Budgetierungs­software: smart planen

Die Budgetierung ist ein wichtiger Aspekt des Finanzmanagements eines Unternehmens. Dabei wird ein detaillierter Finanzplan erstellt, um Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum zu planen und zu steuern.

Ziel der Budgetierung ist es, finanzielle Ressourcen effizient und vorausschauend zu verwalten und sicherzustellen, dass finanzielle Ziele erreicht werden.

In die Budgetplanung fließen mehrere Aspekte:

1. Einnahmeschätzung: Schätzung der erwarteten Betriebseinnahmen beispielsweise aus Verkäufen oder Zuschüssen.
2. Ausgabenschätzung: Prognose der erwarteten Betriebsausgaben beispielsweise für Gehälter, Investitionen und andere finanzielle Verpflichtungen.
3. Budgetplanung: Die Festlegung von Zielen und Prioritäten, bei denen die verfügbaren Mittel auf verschiedene Abteilungen oder Projekte aufgeteilt werden.
4. Budgetüberwachung: Die laufende Überprüfung der Finanzen und des Cashflows sowie der Vergleich zum geplanten Budget.
5. Analyse und evtl. Anpassung: Anhand der Budgetüberwachung können Sie feststellen, ob Ihr Unternehmen auf Kurs ist oder ob Sie proaktiv Gegenmaßnahmen ergreifen wollen.

Eine Budgetierungssoftware bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Insbesondere hilft sie bei der genauen und automatisierten Ausgabenerfassung: Manuelle Eingaben entfallen, was nicht nur Zeit spart, sondern auch Fehler reduziert.

Außerdem werden in einem Finanzplanungstool wie dem von Qonto Daten in Echtzeit aktualisiert, sodass Sie Ihren Analysen brandaktuelle Informationen zugrunde legen können. Über unerwartet hohe Kosten werden Sie frühzeitig informiert, sodass Sie gleich gegensteuern und gegebenenfalls Ihren Plan anpassen können.

Weitere Vorteile sind:

• Effizienz: Durch den Einsatz von Budgetplanungstools kann die Budgeterstellung und -verwaltung automatisiert werden, was Zeit und Ressourcen spart.
• Genauigkeit: Fehler bei der manuellen Dateneingabe werden minimiert, da die Software Daten automatisch erfasst.
• Echtzeit-Updates: Die Budgetierungssoftware ermöglicht in der Regel Echtzeit-Updates und -Anpassungen, sodass Unternehmen auf sich ändernde Bedingungen reagieren können.
• Ausgabenmanagement im Team: Teams können gleichzeitig an Budgets arbeiten und Informationen leicht teilen, was die Zusammenarbeit verbessert.
• Übersichtlichkeit: Die Software verfügt über visuelle Dashboards und Finanzreporting, die einen klaren Einblick in die finanzielle Leistung bieten.
• Zeitgewinn: Durch automatisierte Vorgänge sparen Sie und Ihre Mitarbeitenden Zeit.
• Delegieren und kontrollieren: Außerdem bietet eine fortgeschrittene Budgetierungssoftware wie die von Qonto Möglichkeiten, Mitarbeitende selbstständig zahlen lassen zu können. Sie geben den Rahmen vor, bleiben über alle Ausgaben im Bilde und behalten die Kontrolle. Auf Wunsch können Sie außerdem Zahlungen freigeben.
• Vereinfachung der Buchhaltung: Durch die digitale Erfassung beispielsweise von Transaktionen und Belegen, wie es bei Qonto der Fall ist, wird die Buchhaltung automatisiert. Idealerweise ist außerdem die Anbindung an ein Buchhaltungstool möglich, wie bei Qonto beispielsweise mit DATEV, Lexware Office oder sevdesk.

Im Unternehmenskontext werden verschiedene Arten von Budgets unterschieden, um die finanzielle Planung und Steuerung zu erleichtern und die Haushaltsplanung zu optimieren.

