisen genau mit Uhrzeit und Zielort anzugeben.

Wer als Unternehmerin oder Unternehmer die Reisekosten als Geschäftsreise buchen möchte, muss dabei den Anlass erklären, denn nicht betriebliche Freizeitaktivitäten wie private Telefonate und Wellness-Angebote während einer Dienstreise werden nicht von der Finanzbehörde anerkannt.

Die Belege für die während der Reise angefallenen Aufwendungen sind möglichst lückenlos zu sammeln und aufzubewahren. Bei Verlust oder Beschädigung eines Belegs, etwa einer Hotelrechnung, kann notfalls ein Eigenbeleg eingereicht werden.

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• Fahrtkosten: Das sind die Kosten, die durch Nutzung des eigenen Fahrzeugs oder durch die Inanspruchnahme von öffentlichen Verkehrsmitteln entstanden sind und per Rechnung wie Tankrechnung oder Tickets nachgewiesen werden können. Wenn Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer für die Fahrt ihr eigenes Fahrzeug nutzen (Auto, Motorrad, Mofa), werden auch oft entsprechende Reisekostenpauschalen angesetzt. Bei Nutzung eines Firmenwagens werden Kilometerpauschalen angewendet. Manche Arbeitgeber geben zudem Tankgutscheine bei erhöhten Fahrtkosten aus.

• Übernachtungskosten: Das sind die Kosten für die Übernachtung im Hostel oder Hotel, ohne spezielle Aufwendungen wie Frühstücksbuffet oder Fitnessangebote.

• Verpflegungsmehraufwand (auch Auslöse): Dazu gehören die Getränke und Mahlzeiten, die während der Dienstreise eingenommen werden.

• Reisenebenkosten: Darunter versteht man Aufwendungen für die Gepäckbeförderung- und Aufbewahrung, Mautgebühren, aber auch Wertverlust von mitgeführten Gegenständen durch Beschädigung oder Diebstahl.

Zurück von der Dienstreise – und die Reisekostenabrechnung steht an? 

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Die Verpflegungskosten bei Geschäftsreisen können von den Steuern abgesetzt werden. Wichtig ist dabei, dass nicht die konkrete Höhe der Aufwendungen geltend gemacht wird, sondern deren jeweilige Pauschalen.

Dabei muss die Unternehmerin oder der Unternehmer jeden Tag einzeln berechnen. Die Aufwendungen dafür sind von der Buchhaltung als „Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand“ zu buchen. Werden pro Tag mehrere Tätigkeiten ausgeübt, sind die Abwesenheitszeiten zu addieren.

• Ab 8 bis 24 Stunden: Die Verpflegungspauschale beträgt 16 €.
• Ab 24 Stunden: Die Pauschale beträgt 32 €.

Handelt es sich um eine mehrtägige Geschäftsreise mit Übernachtungskosten, wird der An- und Abreisetag mit jeweils 16 € pauschal berechnet. Für eintägige Dienstreisen ohne außerhäusliche Übernachtung (Übernachtungskosten) kann nur dann eine Pauschale von 16 € angesetzt werden, wenn die Dauer der Reise mindestens acht Stunden beträgt.

Von den Pauschbeträgen kann man keine Vorsteuer abziehen, es sei denn, es liegen dafür Kleinstbetragsrechnungen oder Rechnungen vor, die einen Vorsteuerabzug ermöglichen. Voraussetzung ist dafür, dass in diesen die Umsatzsteuer gesondert aufgeführt wird und die Unternehmerin oder der Unternehmer als leistungsempfangende Person eingetragen ist.

Bei einer Gesellschafterin oder einem Gesellschafter einer GbR zum Beispiel kann die Vorsteuer nur von der Gesellschaft eingezogen werden. In diesem Fall muss dann die Personengesellschaft der aufgeführte Leistungsempfänger sein. Bei einem Rechnungsbetrag unter 250 € ist die Angabe eines Leistungsempfängers oder einer Leistungsempfängerin jedoch unerheblich.

Übrigens: Unternehmerinnen und Unternehmer können auch Geschäftsessen mit bis zu 70 % steuerlich absetzen. Wichtig dabei ist ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg und dass Kosten und Anlass des geschäftlichen Essens in einem ausgewogenen Verhältnis stehen.

Es führen viele Wege zum Ziel. Um möglichst entspannt anzukommen – schließlich brauchen Sie all Ihre Power, um Ihren Geschäftspartner oder Ihre Geschäftspartnerin zu überzeugen – entscheiden Sie sich für die beste Verbindung.

Um Verzögerungen, ausgebuchte Flüge, überfüllte Züge und belegte Hotels zu vermeiden, buchen Sie auf jeden Fall im Voraus. Dabei muss nicht immer das Flugzeug sein. Viele Unternehmen achten mittlerweile darauf, möglichst klimabewusst zu reisen und auf unnötige Flüge zu verzichten. Bringt Sie die Bahn an Ihr Ziel, sollten Sie diese häufig auch günstigere Möglichkeit bevorzugen. Das Auto ist eine gute Alternative, wenn Sie im Team unterwegs seid. Für einen einzelnen Reisenden gilt auch hier aus ökologischer Sicht, die Bahn zu bevorzugen.

Das Gleiche gilt für die Mobilität am Zielort. Wenn möglich, entscheiden Sie sich für die kostengünstigere und umweltfreundlichere Variante und nutzen Sie öffentliche Verkehrsmittel statt eines Mietwagens. Planen Sie darüber hinaus ausreichend Zeit ein, falls Sie im Stau stehen oder Ihr Flug oder die Bahn Verspätung hat.

Damit Ihre Geschäftsreise sowohl für Sie selbst als auch für Ihr Unternehmen ein voller Erfolg wird, sollten Sie einige Dinge beachten.

