So optimieren Sie die Haushaltsplanung Ihres Unternehmens

Für viele Führungskräfte stellt die Aufstellung des Jahresbudgets für ihr Unternehmen eine echte Herausforderung dar.

Oft ist es Jahr für Jahr dasselbe Spiel: Sie verbringen viel Zeit damit, am Haushaltsplan zu feilen. Sie bemühen sich, ungefähr abzuschätzen, welche Ausgaben und Einnahmen im nächsten Geschäftsjahr auf Sie zukommen werden. Sie sprechen sich mit Ihrer Finanz- und Verwaltungsdirektorin ab. Kurzum, Sie versuchen, jedes Detail vorauszusehen, um nichts zu vergessen.

Ein Jahr später stellen Sie fest, dass der Haushaltsplan trotz Ihrer Überlegungen (schon wieder) überschritten wurde. Mehrere Abteilungen haben sich nicht an die ihnen zugeteilten Budgets gehalten. Noch dazu sind unvorhergesehene Ausgaben nötig geworden.

Einen Haushaltsplan aufzustellen ist in der Tat keine einfache Aufgabe.

Denn Hochrechnungen, Pläne und Prognosen sind nicht jedermanns Sache.

Dennoch gibt es einfache und wirksame Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Haushaltsführung optimieren und das Risiko, die Budgets zu überschreiten, minimieren können.

Im Folgenden erfahren Sie mehr dazu.

Lassen Sie uns zunächst die grundlegenden Begriffe klären.

Ein Haushaltsplan ist eine Schätzung aller Einnahmen und Ausgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums, normalerweise des Kalenderjahres.

Diese Schätzung wird in einem Haushaltsentwurf festgehalten. Dieser wird am Ende eines jeden Geschäftsjahres erstellt.

Sobald Ihr Haushaltsplan feststeht, können Sie eine Richtung und Ziele abstecken. Mit jeder geplanten Ausgabe wird ein finanzielles Ziel und im weiteren Sinne die Entwicklung des Unternehmens verfolgt.

Als Leiter/in Ihres Unternehmens sind Sie die Person am Steuer. Sie entscheiden, welches Ziel Sie anvisieren und mit welchen Mitteln Sie es erreichen wollen.

Auf einen Haushaltsplan zu verzichten käme daher einer Fahrt auf gut Glück, ohne Karte oder Richtungsangaben und im Nebel gleich.

Ohne einen gut durchdachten Haushaltsentwurf laufen Sie Gefahr, ungünstige Entscheidungen zu treffen, unnötige Ausgaben zu tätigen und Ihre Einnahmen zu überschätzen. Kurz gesagt: Sie setzen den Fortbestand Ihres Unternehmens aufs Spiel.

Eine sorgfältige Finanzplanung bietet Ihnen hingegen viele Vorteile:

• Eine klare Übersicht über alle Geldflüsse

Ein besserer Überblick über Ihre Ausgaben und Einnahmen kann Ihnen dabei helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihr Unternehmen optimal zu steuern. So können Sie sich besser orientieren und einen Kurs für die Zukunft festlegen.

• Sinnvoll eingesetzte Ressourcen

Sie weisen den verschiedenen Projekten in Ihrem Unternehmen die richtigen Mittel zu und haben mehr Abstand, um die Investitionsrendite zu berechnen. Auch innerhalb des Unternehmens kommen die Dinge schneller voran: Ihre Mitarbeitenden fühlen sich motivierter und erfahren mehr Wertschätzung für ihre Aufgaben und Projekte.

• Weniger Liquiditätsengpässe

Sie vermeiden böse Überraschungen und unerwartete Ausgaben und begrenzen Zahlungsschwierigkeiten. Kurz gesagt: Sie verwalten Ihr Budget effizienter.

Wenden wir uns nun den konkreten Fragen zu:

Wie sieht ein guter Haushaltsplan aus? Welche Posten sollten unbedingt darin vorkommen?

• Geschätzte Einnahmen

In einem ersten Schritt muss der im kommenden Jahr erwartete Umsatz des Unternehmens geschätzt werden. Anders gesagt, versuchen Sie folgende Frage bestmöglich zu beantworten: Welche Verkäufe werden im kommenden Jahr voraussichtlich erzielt?

Das ist natürlich keine leichte Frage. Zum Glück gibt es jedoch bewährte Methoden, mithilfe derer Sie zukünftige Einkünfte abschätzen können. Später mehr dazu.

🔔 Achtung: Wer gerade erst ein Unternehmen gegründet hat, lässt sich gelegentlich von seinem eigenen Tatendrang mitreißen und neigt dazu, die kommenden Einkünfte zu überschätzen. Versuchen Sie stattdessen, so realistisch und pragmatisch wie möglich vorzugehen, um Ihren Haushaltsplan nicht zu verzerren und Ihre Zahlungsfähigkeit nicht aufs Spiel zu setzen.

