Rechnungsverwaltung automatisieren: Mit diesen Schritten

Rechnungen schicken, eingehende Rechnungen sammeln, den Überblick über unbezahlte und bezahlte Rechnungen behalten - die Rechnungsverwaltung gehört zu den zeitaufwendigsten Aufgaben in jedem Unternehmen.

In größeren Unternehmen nimmt diese Arbeit so viel Zeit in Anspruch, dass es in der Buchhaltung meist eigene Abteilungen, die so genannten Kreditorenbuchhaltungen, gibt. Für KMU und Kleinstunternehmen gibt es nicht immer ein Budget für die Einstellung von Mitarbeitenden, die sich ausschließlich mit Lieferantenrechnungen befassen.

Dabei gibt es inzwischen Lösungen, mit denen Sie die Bearbeitungen Ihrer Rechnungen vereinfachen und sogar vollständig automatisieren können. Keine Sorge: Sie müssen keine großen technischen oder finanziellen Ressourcen aufwenden, um Ihre Rechnungsverwaltung zu automatisieren. Wir schauen Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen können.

Zur Rechnungsverwaltung gehören nicht nur eingehende, sondern auch ausgehende Rechnungen – also jene, die Sie selbst verschicken. Es raubt viel Zeit, jede Rechnung manuell anzufertigen und zu verschicken. Daher ist es wichtig, diesen Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. 

Mit Qonto können Sie Angebote und Rechnungen in weniger als einer Minute digital erstellen und versenden. 

Klicken Sie einfach auf Rechnungen und anschließend auf Angebot bzw. Kundenrechnungen. Sie brauchen nur wenige Details wie Kundenname, Fälligkeitsdatum und Betragshöhe auswählen. Rechnungsnummern werden automatisch vergeben. Wenn Sie jeden Monat die gleiche Rechnung verschicken müssen, dann können Sie diese ebenfalls leicht automatisieren. 

Profitieren Sie von smarter Rechnungsstellung und sparen Sie wertvolle Zeit – mit Qonto.

Digital können Sie den Status all Ihrer Transaktionen leicht nachverfolgen. Konkret bedeutet das: Mit Qonto sehen Sie an einem Ort, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche noch offen sind.

Sie können automatisiert verfolgen, wer bereits bezahlt hat. Mit wenigen Klicks können Sie Kund:innen natürlich auch daran erinnern, dass Zahlungen noch ausstehen. Das heißt natürlich, dass Sie nicht manuell eine Excel-Tabelle mit dem Status der Rechnungen ausfüllen müssen. 

Die eingehenden Rechnungen – also jene Rechnungen, die an Sie geschickt werden – sind ohne Automatisierung natürlich ebenfalls zeitraubend. Jede Rechnung will bearbeitet, bezahlt und gespeichert werden. Aber auch hier haben wir Lösungen entwickelt, mit denen die Verwaltung eingehender Rechnungen nur noch wenige Klicks kostet. 

Einer der ersten Schritte, die Sie zur Automatisierung Ihrer Rechnungen unternehmen müssen, ist die digitale Rechnungsstellung.

Die digitale Rechnungsstellung ist, einfach ausgedrückt, eine Rechnung, die nicht in Papierform, sondern in digitaler Form verschickt wird.

Schickt Ihnen Lieferanten noch Papierrechnungen? Dann können Sie sie bitten, diese in digitaler Form zu schicken. Das macht den Umgang mit Ihren Rechnungen viel einfacher. Sie können sie einfacher in einer Datenbank speichern und mit Hilfe digitaler Tools relevante Details herausfiltern (Betrag ohne Steuer, mit Steuer, Mehrwertsteuersatz, ...).

Bevor Sie die Zahlung einer Lieferantenrechnung abwickeln können, müssen Sie diese zunächst genehmigen. Ein Schritt, der oft einige Herausforderungen mit sich bringen kann.

• Wer ist für die Freigabe der Rechnung zuständig? Ist es der oder die Geschäftsführer:in, der oder die Einkaufsleiter:in oder ein:e Sachbearbeiter:in?
• Wie überprüfen Sie, dass die Rechnung genau der Bestellung entspricht?
• Wie stellen Sie sicher, dass die Rechnung mit dem Angebot übereinstimmt?