Je nachdem, wohin Sie reisen und wie lange Sie unterwegs sind, gibt es unterschiedliche Dinge vorzubereiten oder zu beachten. Eine Checkliste klingt für Sie als Reiseprofi im ersten Moment sicher banal, kann Ihnen im hektischen unternehmerischen Alltag jedoch auch eine große Hilfe sein.

Als selbstständige Person, Freiberufler:in oder Freelancer:in ohne Angestellte müssen Sie auch auf Reisen erreichbar sein und jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Unterlagen haben. Laptop und Smartphone sind sowieso dabei.

Stellen Sie aber auch sicher, dass Dokumente so abgelegt sind, dass Sie sie auch unterwegs – notfalls auch ohne Internetzugriff – abrufen können. Eine gute Lösung für oftmals schwaches Hotel-WLAN ist ein mobiler Hotspot. Der WLAN-Pocket-Router ermöglicht die Verbindung mit dem stationären Netz, das oft deutlich schneller funktioniert.

Da Ihre Erreichbarkeit auf Geschäftsreisen eingeschränkt sein kann, vergessen Sie nicht, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. So werden Ihre Kundinnen und Kunden Verständnis haben, wenn sie Sie nicht sofort erreichen. Wer Angestellte beschäftigt, braucht natürlich trotzdem Zugriff auf notwendige Unterlagen. Gegebenenfalls können Sie dann aber auch auf eine Vertretungslösung zurückgreifen und eine Ansprechpartnerin oder einen Ansprechpartner in Ihrer Abwesenheitsnotiz benennen.

Wer ins Ausland reist, benötigt natürlich gültige Ausweispapiere. Ob der Personalausweis ausreicht oder Sie einen Reisepass benötigen, hängt von Ihrem Reiseziel ab.

Darüber hinaus muss für Länder, in denen Sie eine Einreiseerlaubnis benötigen, ein Visum beantragt werden. Informieren Sie sich hier rechtzeitig über mögliche Vorlaufzeiten. Das Gleiche gilt für notwendige Impfungen. Diese müssen Sie häufig bereits einige Wochen vor Reiseantritt erhalten, um geschützt zu sein.

Zusätzlich sollten Sie die folgenden Dinge mitführen:

• ausreichend Bargeld in der Währung Ihres Zielortes
• Ihre private und Firmenkreditkarte
• Reiseunterlagen wie Buchungsbestätigungen der Hotels, Bus-, Zug- und Flugtickets für den Notfall als digitale Kopie
• Notfallrufnummern beispielsweise von Ihrer Bank oder Ihrer Kreditkartenfirma
• Rufnummern und Adresse Ihrer Geschäftspartner:innen vor Ort
• weitere Ausweisdokumente wie Ihren Führerschein
• notwendige Versicherungsunterlagen

Bei kurzen Reisen reicht meist das Handgepäck, gegebenenfalls packen Sie an heißen Tagen noch ein zusätzliches Hemd oder eine zusätzliche Bluse ein. Bei längeren Reisen besteht Ihr Gepäck aus einem Mix aus Privat- und angemessener Geschäftskleidung – je nach Dresscode und landesüblichen Gegebenheiten angepasst.

Wenn Sie eine Geschäftsreise machen, die sich über mehrere Tage zieht, müssen Sie sich natürlich auch um die nötige Unterkunft kümmern.

Ratsam ist hier, eine Unterkunft zu wählen, die vom Flughafen oder Bahnhof gut erreichbar ist und auch eine unkomplizierte Verbindung zu Ihrer Geschäftspartnerin oder Ihrem Geschäftspartner erlaubt.

Des Weiteren sollte Ihr Hotel nicht unbedingt direkt auf der Partymeile der Stadt liegen, sodass Sie etwas Ruhe für Ihre geschäftlichen Verantwortungen bekommen können.

Dabei sollte Ihre Unterkunft zudem ein passendes Preis-Leistungs-Verhältnis aufweisen. Denn selbst für die erfolgreichste Geschäftsreise sollten Sie nicht horrende Hotelkosten auf sich nehmen.

Damit Sie pünktlich und stressfrei zu Ihrem Termin kommen können, sollten Sie im Voraus herausfinden, wie Sie am besten dorthin kommen. Suchen Sie sich also frühzeitig die passenden Verbindungen heraus. Das verhindert, dass Sie Anschlüsse verpassen oder in einer fremden Stadt verloren gehen.

Frühes Buchen von Verbindungen sorgt außerdem dafür, dass Sie bares Geld sparen. Denn generell gilt: Je später Sie buchen, desto höher werden die Preise für Bus, Bahn und Flüge.

Laut Reiserecht gelten Geschäftsreisen, also berufsbedingte Ortsveränderungen außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätten und der Wohnung des Reisenden, als Individualreisen. Entsprechend gelten bei einem krankheitsbedingten Rücktritt oder vom Reiseveranstalter verursachten Ausfällen die gleichen Rechte wie bei Reisen, die Du privat unternimmst.

Als Eigentümerin oder Eigentümer eines Unternehmens oder als Einzelunternehmer:in macht es für Sie also keinen Unterschied. Für Ihr Angestellten hingegen gilt, dass Sie als Arbeitgeber im Rahmen Ihrer Fürsorgepflicht für die Versicherung Ihrer Mitarbeitenden auf Dienstreisen aufkommen.

Für Reisen ins Ausland werden in der Regel spezielle Versicherungen abgeschlossen, die eine medizinische Versorgung auf hiesigem Standard gewährleistet, Schäden an Dritten abdeckt und das private und geschäftliche Eigentum des Reisenden schützt.

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