Reisekosten­abrechnung Vorlage

Die Qonto Vorlage zur Reisekostenabrechnung kann von allen genutzt werden, die beruflich reisen, die entstandenen Kosten dokumentieren und beim Arbeitgeber oder Finanzamt geltend machen müssen.

Dazu zählen insbesondere Angestellte, Selbstständige und Freiberufler:innen, die geschäftlich unterwegs sind, sowie Unternehmer:innen, die ihre Reisekostenabrechnungen für steuerliche Zwecke aufbereiten müssen.

Die Vorlage von Qonto hilft Ihnen dabei, alle relevanten Kosten wie Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und andere Auslagen systematisch zu erfassen und korrekt abzurechnen, was die Kostenerstattung und Absetzung von der Steuer vereinfacht und beschleunigt.

Mit unserem Formular können Sie folgende Posten erfassen, zusammenstellen und entsprechend abrechnen:

1. Fahrtkosten: Bei Dienstreisen können Sie Ausgaben für Flugreisen, Bahntickets, Taxifahrten, öffentliche Verkehrsmittel und Mietwagen angeben.
2. Kilometerpauschale: Für Dienstreisen mit dem Privatwagen können Sie entweder eine Pauschale pro Kilometer oder die tatsächlichen Kosten über einen individuellen Kilometersatz geltend machen, unter Vorlage eines Fahrtenbuchs.
3. Übernachtungskosten: Auch die vollständigen Kosten für Übernachtungen werden erstattet. Oft werden Unterkünfte allerdings direkt durch das Unternehmen gebucht.
4. Verpflegungsmehraufwand: Für Abwesenheiten im Inland von mindestens acht Stunden gibt es eine feste Pauschale in Höhe von 14 €. Bei längeren Aufenthalten ab 24 Stunden erhöht sich die Pauschale auf 28 Euro.
5. Reisenebenkosten: Dazu gehören zum Beispiel Ausgaben wie Trinkgelder oder Eintrittskarten, die sich vollständig erstatten lassen.

Sie finden in der Vorlage außerdem eine Belegübersicht, in der Sie Belege erfassen und ablegen können.

Tipp: Noch einfacher können Sie Belege mit der Qonto App erfassen. Scannen Sie Ihre Quittung einfach mit dem Smartphone. Qonto ordnet sie automatisch der zugehörigen Zahlung zu und speichert sie GoBD-konform. Auf diese Weise können Sie Ihre Belege bereits unterwegs sicher speichern und ordnungsgemäß ablegen - und gehen sicher, dass sie nicht verloren gehen.

Die Verwendung einer Vorlage oder eines Formulars für die Reisekostenabrechnung bietet mehrere Vorteile:

1. Sie standardisiert und vereinfacht die Erfassung und Abrechnung von Reisekosten. Dies spart Zeit und reduziert Fehler, da alle benötigten Kategorien und Berechnungen vorgegeben sind.
2. Zudem sorgt sie für Einheitlichkeit in der Dokumentation, was besonders wichtig ist, wenn Abrechnungen über einen längeren Zeitraum hinweg oder auch von verschiedenen Mitarbeiter:innen erstellt werden.
3. Mit einer gut strukturierten Vorlage wird außerdem sichergestellt, dass alle relevanten Informationen erfasst werden.
4. Schließlich erleichtert sie die schnelle Überprüfung und Genehmigung von Reisekosten durch Vorgesetzte oder die Buchhaltung oder die übersichtliche Aufstellung fürs Finanzamt.

Noch einfacher geht die Reisekostenabrechnung mit dem digitalen Tool zur Spesenverwaltung von Qonto! Vereinheitlichen und automatisieren Sie Eingaben, Freigaben und Aufstellungen. Angestellte sparen bei der Auslagenerstattung ebenso Zeit wie Buchhaltung und Unternehmer:innen.

Auf eine korrekte Reisekostenabrechnung gehören die folgenden Pflichtangaben, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird:

1. Datum der Reise
2. Zweck der Reise
3. Reiseziel
4. Reisemittel (z. B. Flugzeug, Bahn, Auto)
5. Oder Kilometerstand bei Antritt der Reise und bei Rückkehr mit dem eigenen Fahrzeug
6. Dauer der Reise
7. Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Transport, Parkgebühren, etc.
8. Belege, wie z. B. Rechnungen und Quittungen, die dem Finanzamt als Nachweis dienen

Tipp: Nutzen Sie unsere Reisekostenabrechnung-Vorlage im Excel-Format, um sicherzustellen, dass Sie alle wesentlichen Angaben einreichen.

Um Reisekosten korrekt abzusetzen, sollte die Reisekostenabrechnung übersichtlich und vollständig sein. Sie umfasst typischerweise folgende Elemente:

1. Datum und Ziel der Reise
2. Zweck und Dauer
3. Informationen zum verwendeten Verkehrsmittel und zu den gefahrenen Kilometern
4. detaillierte Auflistung aller entstandenen Kosten wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und andere Ausgaben

Diese Kosten sollten einzeln aufgeführt und mit Belegen nachgewiesen werden. Für die Verpflegungsmehraufwendungen können Pauschalbeträge angewendet werden.

Abschließend sollte die Abrechnung Platz für Genehmigungen und Unterschriften von zuständigen Personen wie Vorgesetzten oder der Buchhaltung bieten.

Eine klare Gliederung und präzise Angaben sind entscheidend für die Nachvollziehbarkeit und korrekte Erstattung.

Bei der Abrechnung von Reisekosten können Sie unter Umständen und je nach Länge und Ziel der Reise sowie verwendetem Verkehrsmittel verschiedene Pauschalen geltend machen. Dazu gehören:

1. Kilometerpauschale: Bei der Kilometerpauschale wird jeder gefahrene Kilometer auf dem Hin- und Rückweg berücksichtigt. Sie erhalten für Entfernungen bis zu 21 Kilometer 30 Cent pro gefahrenen Kilometer. Ab dem 21. Kilometer bekommen Sie 38 Cent. Damit sind sämtliche anfallenden Fahrtkosten mit der Kilometerpauschale abgegolten. Alternativ rechnen Sie die tatsächlichen Fahrtkosten über den individuellen Kilometersatz ab. In beiden Fällen müssen Sie ein Fahrtenbuch führen.
2. Verpflegungsmehraufwand: Für Reisekosten innerhalb Deutschlands werden für die Abwesenheit von mindestens acht Stunden sowie für den An- und Abreisetag pauschal 16 € berechnet (siehe auch Tagegeld bei Dienstreisen). Bei einer Reise, die länger als 24 Stunden dauert, beträgt die Pauschale 32 € pro Tag. Es ist außerdem möglich, die tatsächlichen Verpflegungskosten abzurechnen.
3. Übernachtungskosten: In der Regel lassen sie sich in voller Höhe absetzen. Es gibt jedoch auch eine Übernachtungspauschale, die je nach Land der Dienstreise variiert.
4. Reisenebenkosten werden bei richtiger Einreichung normalerweise in voller Höhe erstattet.