Lieferantenrechnung

Die Lieferantenrechnung wird auch als Eingangsrechnung bezeichnet und dient als Urkunde, mit der ein Unternehmen eine Forderung belegt. Diese entsteht durch die Lieferung der Ware oder die Erbringung der Dienstleistung.

Sobald die Rechnung bei der Kundin oder dem Auftraggeber eingeht, entsteht eine Schuld, die innerhalb eines individuell festgelegten oder gesetzlichen Zeitraums beglichen werden muss.

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Wenn Sie Rechnungen schreiben, müssten bestimmte Pflichtangaben erfüllt werden. Dasselbe gilt für Lieferantenrechnungen. Für Sie als Empfänger:in ist es wichtig, diese Informationen zu prüfen, da eine Rechnung ohne diese Angaben nicht vom Finanzamt akzeptiert wird. Sie belegen dadurch Ihre Unternehmensausgaben und mindern die eigene Steuerlast. Außerdem ist die Vollständigkeit wichtig, wenn Sie sich bezahlte Umsatzsteuer zurückholen möchten.

Die wichtigsten Angaben, die auf einer Lieferantenrechnung enthalten sein sollten, werden im Umsatzsteuergesetz – genauer § 14 UStG –aufgeführt. Dazu zählen:

• Name und Anschrift des Lieferanten und des Kunden
• Datum der Rechnung
• Eine eindeutige Rechnungsnummer
• Eine Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Menge oder Stückzahl der Waren oder Dienstleistungen, die geliefert wurden
• Der Preis pro Einheit und der Gesamtpreis der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Die fällige Zahlungsfrist und der Zahlungsbetrag
• Steuersatz und Steuerbetrag (z. B. Umsatzsteuer)
• Bankverbindung des Lieferanten für die Zahlung der Rechnung
• Ggf. weitere Angaben, wie z.B. Bestellnummer oder Projektnummer

Zu den wichtigen Bestandteilen einer Lieferantenrechnung gehört insbesondere die klare Erkennbarkeit des Rechnungsstellers, die vollständige und verständliche Darstellung der in Rechnung gestellten Leistungen oder Waren sowie die Angabe der Frist, innerhalb derer die Rechnung beglichen werden muss.

Tools zur digitalen Rechnungsverarbeitung können Ihnen beim Auslesen der Rechnungsdaten helfen.

Wenn Sie Kleinunternehmer: in sind, gelten für Sie mitunter andere Vorgaben bei der Rechnungsstellung. So ist beispielsweise der Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung wichtig.

Für eine Lieferantenrechnung wird grundsätzlich keine spezifische Darstellungsweise vorgeschrieben. Sie kann in elektronischer oder Papierform gestellt werden und muss lediglich alle Pflichtangaben enthalten. Dabei ist es wichtig, dass die Angaben klar und deutlich lesbar sind, damit sie vom Finanzamt akzeptiert werden.

Eine einheitliche Form vereinfacht Ihnen jedoch den Rechnungsprozess. Zudem minimiert sie Fehler und Missverständnisse, da alle relevanten Informationen in der gleichen Art und Weise dargestellt werden. Mit Qonto können Sie ein ansprechendes und einheitliches Design für Ihre Rechnungen erstellen und mit wenigen Klicks digital einreichen.

Um eine finanzielle Integrität zu gewährleisten, ist auch die korrekte Bearbeitung ein wichtiger Prozess für jedes Unternehmen. Bei einer Vielzahl an Eingangs- und Ausgangsrechnungen kann die Buchung eine echte Herausforderung darstellen. Ein Vorteil: Die meisten Dokumente sind mittlerweile digital.

Wichtig ist der Einsatz einer geeigneten Buchhaltungssoftware, um effizient zu arbeiten. Wer sich für die All-In-One-Lösung von Qonto entscheidet, erledigt das gesamte Management bequem in der App. Das erleichtert die Bearbeitung ebenfalls enorm!