• Geschätzte Ausgaben

Im zweiten Schritt geht es darum, sämtliche Ausgaben, die auf das Unternehmen im kommenden Jahr zukommen, abzuschätzen.

Dabei sollten verschiedene Posten erfasst werden.

1. Kategorie: Die Umsatzkosten (auch Kosten der verkauften Güter genannt).

Hierbei handelt es sich um Ausgaben, die dem Unternehmen direkt entstehen, um ein Produkt herzustellen oder zu liefern. Dazu gehören insbesondere:

• Materialkosten
• Die Bezahlung von Unterlieferanten, mit denen Sie zur Herstellung des Produkts oder zur Erbringung der Dienstleistung zusammenarbeiten
• Lieferkosten
• usw.

2. Kategorie: Indirekte Kosten und Gemeinkosten

Indirekten Kosten sind die Kosten, die für die Herstellung des Produkts oder die Lieferung der Dienstleistung erforderlich, aber nicht direkt damit verbunden sind.

Sie umfassen sämtliche Ausgaben, die nicht in die Kategorie der Umsatzkosten fallen.

Darunter fallen auch die Gemeinkosten, mit denen alle Ausgaben bezeichnet werden, die für den täglichen Betrieb des Unternehmens notwendig sind.

Dazu gehören beispielsweise:

• Die Miete für die Geschäftsräume, Wasser- und Stromrechnung, Reinigungskosten
• Die Gehälter
• Die Honorare für die Rechts- und Steuerberatung
• Versicherungsbeiträge
• Ausgaben für Marketing und Kommunikation (Werbung, Einrichtung der Website, usw.)
• IT-Hardware und Software
• Reisekosten (Übernachtungskosten, Geschäftsessen, Kilometergeld usw.)
• Kontogebühren
• usw.

All diese Kosten müssen in Ihrem Haushaltsentwurf bedacht werden. Achten Sie darauf, diese nach Kategorien zu ordnen, denn so können Sie leichter kontrollieren, ob Sie auch keine Posten vergessen haben.

Dies ist, wie gesagt, keine einfache Aufgabe und es ist nicht möglich, die Einnahmen und Ausgaben auf den Euro genau zu berechnen.

Ziel ist es, eine möglichst realistische Vorhersage zu treffen und dabei im Hinterkopf zu behalten, dass unvorhergesehene Ereignisse immer möglich sind.

Die bekannteste Methode besteht darin, sich auf den Haushaltsplan des vergangenen Jahres zu beziehen. Die Zahlen des letzten Jahres dienen dabei als Orientierung.

Insbesondere bei den Fixkosten können Sie den Betrag des letzten Jahres als Ausgangspunkt für den Haushaltsplan des nächsten Jahres nehmen.

Gut zu wissen: Als Fixkosten werden alle Kosten des Unternehmens bezeichnet, deren Höhe nicht vom Umsatz abhängt, wie zum Beispiel die Miete.

Solide Kenntnisse Ihrer Branche helfen Ihnen auch, budgetrelevante Ereignisse vorherzusehen, wie z. B. eine Zunahme oder Abnahme der Geschäftstätigkeit in bestimmten Monaten des Jahres.

Und nicht zuletzt sollten Sie einen bestimmten Betrag für unvorhergesehene Ausgaben einplanen.

Denn davor kann sich leider kein Unternehmen schützen. Wenn Sie etwas Spielraum mit einplanen, begrenzen Sie das Risiko, im Laufe des Jahres in Liquiditätsengpässe zu geraten.

Das hängt ganz von der Struktur Ihres Unternehmens ab.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen leiten, sind Sie die Person, die dafür zuständig ist.

Wenn Sie einem KMU vorstehen, empfiehlt es sich, den Haushaltsplan in Zusammenarbeit mit Ihrem Finanz- und Verwaltungsdirektor zu erstellen. Idealerweise setzen Sie dafür ein/e Controller/in ein, deren Hauptaufgabe es ist, die Budgets des Unternehmens zu planen und zu kontrollieren.

In jedem Fall sollten Sie Ihre Mitarbeitenden oder zumindest Ihre Abteilungsleiter/innen in Ihre Planung involvieren.

Dadurch verschaffen Sie sich einen Überblick über die verschiedenen im kommenden Jahr geplanten Projekte und die Bedürfnisse jeder Abteilung. Wenn Sie die praktischen Erfahrungen ihrer Mitarbeitenden mit einfließen lassen, erhalten Sie eine realistischere Schätzung.

Hier drei konkrete Schritte, um die Haushaltsplanung in einem KMU effizient zu gestalten.

Schritt 1: Jeder Teamlead bereitet einen Haushaltsentwurf für seine oder ihre Abteilung vor und legt ihn der Finanz- und Verwaltungsdirektorin vor.

