Digitale Rechnungs­verarbeitung

Die digitale Rechnungsverarbeitung ist ein moderner Ansatz zur Verwaltung von Eingangsrechnungen in Unternehmen und bei Selbstständigen.

Sie ersetzt herkömmliche, papierbasierte Methoden durch automatisierte und digitale Prozesse. Eingangsrechnungen werden in elektronischer Form erfasst, verarbeitet, genehmigt und archiviert.

Die wichtigsten Schritte in der digitalen Rechnungsverarbeitung sind dabei in der Regel:

1. Sammeln und Erfassen: Papier- oder E-Mail-Rechnungen werden gescannt, digital erfasst und zentral gespeichert.

2. Automatische Datenextraktion: Die relevanten Daten, wie Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum und Lieferanteninformationen, werden automatisch aus den Dokumenten extrahiert.

3. Workflow-Automatisierung: Die Rechnung durchläuft einen automatisierten Workflow, der die Genehmigung und Zahlung steuert. Dies beschleunigt den Prozess und minimiert manuelle Schritte. Zuständigkeiten sind klar festgelegt, bei jeder Rechnung kann sofort eingesehen werden, bei welchem Schritt sie sich gerade befindet.

4. Archivierung und Compliance: Digitale Rechnungen werden sicher archiviert und können - durch automatische Ordnung oder das Filtern nach Kategorien - leicht abgerufen werden.

Idealerweise wird anschließend die Vorbereitung der Buchhaltung erleichtert, durch integrierte Tools oder Buchhaltungsintegrationen.

Bei Qonto zum Beispiel können Sie durch Funktionen wie einem dedizierten Buchhaltungszugriff, über den Ihr:e Buchhalter:in direkt auf benötigte Informationen zugreifen kann, oder Belegmanagement mit automatischer Zuordnung von Beleg und Zahlung viel Zeit sparen. Außerdem können Sie Qonto direkt mit Ihrem bevorzugten Buchhaltungstool verbinden, wie DATEV, Lexware Office oder sevdesk.

Die digitale Rechnungsverarbeitung und Automatisierung Ihrer Lieferantenrechnungen bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Selbstständige:

1. Zeitersparnis: Die manuelle Dateneingabe und Papierverwaltung entfallen, wodurch sich die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt.
2. Effizienzsteigerung: Automatisierte Workflows ermöglichen eine schnellere Genehmigung und Bearbeitung von Rechnungen, manuelles Abtippen entfällt.
3. Kostenreduktion: Durch das digitale Rechnungs- und Belegmanagement besteht ein geringerer Bedarf an physischem Papier, Lagerung und manuellem Arbeitsaufwand, was zu Einsparungen führt. Sie und Ihre Mitarbeitenden können die Zeit, die Sie durch die Automatisierung gewinnen für andere Aufgaben nutzen.
4. Reduzierung von Fehlern: Die Automatisierung minimiert menschliche Fehler bei der Dateneingabe und -verarbeitung.
5. Größere Transparenz: Die Rechnungssoftware bietet Echtzeit-Einblicke in den Status von Rechnungen und Ausgaben.
6. Einhaltung von Vorschriften: Digitale Archivierung und Compliance-Funktionen helfen oftmals, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
7. Umweltfreundlich: Die Reduzierung des Papierverbrauchs trägt zur Nachhaltigkeit bei.
8. Schnellere Entscheidungsfindung: Durch den schnellen Zugriff auf finanzielle Informationen können Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen. Dies gilt insbesondere, wenn Ihr Rechnungstool auch Funktionen wie Dashboards und Finanzreporting bietet - wie es bei Qonto der Fall ist.

Ein Rechnungsworkflow ist ein strukturierter Prozess, der die Schritte und Verantwortlichkeiten bei Erfassung, Überprüfung, Freigabe und Bezahlung von Rechnungen in einem Unternehmen regelt.