Um Zeit zu sparen, ist es am besten, ein klares und wirksames Validierungssystem einzurichten. Es könnte folgendermaßen aussehen:

• Eindeutige Benennung der Person, die für die Validierung der Rechnung zuständig ist;
• Einrichtung eines Tools für die Zusammenarbeit, um die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten und Lieferantinnen zu erleichtern;
• Einrichtung einer Datenbank oder eines gemeinsamen Dokuments, das alle für die Validierung erforderlichen Dokumente enthält (Angebote, Auftragsbestätigungen usw.).
  
  

Heutzutage gibt es einige sehr effektive Tools für die Rechnungsverwaltung, die den Validierungsprozess vereinfachen können. Insbesondere wenn Ihr Unternehmen eine große Anzahl von Rechnungen bearbeitet.

Die Bearbeitung einer Rechnung bedeutet auch, dass Sie aus ihr wichtige Buchhaltungsdaten extrahieren müssen (z. B. Rechnungsnummer, Datum, Preis ohne Steuer, mit Steuer, Mehrwertsteuer usw.). Dies manuell zu erledigen, kann viel Zeit in Anspruch nehmen - und birgt das Risiko, dass diese Informationen in Ihrer Buchhaltung nicht korrekt erfasst werden.

In diesem Fall könnte es hilfreich sein, diese Angaben automatisch zu erfassen, indem Sie eine Rechnungssoftware mit OCR (Optical Character Recognition) Technologie verwenden.

SEPA-Lastschriften sind die einfachste Möglichkeit, Ihre wiederkehrenden Lieferantenzahlungen zu begleichen.

Sie müssen Ihren Lieferanten und Lieferantinnen lediglich Ihre Bankdaten übermitteln und ein Mandat unterzeichnen. Das Lastschriftmandat ermöglicht ihnen, Ihr Konto zu belasten und automatische Rechnungszahlungen einzurichten. Damit haben Sie eine Aufgabe weniger. Die Zahlungen erfolgen automatisch. Und die Gefahr, dass Sie es vergessen, ist geringer. Das reduziert auch das Risiko von Säumniszuschlägen.

Machen Sie einmalige Zahlungen? In diesem Fall ist die Begleichung Ihrer Rechnung per Überweisung die beste Option.

Das Problem bei dieser Zahlungsart ist, dass Sie bei jeder neuen Transaktion die Bankdaten der Empfänger:innen manuell eingeben müssen.

Mit Qonto ist das Bezahlen per Überweisung ganz einfach. Sie brauchen nur ein paar Klicks, um die Zahlung über Ihre App zu senden. Alle Ihre Lieferanteninformationen sind bereits ausgefüllt. Bestätigen Sie einfach die Details und geben Sie den Zahlungsbetrag ein.

Wie sieht es mit ausstehenden Rechnungen auf? In Ihrem Bereich Lieferantenrechnungen können Sie alle anstehenden Fristen auf einen Blick sehen. So können Sie sicher sein, dass Sie immer pünktlich zahlen.

Wie wir bereits erwähnt haben, sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, ihre Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren. Jede:r Steuerberater:in kann diese Dokumente im Falle einer Prüfung anfordern (vor allem, wenn es darum geht, Ihre abzugsfähige Mehrwertsteuer zu begründen). 

Es ist daher unerlässlich, dass Sie Ihre Rechnungen an einem zentralen Ort aufbewahren und ablegen. Auf diese Weise können Sie sie schnell und einfach abrufen und überprüfen und gleichzeitig das Risiko eines Verlusts (und der damit verbundenen Geldstrafen) begrenzen.

Durch die Automatisierung können Sie die Zeit für die Bearbeitung von Zahlungen verringern. Indem Sie Aufgaben mit geringem Mehrwert aus Ihrem Arbeitsablauf streichen, können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen sich auf die strategischere Ausrichtung konzentrieren. Auf wesentliche Aufgaben, die für das Wachstum Ihres Unternehmens wichtig sind.

