Spend Management und wie es Unternehmen helfen kann

Ihr Unternehmen wächst und gedeiht? Sie skalieren Ihr Business und müssen nun auch die betrieblichen Strukturen anpassen? Wir kennen diese Herausforderungen und die damit verbundenen Aufgaben sehr gut!

Je größer ein Unternehmen nämlich wird, desto höher werden auch die Ausgaben und desto umfangreicher werden die Kostenkategorien. Damit Sie in der Papierflut von Rechnungen, Belegen und Spesenabrechnungen nicht untergehen, lohnt sich ein Blick auf ein strukturiertes Spend Management.

Was Sie sich darunter vorstellen können und wie es Ihnen im betrieblichen Alltag weiterhelfen kann, stellen wir Ihnen in diesem Blogartikel vor.

Für die weitere Eingrenzung müssen wir eine Spend Management Definition vornehmen: Das Spend Management (oftmals auch Ausgabenverwaltung oder -management genannt) ist ein Finanzbegriff, der die Dokumentation, Verwaltung und Analyse aller Unternehmensausgaben umfasst.

Das Ziel des Spend-Managements ist es also, die Ausgabenpraktiken des Unternehmens zu überwachen – einschließlich der Ermittlung von Zeitpunkt, Grund und Häufigkeit der Betriebsausgaben. Diese Methode sorgt für eine umfassende Überwachung aller Lieferantenbeziehungen und Einkäufe.

Beide Begriffe werden leider oft synonym verwendet. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass Spend Management den gesamten Einkaufs- und Beschaffungsprozess umfasst, während sich die Spesenverwaltung speziell auf die Verwaltung von Reisespesen – wie zum Beispiel Übernachtungen, Verpflegung oder Parkgebühren – bezieht. Übrigens: Mit Qonto verwalten Sie Ihre Spesen einfach und effizient direkt in Ihrem Geschäftskonto. Ihr Team kann Reisekosten direkt in der App einreichen, anschließend genehmigen Sie die Anträge mit wenigen Klicks.

Spend Management umfasst eher Aspekte wie zum Beispiel Lieferantenbeziehungen, Vertragsverhandlungen und Bestellungen. Das Spesenmanagement bezieht sich auf den Prozess der Überwachung und Verrechnung von Geschäftskosten, die von Mitarbeiter:innen in Rechnung gestellt werden und ist damit folglich ein Teil des Ausgabenmanagements.

Mit dem Spend Management soll sichergestellt werden, dass alle Ausgaben – von der Spesenabrechnung bis zum Wareneinkauf – so effizient wie möglich gesteuert werden.

Dabei bietet das Ausgabenmanagement nicht nur Vorteile für Ihre internen Abläufe, sondern auch für externe Partner:innen: Das Ziel ist es nämlich nicht nur alle ausgabenbezogenen Prozesse zu automatisieren und zu überwachen, sondern auch planmäßige Käufe zu tätigen und Zahlungsziele der Lieferanten und Lieferantinnen einzuhalten – und so Cashflow-Steuerung zu optimieren.

Das Spend Management hilft also dabei, Ihre Ausgaben zu kontrollieren, zu optimieren und zu reduzieren. Indem Sie Ihre Finanzen besser verwalten, sorgen Sie in Ihrem gesamten Einkaufs- und Beschaffungsprozess für mehr Transparenz (zum Beispiel hinsichtlich aller internen Regeln und externen Richtlinien), Effizienz (zum Beispiel in Form von besseren Lieferantenbeziehungen, Verhandlungsmöglichkeiten und Einkaufspreisen) und steigern somit die Produktivität.

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Das klingt in der Theorie nun erstmal prima. Wer möchte denn nicht den Überblick über seine Betriebsausgaben behalten?

Im Folgenden erfahren Sie konkret, wie Sie die Mechanismen des Ausgabenmanagements bei sich im Unternehmen einführen können.

Im betrieblichen Alltag können Mitarbeitende und Teams für das Spend Management verantwortlich sein, indem sie all ihre Ausgaben erfassen und dokumentieren, die für den Betrieb erforderlich sind. Dies beinhaltet häufig die Verwaltung von Rechnungen, Zahlungen und Reisekostenabrechnungen.

Mitarbeitende sollten sicherstellen, dass alle Ausgaben im Rahmen der Budgetplanung und der Regeln des Unternehmens liegen. Dazu gehört, dass Mitarbeitende verantwortungsbewusst mit Firmenressourcen umgehen – beispielsweise bei Kostenlimits für Reisen, der Verwendung von genehmigten Lieferant:innen oder der ordnungsgemäßen Freigabe von Rechnungen.

Auf der Führungsebene kann Spend Management automatisiert und systematisch verwaltet werden, indem eine Plattform bzw. Software genutzt wird, die die Verwaltung aller Ausgaben erleichtert.

Die Führungskräfte überwachen dann die Gesamtausgaben und stellen sicher, dass sie innerhalb des Budgets und der Richtlinien bleiben. Sie behalten den Überblick über den Gesamtbedarf an Materialien, Dienstleistungen und Produkten.