Welche Arten für Ihr Unternehmen relevant sind, hängt von dem Tätigkeitsfeld, den Unternehmenszielen, den Analysen und der jeweiligen finanziellen Situation ab.

Im Unternehmen werden Budgets nach verschiedenen Kriterien unterschieden. Eine geläufige Unterscheidung erfolgt beispielsweise nach Funktionsbereich. Entsprechend können Sie Personalbudgets, Marketingbudgets, Vertriebsbudgets, Produktionsbudgets oder Forschungsbudgets und mehr zuteilen.

Ferner haben Sie die Möglichkeit, zum Beispiel nach Zeithorizont zu differenzieren. So können Sie operative Budgets erstellen, die sich auf einen Zeitraum von einem Jahr oder weniger beziehen, um die Liquidität zu sichern, und strategische Budgets, die sich auf einen längeren Zeitraum von bis zu fünf Jahren beziehen.

Schließlich können Sie auch nach Art der Budgetierung unterscheiden. Top-down-Budgets werden von der Unternehmensführung vorgegeben, während bottom-up-Budgets von den Fachabteilungen selbst erstellt werden.

Mit der Budgetierungssoftware von Qonto können Sie Ihren Teams Budgets zuteilen und diese bei Bedarf anpassen sowie Manager:innen mit der Budgetverwaltung und Freigaben beauftragen. Außerdem können Sie die Ausgaben Ihrer Teams in Echtzeit verfolgen und mithilfe von Finanzreporting analysieren. Lassen Sie sich über voraussichtliche Überschreitungen von Budgets frühzeitig informieren.

Dies alles erfolgt zentral über die Benutzeroberfläche des Qonto Geschäftskontos.

Sobald Sie ein Budget für ein bestimmtes Team erstellt haben, werden die folgenden Transaktionen automatisch einem Budget zugewiesen:

• Von einem Teammitglied initiierte Überweisungen
• Qonto Kartenzahlung durch ein Mitglied des Teams
• Von einem Teammitglied beantragte Erstattung von Ausgaben

Jede Transaktion wird der Budgetperiode zugewiesen, die der erfolgreichen Ausführung der Transaktion entspricht. Beachten Sie, dass Transaktionen nachträglich manuell den Budgets neu zugeordnet werden können.

Die Erstellung und Zuweisung eines neuen Budgets ist ganz einfach. Klicken Sie im Bereich "Budgets" auf "Budget erstellen". Sie werden dann aufgefordert, ein Team auszuwählen oder zu erstellen, dem das Budget zugewiesen werden soll.

Wählen Sie einfach das Team aus, weisen eine:n Manager:in zu, legen den Budgetzeitraum fest und geben den Gesamt- oder Monats-Budgetbetrag ein. Sobald Sie diese Details eingegeben haben, klicken Sie auf "Weiter", um das Budget zu erstellen.

Bitte beachten Sie: Nur Kontoinhaber:innen und Administrator:innen können auf Qonto Budgets erstellen. Sie können Ihre Manager:innen jedoch mit der Verwaltung der zuvor erstellten Budgets beauftragen und Ihnen entsprechende Berechtigungen zuteilen.

Sie können Budgets auch nachträglich anpassen: Dies beinhaltet die Änderung von Budgetbeträgen für einen beliebigen Zeitraum in der Zukunft. Budgets können nur von Mitgliedern mit den Rollen Admin und Kontoinhaber:in bearbeitet und archiviert werden.

Nur Kontoinhaber:innen und Administrator:innen haben die Befugnis, Budgets zu erstellen und anzupassen.

Als Manager:in sind Sie für die Überwachung eines bestimmten Budgets verantwortlich, das Ihrem Team zugewiesen wurde. Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass die Teammitglieder das Budget einhalten und gleichzeitig die notwendigen geschäftlichen Transaktionen durchführen.

Ferner haben Sie als Manager:in nur die Erlaubnis, das Budget des Teams, dem Sie angehören, zu kontrollieren und zu verwalten. So können Sie einzelne Transaktionen manuell neu zuordnen oder aus einem Ihrer Budgets entfernen.