E-Rechnung-Software im Vergleich: Die besten Lösungen (09/26)

Seit Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung wird stufenweise eingeführt — ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Um dieser Anforderung gerecht zu werden, ist die richtige E-Rechnung-Software entscheidend. Für Bauunternehmen und Handwerksbetriebe spielt die E‑Rechnung zudem eine besondere Rolle, weil viele Rechnungen projektbezogen und prüfpflichtig sind.

Unser Vergleich präsentiert Ihnen die besten Lösungen, die nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern auch Ihren Rechnungsprozess effizienter gestalten. Finden Sie die passende Software, die Ihre administrativen Aufgaben erleichtert und Ihr Unternehmen optimal auf die neuen Standards vorbereitet.

Eine Software für E-Rechnungen ermöglicht es Ihnen, elektronische Rechnungen effizient zu erstellen, zu versenden und zu verwalten. Diese digitalen Lösungen helfen Ihnen, den gesamten Rechnungsprozess zu optimieren, indem sie den manuellen Aufwand reduzieren und die Genauigkeit erhöhen.

Mit E-Rechnung-Software können Sie Rechnungen in standardisierten Formaten erstellen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, und diese direkt an Ihre Geschäftspartner:innen senden. Sie profitieren von einer verbesserten Nachverfolgbarkeit und können Zahlungsvorgänge besser überwachen. Zudem integrieren viele dieser Softwarelösungen zusätzliche Funktionen wie automatische Mahnungen und Berichterstattungstools.

Eine hochwertige E-Rechnung-Software sollte Ihnen helfen, den gesamten Rechnungsprozess effizient und gesetzeskonform zu gestalten. Sie muss nicht nur verschiedene Rechnungsformate unterstützen, sondern auch sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Hier sind die wesentlichen Funktionen, die eine solche Software bieten sollte:

• E-Rechnungsformate unterstützen: Die Software sollte verschiedene Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung verarbeiten können, um die Kompatibilität mit unterschiedlichen Systemen und Vorschriften zu gewährleisten.

• Pflichtangaben einer Rechnung einhalten: Jede Rechnung muss gesetzlich vorgeschriebene Informationen enthalten. Die Software sollte sicherstellen, dass alle erforderlichen Angaben automatisch eingefügt werden, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

• Automatischen Rechnungsversand tätigen: Automatisierte Versandfunktionen sparen Zeit und reduzieren menschliche Fehler, indem sie Rechnungen pünktlich und an die richtigen Empfänger:innen versenden.

• E-Rechnungen organisiert empfangen: Ein zentrales Dashboard sollte es Ihnen ermöglichen, alle eingehenden Rechnungen übersichtlich zu verwalten und schnell auf sie zuzugreifen.

• E-Rechnung korrekt visualisieren: Die Software muss Rechnungen in einem benutzerfreundlichen Format präsentieren, um die Überprüfung und Validierung der Daten zu erleichtern.

• E-Rechnungen GoBD-konform archivieren: Eine gesetzeskonforme Archivierung stellt sicher, dass Ihre Rechnungen revisionssicher und für Prüfungen jederzeit zugänglich sind, um den GoBD-Anforderungen zu entsprechen.

Gerade im Bau‑ und Handwerksbereich kommen zusätzliche Anforderungen hinzu. Betriebe benötigen häufig Funktionen wie Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen und eine mobile Erfassung von Belegen. E‑Rechnung‑Software sollte diese Abläufe unterstützen und GoBD‑konform dokumentieren. Ein Geschäftskonto mit integrierter Rechnungsverwaltung erleichtert zudem die Zuordnung von Abschlagszahlungen, Materialkosten und offenen Posten.

Angesichts der näher kommenden Pflicht zur E-Rechnung kommunizieren immer mehr Anbieter von Buchhaltungs- und Rechnungssoftware eine Funktionalität zur Erstellung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen.

Damit Sie pünktlich zu Januar die passende Lösung für Ihr Unternehmen finden, möchten wir Ihnen im Folgenden zehn Anbieter vorstellen und diese hinsichtlich Preis und Leistung vergleichen.

• Accountable
• Qonto
• WISO Mein Büro
• sevDesk
• Lexware Office
• FastBill
• Papierkram
• orgaMax
• Billomat
• DATEV

Accountable bietet eine benutzerfreundliche Plattform für Freiberufler:innen und Selbstständige, die das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen vereinfacht. Mit automatisierten Prozessen sorgt die Software für eine reibungslose Steuererklärung und Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen.

• Bewertung (Trustpilot): 4,8
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 15,50 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testphase: 14 Tage
• Funktionen*: Erstellen

Das Online-Geschäftskonto von Qonto verfügt schon lange über eine Lösung zur Rechnungsverwaltung. Pünktlich am 01. Januar 2025 ist diese für Kundinnen und Kunden um die elektronische Rechnungsverarbeitung ergänzt worden.

• Bewertung (Trustpilot): 4.7 ⭐️ bei 59 111 Bewertungen
• Preis: ab 0 € für Einzelunternehmen & Freiberufler:innen, ansonsten ab 9 € / Monat (exkl. MwSt.)
• Testphase: 30 Tage -> Jetzt testen
• Funktionen*: Empfangen, verarbeiten, visualisieren, speichern

Mit WISO Mein Büro können Unternehmen mühelos E-Rechnungen erstellen, verwalten und versenden. Die Software unterstützt verschiedene Rechnungsformate und bietet umfassende Buchhaltungsfunktionen, die den gesamten Finanzkreislauf abdecken.