Gute Führungskräfte können auch Trends in den Ausgaben erkennen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Kosten zu optimieren. Dazu können sie beispielsweise Lieferantenverhandlungen und -vergleiche durchführen, um bessere Preise für Waren und Dienstleistungen zu erzielen.

Die folgenden Tipps können Sie in Ihrem Unternehmen umsetzen, um das Spend Management für Mitarbeitende und Führungskräfte zu erleichtern.

Ein erster Schritt zur Automatisierung im Spend Management ist die Entscheidung, dass Mitarbeitende gewisse Ausgaben selbstständig und eigenverantwortlich tätigen dürfen. Hierfür bieten sich oft Kreditkarten oder temporäre Karten für die Teammitglieder an. Dass sich verschiedene Mitarbeitende eine Firmenkarte teilen, ist hinsichtlich der Sicherheit und der Effizienz oft nicht empfehlenswert.

Eine bessere Alternative ist es, jedem und jeder Mitarbeitenden eine eigene Firmenkarte auszustellen. Das Management kann hierbei das Budgetlimit und den Zweck einstellen und jederzeit die Übersicht über alle Ausgaben behalten.

Besonders die umständliche Spesenabrechnung nach Dienstreisen wird durch die Verwendung von Debitkarten für Mitarbeitende vereinfacht und beschleunigt.

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Gerade im Bereich der Spesenabrechnung kann es für Mitarbeitende und die Finanzabteilung sehr mühsam sein, mit einer Fülle von Belegen und Formularen konfrontiert zu werden. Oftmals müssen Mitarbeitende die Ausgaben sogar aus eigener Tasche verauslagen, bevor sie ihr Geld nach erfolgreicher Spesenabrechnung zurückerhalten. Der Abrechnungsprozess kann daher für alle Parteien sehr zeitaufwendig sein.

Eine digitale Lösung für das Belegmanagement kann hier jedoch Abhilfe schaffen. Glücklicherweise gibt es Tools, die diesen Prozess einfach und schnell vereinfachen können, indem Rechnungen sofort fotografiert und zentralisiert hochgeladen bzw. bearbeitet werden können.

Mit den Buchhaltungstools von Qonto sparen Sie in diesem Zusammenhang wertvolle Zeit und Energie: Wir digitalisieren die Buchhaltung nicht nur für Sie, wir erinnern Ihr Team auch automatisch an fehlende Belege.

Teambudgets sind im Spend Management wichtig, da sie den Teams und Mitarbeitenden die Verantwortung für bestimmte Ausgaben übertragen und ihnen gleichzeitig die Freiheit geben, ihre Arbeit effektiver zu gestalten.

Mit einem festgelegten Budget können die Teams ihre Ausgaben besser planen und verwalten, wodurch das Unternehmen insgesamt besser kontrollieren kann, wie Geld ausgegeben wird. Zudem fördert es die Kosteneffizienz und hilft, unnötige Ausgaben zu vermeiden.

Es kann auch als Anreiz dienen, da Teams, die ihr Budget erfolgreich verwalten, möglicherweise mehr Mittel in der Zukunft erhalten.

Im Qonto Geschäftskonto können Sie für Ihre Teams Unterkonten mit eigenen Kontozugängen, Budgets und Finanzaufgaben anlegen.

Trotz der vielen Vorteile eines strukturierten Spend Managements, stellt die Ausgabenverwaltung für viele Unternehmen ein Problem dar. Die folgenden Herausforderungen können Sie einfach umgehen.

Transparente Ausgabenrichtlinien verhindern Missverständnisse unter den Mitarbeitenden, indem sie ihnen genau definiert, für welche Ausgaben sie verantwortlich sind und welche Budgets gelten. Ohne eine solche Richtlinie fehlt die Kontrolle über die Ausgaben und es kann zu innerbetrieblichen Konflikten kommen.

Gerade in großen Unternehmen kann es herausfordernd sein, alle Beteiligten davon zu überzeugen, Ausgaben offen und transparent zu verwalten. Mitarbeitende wollen oft selbst Verantwortung übernehmen und Entscheidungen treffen, ohne das Gefühl zu haben, dass sie bis ins kleinste Detail überwacht werden.

Trotzdem müssen Finanzteams einen vollen Überblick über die Ausgaben haben. Ohne diese Informationen bleibt die Finanzabteilung im Dunkeln und kann keine zuverlässigen Entscheidungen treffen.

Manuelle Prozesse, wie zum Beispiel das Abgleichen von Bankdaten oder das Ausfüllen von Formularen, bieten viel Raum für potentielle Fehler und nehmen gleichzeitig sehr viel Zeit in Anspruch.

Eine Automatisierung dieser Aufgaben vermeidet menschliche Fehler, verbessert die Genauigkeit der Daten und befreit Mitarbeitende von solch monotonen Tätigkeiten, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Für das Spend Management können Sie eigens programmierte Software-Lösungen wie zum Beispie. SAP Concur, Spendesk oder Pleo verwenden. Diese Systeme bieten Funktionen wie Reise- und Spesenmanagement, digitale Rechnungsverarbeitung und Zahlungsmanagement. Es ist wichtig, dass Sie eine Lösung wählen, die die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt und einfach zu integrieren und zu nutzen ist.

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