Schritt 2: Ihr Finanz- und Verwaltungsdirektor geht alle Projekte und deren Umsetzbarkeit durch und erstellt einen globalen Haushaltsplan.

Schritt 3: Sie stimmen das endgültige Budget ab und bestätigen es.

Tipp Nr. 1: Teilen Sie den entsprechenden Abteilungen Ihren Haushaltsplan mit.

Wird Ihr festgelegtes Budget ständig überschritten?

Das liegt meist nicht daran, dass Ihre Angestellten nicht dazu bereit sind, sondern, dass sie nicht ausreichend informiert wurden.

Deshalb kommt es darauf an, die Vorgaben, die sich aus Ihrem Haushaltsplan ergeben, an die jeweiligen Abteilungen zu kommunizieren. Dafür bietet sich ein Paper an, das die Budgets für die jeweiligen Projekte enthält.

So sind alle auf demselben Informationsstand und können das vorgesehene Budget berücksichtigen.

Tipp Nr. 2: Lassen Sie die Einhaltung der Budgets automatisch überprüfen

Welche Führungskraft hat nicht schon Zeit damit verschwendet, die Kontoauszüge durchzusehen, um sicherzugehen, dass alle Ausgaben im Rahmen des Budgets liegen?

Diese Aufgabe ist besonders zeitaufwendig und nervenaufreibend. Und außerdem ist eine manuelle Überprüfung nicht immer geeignet, um mehrere Hundert Umsätze zu kontrollieren.

Glücklicherweise gibt es heutzutage sehr effiziente Mittel, um die Überwachung der Budgets zu automatisieren und zu vermeiden, dass diese überzogen werden.

Qonto bietet Ihnen beispielsweise an, zusätzlich zu Ihrem Hauptkonto ein oder mehrere Unterkonten zu eröffnen.

Diese Option ermöglicht Ihnen, jedem Projekt und Team ein eigenes Unterkonto zu widmen.

💡 Hier ein Beispiel, um die Vorteile dieses Vorgehens zu veranschaulichen.

Stellen wir uns vor, Sie leiten ein KMU und haben Ihrer Marketingabteilung ein Budget von 15.000 € und Ihrem Verkaufsteam 10.000 € zugewiesen.

In diesem Fall können Sie durchaus zwei Unterkonten eröffnen, eins für jede Abteilung und die Budgets dann einfach auf die jeweiligen Unterkonten überweisen.

Auf diese Weise kategorisieren Sie Ihre Ausgaben, behalten den Überblick über alle Zahlungsausgänge und vermeiden, dass die Budgets überschritten werden.

Tipp Nr. 3: Prüfen und bewerten Sie Ihren Haushaltsplan regelmäßig neu

Manchmal kommt es vor, dass Dinge nicht nach Plan verlaufen … wie das Jahr 2020 gezeigt hat.

Aber auch ohne eine Pandemie kann es sein, dass der Markt durch steigende oder fallende Rohstoffpreise, weltweite Logistikprobleme usw. Schwankungen unterliegt.

Um dadurch verursachten Mehrausgaben vorzubeugen, kann es hilfreich sein, das Budget regelmäßig, z. B. vierteljährlich, im Hinblick auf die neuesten konjunkturellen oder strukturellen Entwicklungen neu zu bewerten.

Konkret sollten Sie sich fragen, ob Ihre Prognosen mit den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben übereinstimmen, und sie anpassen, wenn dies nicht der Fall ist.

Diese Methode ist in Unternehmen sehr verbreitet, insbesondere seit der Corona-Krise. Im Finanzjargon spricht man von einem „Rolling Forecast“ oder einer gleitenden Prognose.

Ein Rolling Forecast ist eine Alternative zum kalenderjährlichen Haushaltsplan und ermöglicht Ihnen, im Falle unvorhergesehener Ereignissen (z. B. dem Aufschub bestimmter Projekte), schnell zu reagieren, um Liquiditätsprobleme am Ende des Jahres zu vermeiden.

Das Zero-Base-Budgeting, auf Deutsch: die Nullbasisbudgetierung, orientiert sich, anders als die oben erwähnte Methode, nicht an den Zahlen und Daten des vergangenen Jahres.

Wie der Name schon verrät, geht es beim Zero-Base-Budgeting stattdessen darum, bei 0 anzufangen, um

• Die Aktivitäten des Unternehmens neu zu definieren
• Die Aktivitäten je nach Rentabilität und ihrem Beitrag zum Wachstum des Unternehmens zu ordnen.

Bei diesem Ansatz wird jeder Aufgabenbereich neu abgewogen, um die Kosten zu optimieren und die Ressourcen den Bereichen zukommen zu lassen, die priorisiert wurden.

Diese Methode eignet sich also für Krisenzeiten, denn hier gehen Sie davon aus, dass die Daten des letzten Jahres keine Referenz für das kommende Jahr sind.

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