• Bewertung (Trustpilot): 3,9
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 5,40 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testphase: nein
• Funktionen*: Erstellen, auslesen

sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die das Erstellen und Verwalten von E-Rechnungen erleichtert. Sie bietet Funktionen wie automatisierte Mahnungen, Belegerkennung und ein integriertes Steuerberater-Portal, um den gesamten Rechnungsprozess zu optimieren.

• Bewertung (Trustpilot): 4,1
• Preis: ab 8,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testphase: 14 Tage
• Funktionen*: Erstellen, versenden, empfangen, verarbeiten, prüfen, visualisieren, speichern, verbuchen

Lexware Office ist ein umfassendes Softwarepaket für kleine Unternehmen, das auch die Erstellung von E-Rechnungen unterstützt. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen zur Verwaltung von Finanzen, Gehältern und Buchhaltung, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren.

• Bewertung (Trustpilot): 3,5
• Preis: ab 3,45 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testphase: 30 Tage
• Funktionen*: Erstellen, versenden, empfangen

FastBill bietet eine intuitive Plattform für das Rechnungsmanagement, die speziell auf die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen ausgerichtet ist. Die Software ermöglicht es, Rechnungen schnell zu erstellen und zu versenden, während sie gleichzeitig eine Übersicht über alle Finanzaktivitäten bietet.

• Bewertung (Trustpilot): 4,2
• Preis: ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testphase: 14 Tage
• Funktionen*: Erstellen, versenden, empfangen

Papierkram ist eine einfach zu bedienende Buchhaltungssoftware für Freiberufler:innen und kleine Unternehmen, die das Erstellen von E-Rechnungen unterstützt. Mit automatisierten Workflows und einer benutzerfreundlichen Oberfläche hilft sie, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

• Bewertung (Trustpilot): 2,7
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 9,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testphase: nein
• Funktionen*: Erstellen

orgaMax ist eine umfassende Bürosoftware, die das Erstellen und Verwalten von E-Rechnungen vereinfacht. Sie bietet eine Vielzahl von Funktionen für die Buchhaltung, Kundenverwaltung und Auftragsabwicklung, um den gesamten Geschäftsprozess zu optimieren.

• Bewertung (Trustpilot): 2,9
• Preis: ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testphase: 14 Tage
• Funktionen*: Schreiben, empfangen, weiterverarbeiten

Billomat ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware, die den gesamten Prozess der E-Rechnungserstellung automatisiert. Sie bietet Funktionen wie automatische Zahlungserinnerungen und eine einfache Integration in bestehende Buchhaltungssysteme.

• Bewertung (Trustpilot): 2,8
• Preis: ab 19 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testphase: 14 Tage
• Funktionen*: Erstellen, versenden

DATEV ist ein führender Anbieter von Softwarelösungen für Steuerberatungen und Unternehmen, die umfassende Funktionen für die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen bietet. Mit einer starken Fokussierung auf rechtliche Konformität und Datensicherheit unterstützt DATEV Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Buchhaltungsprozesse.

• Bewertung (Trustpilot): 1,7
• Preis: individuelle Kostenstruktur
• Testphase: nein
• Funktionen*: Versenden, empfangen, verarbeiten

Auf dem Markt gibt es sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Optionen für die Nutzung von E-Rechnungs-Lösungen. In der Regel zahlen Sie – wenn überhaupt – für die Rechnungs- und Buchhaltungssoftware an sich; die Funktionen zur Verwaltung von elektronischen Rechnungen ist darin meist kostenfrei enthalten.

Die Preise sind abhängig von verschiedenen Faktoren wie dem gewählten Anbieter, dem Umfang der angebotenen Funktionen sowie der Anzahl der Nutzer:innen, die die Software verwenden möchten.

Eine besonders interessante Option bietet Qonto. Seit dem 1. Januar 2025 stellt Qonto sein E-Rechnungs-Programm allen Kundinnen und Kunden, die über ein Geschäftskonto bei Qonto verfügen, völlig kostenfrei zur Verfügung. Diese Software kann uneingeschränkt genutzt werden und bietet damit eine hervorragende Gelegenheit, die Vorteile elektronischer Rechnungen zu nutzen, ohne zusätzliche Kosten in Kauf nehmen zu müssen.

Seit Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen E-Rechnungen für steuerbare B2B-Leistungen empfangen können — ohne Übergangsfrist. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 sind Papierrechnungen weiter zulässig (andere elektronische Formate wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers). Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle. Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG bleiben von der Ausstellungspflicht ausgenommen (§ 34a UStDV), müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

Wichtig dabei ist, dass sowohl die leistende als auch die empfangende Partei im Inland ansässig sein müssen. Das bedeutet, das Unternehmen muss seinen Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland haben. Eine umsatzsteuerliche Registrierung allein reicht nicht aus.

Nutzen Sie die Gelegenheit, sich mit Qonto auf diese Umstellung vorzubereiten, indem Sie deren E-Rechnung-Software kostenlos 30 Tage testen. So sind Sie optimal auf die neue Pflicht vorbereitet.

Die in diesem Artikel aufgeführten Informationen wurden nach einer umfassenden Recherche auf den Websites der jeweiligen Anbieter im Dezember 2025 sowie nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen. Qonto übernimmt keine Verantwortung für die komplette Korrektheit aller Angaben, da sich Preise und Leistungen im Zeitverlauf ändern können. Wir geben unser Bestes, alle Informationen jederzeit auf dem neuesten Stand zu halten. Bitte informieren Sie sich aber zusätzlich selbst, bevor Sie eine finale Entscheidung treffen.