Wenn Sie Eingangsrechnungen verwalten möchten, sind drei wesentliche Schritte relevant:

• Buchung
• Bezahlung
• Aufbewahrung
• Verwaltung

Eine neue Rechnung ist eingegangen? Erfassen Sie die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, um eine eindeutige Identifikation und Zuordnung der Rechnung zu ermöglichen. Prüfen Sie auch die Pflichtangaben auf der Rechnung sowie die Zahlungsbedingungen zum Beispiel bei einer Abschlagsrechnung. Wenn Sie die Lieferantenrechnungen buchen, erstellen Sie am besten einen Eintrag mit den entsprechenden Konten, die den Geschäftsvorgang widerspiegeln.

Bei einer Vielzahl von Rechnungen kann es zunehmend schwieriger werden, individuelle Zahlungsfristen im Blick zu behalten. Bei größeren Firmen gibt es die sogenannten Kreditorenbuchhaltungen, die Lieferantenrechnungen buchen und fristgerecht bezahlen. Auch als KMU oder Kleinstunternehmen können Sie Ihren Kunden einen reibungslosen Zahlvorgang ermöglichen.

Qonto bietet eine spezielle Seite für Zahlungen. Hier können Sie auch den Bezahlstatus einsehen und rechtzeitig auf offene Rechnungen reagieren. Praktisch: Ihre Transaktion wird von Qonto automatisch der passenden Rechnung zugeordnet. Dadurch sparen sie ebenfalls wertvolle Zeit und vermeiden Fehler.

Es ist wichtig, dass Sie die Rechnung und dazugehörige Dokumente archivieren, um im Falle von Rückfragen oder Prüfungen durch die Finanzbehörden jederzeit Nachweise vorlegen zu können. Wenn Sie bereits ein Qonto Geschäftskonto haben, können Sie die Belege in der App dank dem effektiven Belegmanagement digital aufbewahren. Der Vorteil: Sie haben alle Daten an einem Ort und schnell zur Hand.

Gemäß § 147 der Abgabenordnung (AO) legt der Gesetzgeber unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für diverse Arten von Geschäftsdokumenten fest. Hierbei unterscheidet er zwischen Fristen von sechs und zehn Jahren. Diese Regelungen gelten auch für Rechnungen und andere Dokumenttypen.

Effizientes und übersichtliches Rechnungsmanagement ist wichtig für eine lückenlose Buchhaltung, beansprucht jedoch Arbeitszeit. Durch digitale Belege und automatische Buchungsprozesse können Sie die Verwaltung noch effizienter gestalten und dadurch Zeit sparen.

Folgende Schritte sind relevant:

• Rechnungen digitalisieren: Per App können Sie entsprechende Belege einfach scannen und verwalten.
• Optimieren Sie den Buchhaltungsprozess indem Sie auf eine automatisierte Lieferantenabrechnung setzen.
• Kategorisieren Sie Ihre Lieferantenrechnungen, um Ihre Ausgaben besser zu verstehen. Dadurch können Sie gezielte Entscheidungen treffen, um Ausgaben zu reduzieren oder zu optimieren.
• Überwachen Sie regelmäßig Ihre Ausgaben. Das ist wichtig für Ihr Cashflow-Management.

Wenn Sie bereits ein Geschäftskonto bei Qonto führen, können Sie den manuellen Aufwand deutlich reduzieren, da die Buchhaltung automatisiert abläuft. Belege lassen sich unkompliziert scannen und sicher an einem Ort speichern. Hinzu kommen verschiedene Funktionen und Tools, die integriert werden können.

Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die von Lieferant: innen versendet wird, um eine erbrachte Leistung oder eine gelieferte Ware zu beziffern und den fälligen Betrag in Rechnung zu stellen.

Eine Kundenrechnung ist eine Rechnung, die an Auftraggeber: innen ausgestellt wird, um den Betrag für eine erbrachte Leistung oder eine gelieferte Ware zu beziffern und zur Bezahlung fällig zu stellen.

Wenn ein Unternehmen an eine andere Firma eine Rechnung ausstellt, spricht man von einer B2B-Rechnung. Der Betrag für eine erbrachte Leistung oder eine gelieferte Ware wird zur Bezahlung fällig gestellt.

Rechnungen, die von Firmen an Endverbraucher: innen gestellt werden, nennt man B2C-Rechnung. Der Betrag für eine erbrachte Leistung oder eine gelieferte Ware wird beziffert und zur Bezahlung fällig gestellt.