Dank der Automatisierung reduzieren Sie die Anzahl der potenziellen Fehler, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten. Es besteht nicht mehr das Risiko, dass Sie in Ihrer Buchhaltung den falschen Mehrwertsteuersatz oder den falschen Betrag eingegeben haben. Ihre Daten stimmen immer.

Buchhaltungsunterlagen wie Angebote und Rechnungen müssen laut Gesetz 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Das sorgt für eine Menge Papier und birgt das Risiko, wichtige Dokumente zu verlieren. Wenn Sie Ihre Rechnungen automatisieren, wird alles in einer digitalen Datenbank oder in Ihrer Qonto App archiviert. Sie können jedes Dokument mit nur wenigen Klicks abrufen.

Die Aufrechterhaltung guter Geschäftsbeziehungen ist für Sie als Unternehmer:in absolut entscheidend. Und in einigen Branchen - wie dem Einzelhandel - hängt das Wachstum und die langfristige Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens davon ab, wie gut Sie mit Ihren Lieferantinnen und Lieferanten zusammenarbeiten. Die Automatisierung Ihrer Rechnungen stellt sicher, dass Sie diese pünktlich bezahlen. Ihre Geschäftspartner:innen sehen Sie als zuverlässig an, und im weiteren Verlauf kann dies sogar zu Rabatten auf künftige Rechnungen führen.

Durch die Organisation Ihrer Rechnungsstellung können Sie Ihre Ausgaben optimieren.

Zum Beispiel:

• Sie verringern das Risiko, Säumniszuschläge zu zahlen.
  
  
• Sie haben alle Nachweise, die Sie für die Erhebung der Mehrwertsteuer auf Ihren Lieferantenrechnungen benötigen. Auch heute noch gibt es Unternehmen, die aufgrund einer schlechten Rechnungsverwaltung Probleme mit der Erhebung der Mehrwertsteuer haben.
  
  
• Sie reduzieren Ihre Gemeinkosten, insbesondere im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von Papierdokumenten.

Qonto hat eine Funktion zur Verwaltung von Lieferantenrechnungen entwickelt, die das bereits vorhandene integrierte Fakturierungstool ergänzt.

Es ist nicht immer einfach, den Überblick über Ihre Kreditorinnen und Kreditoren zu behalten. Damit Sie Ihre Lieferantenrechnungen besser verwalten können, haben wir ein neues Tool entwickelt: den Abschnitt Lieferanten.

Das Ziel ist es, Ihnen einen besseren Überblick über ausstehende Rechnungen zu verschaffen, Ihren Cashflow zu optimieren und Ihre Buchhaltung vorzubereiten.

Dank des Bereichs für Lieferantenrechnungen können Sie:

• Ihre Rechnungen einfach von Ihrem Computer in die App importieren,
• diese zentralisieren und den Rechnungsstatus verfolgen,
• alle Zahlungsfristen auf einen Blick sehen,
• und Ihre Rechnung mit der richtigen Transaktion verknüpfen, sobald sie bezahlt ist.

Das ist noch nicht alles. Sie können auch alle Angaben zu Ihren Empfängerinnen und Empfängern zentralisieren und schnell und einfach auf alle damit verbundenen Transaktionen zugreifen. Mit einem Klick können Sie eine Liste aller Lieferantinnen und Lieferanten, die Sie jemals per Überweisung bezahlt haben, sowie deren IBAN und Transaktionshistorie abrufen.

Sie arbeiten nicht mehr mit einem bestimmten Lieferanten zusammen? Sie können ihn in diesem Abschnitt entfernen. Sie möchten einen bestimmten Lieferanten finden? Nutzen Sie einfach unsere Filter.

Nun kennen Sie alle Best Practices, um Ihre Lieferantenrechnungen problemlos zu verwalten.

Jetzt sind Sie an der Reihe. Möchten Sie Zeit sparen? Mit Qonto erhalten Sie ein spezielles Tool, mit dem Sie Ihre Lieferantenrechnungen zentralisieren, kontrollieren und bezahlen können. Erfahren Sie mehr über diese Funktion in unserem Video-Tutorial.