Dieser Workflow ist darauf ausgerichtet, das gesamte Rechnungsmanagement effizient und transparent zu gestalten. Einige Etappen eines Rechnungsworkflows beinhalten:

1. Erfassung: Eingangsrechnungen, sei es in Papierform oder elektronisch, werden erfasst und in das System eingegeben.
2. Genehmigung: Je nach Rechnungssoftware durchlaufen sie einen Genehmigungsprozess, bei dem die zuständigen Personen die Rechnungen prüfen und freigeben.
3. Zahlung: Die Rechnungen werden zur Zahlung weitergeleitet, und die Zahlungen werden automatisch vorbereitet.
4. Freigabe: Die befugte Person kann die Zahlungen - bei Qonto standardmäßig mit Echtzeitüberweisungen - freigeben oder ablehnen.
5. Archivierung: Die Rechnungen werden sicher archiviert, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und die Nachverfolgung zu ermöglichen.

Rechnungen mit Qonto zu digitalisieren geht ebenso schnell wie einfach: Scannen Sie einfach Ihre Rechnung in Papierform per Qonto App mit Ihrem Smartphone und laden Sie sie direkt in Ihr Qonto Geschäftskonto hoch.

Sie haben Ihre Eingangsrechnung in elektronischer Form per E-Mail erhalten? Leiten Sie sie einfach an Ihr Qonto Konto weiter. Wir erfassen sie anschließend automatisch und speichern sie GoBD-konform in dem Bereich “Lieferantenrechnungen”.

Außerdem können Sie per Drag & Drop all Ihre Rechnungen auf einmal in Ihr Konto ziehen oder Ihre Rechnungen automatisch aus Ihrem Google Drive oder Dropbox-Ordner importieren lassen.

Die Extraktion von Informationen von Rechnungen wird mithilfe der OCR-Technologie durchgeführt. "OCR" steht für "Optical Character Recognition" und bedeutet im Deutschen wörtlich übersetzt "optische Zeichenerkennung".

Wenn Rechnungen digitalisiert werden, erfasst die OCR-Texterkennung sämtliche Zeichen auf der vorliegenden Rechnung. Durch die Anwendung von Regeln und Mustern werden relevante Informationen wie das Rechnungsdatum, der Betrag, die Umsatzsteuer-ID und andere wichtige Daten aus den erkannten Zeichen extrahiert.

Diese Informationen können dann in Verbindung mit künstlicher Intelligenz und unter Berücksichtigung von Stammdaten weiterverarbeitet oder überprüft werden.

Wenn Sie Ihre Rechnungen und Belege mit der Qonto App scannen, beglaubigen wir sie GoBD-konform und archivieren sie für Sie.

Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) liefern in Deutschland die rechtliche Grundlage für die Digitalisierung von geschäftlichen Dokumenten.

Dank dieser GoBD-konformen Beglaubigung hat die digitale Version Ihrer Rechnungen und Quittungen, die Sie zu Ihren Transaktionen hinzufügen, denselben rechtlichen Wert wie das Original aus Papier. Im Fall einer Kontrolle können Sie Ihre Ausgaben mit den beglaubigten, digitalen Belegen rechtfertigen.

Bitte beachten Sie: Die beweiskräftige Beglaubigung Ihrer Belege ist in allen Qonto Plänen außer dem Basic Plan inklusive.

Qonto bietet eine Vielzahl an nahtlosen Integrationen, damit Sie Unternehmensprozesse und Ihren Geschäftsalltag gesamtheitlich automatisieren können.

Für die Buchhaltung bietet Qonto beispielsweise Schnittstellen mit DATEV, Lexware Office, FastBill, sevdesk und vielen anderen.

Bei Versicherungen können Sie von der Qonto Partnerschaft mit Signal Iduna profitieren.

Partnerschaften mit SumUp, Satispay und Prestashop vervielfältigen Ihre Möglichkeiten zur Zahlungsabwicklung.

Zahlreiche weitere Anbindungen beispielsweise an iwoca, Agicap, Google Drive, Dropbox, Slack, Zapier und viele mehr runden das Angebot ab.