Abschlagsrechnung: Das sollten Sie beachten

Im Gegensatz zu einer klassischen Rechnung, die Kund:innen erst nach Fertigstellung eines Auftrags begleichen, beschreibt die Abschlagsrechnung, auch Abschlagszahlung oder Akontorechnung genannt, das prozentuale Bezahlen eines Teilbetrags der vereinbarten Gesamtsumme bevor ein Projekt abgeschlossen ist.

Das ist zum Beispiel dann üblich, wenn Auftragnehmer:innen bei umfangreichen Projekten, die sich über einen längeren Zeitraum hinweg erstrecken, Materialien vorfinanzieren oder anderweitig in Vorkasse gehen. Hier sind Abschlagsrechnungen ideal, um die finanziellen Risiken für Unternehmen gering zu halten und Liquiditätsengpässen vorzubeugen.

Besonders haben sich Abschlagsrechnungen daher im Bauwesen und im Handwerk etabliert. Zu privaten Abschlagszahlungen, die alle kennen, gehören die Mietnebenkosten und die Stromrechnung.

Die Anzahlungsrechnung bezieht sich auf das teilweise Begleichen einer vereinbarten Vergütung, noch bevor der Auftrag begonnen hat. Es handelt sich bei der Anzahlungsrechnung also um einen Vorschuss, wohingegen bei der Abschlagsrechnung eine bereits erbrachte Leistung vom Unternehmen abgerechnet wird.

Zugegeben, bei so vielen verschiedenen Rechnungsarten ist es nicht immer einfach den Überblick zu behalten. Und auf den ersten Blick scheint sich die Teilrechnung nicht von der Abschlagsrechnung zu unterscheiden. Sie sollten die beiden Formen aber nicht verwechseln. Denn der Unterschied besteht in der Genauigkeit der abgerechneten Teilleistungen.

Bei einer Teilrechnung im Bauwesen ist zum Bespiel konkret ersichtlich, wie viele Meter Kabel verlegt wurden und was jeder Meter gekostet hat. Auch die genaue Zahl an Arbeitsstunden kann darin beschrieben werden.

Bei der Abschlagsrechnung hingegen geht es um etwas gröbere Werte. Hier sind die Leistungen nicht so detailliert aufgeschlüsselt, sondern erscheinen auf der Rechnung als prozentuale Abschläge für die jeweiligen Lieferungen und Leistungen.

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Die Angaben auf einer Abschlagsrechnung ähneln denen, die Sie auch auf eine gängige Rechnung schreiben müssen. Dazu gehören:

• Name und die Adresse von Auftragnehmer:innen
• Steuernummer (St.-Nr.) bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr )
• Beschreibung der erbrachten Leistungen oder Lieferungen
• Ausstellungsdatum
• Zeitraum, in dem die Leistungen und Lieferungen erbracht wurden
• Zahlungsmodalitäten und Nennung der Zahlungsfrist
• ggf. Minderungen wie Skonti, Rabatte, Gutschriften oder Verrechnungen
• Steuersatz und Endbetrag in Euro

Essenziell ist der Hinweis, dass es sich bei Rechnung um eine Abschlagszahlung handelt. Es gibt zwei Arten von Abschlagsrechnungen:

Die einfache Abschlagszahlung, auch Einzelabschlagsrechnung oder pauschale Abschlagsrechnung genannt, beschreibt die Leistungen von Einzelrechnungen, die für sich allein stehen und einen einzelnen Endbetrag ausweisen.

Sie werden daher auch als pauschale Abschläge bezeichnet. Erst in der sogenannten Schlussrechnung werden alle Einzelabschlagsrechnungen verrechnet.

Im Gegensatz zu der einfachen Variante bilden kumulierte Abschlagsrechnungen alle Posten bis zur Schlussrechnung ab. Die Rechnung wird also in regelmäßigen Abständen um neue Posten aktualisiert bzw. erweitert.

Besonders für umfangreiche Aufträge wie Bauprojekte bietet sich diese Variante an, um allen Beteiligten einen Überblick über den Leistungsstand und den Baufortschritt zu verschaffen.

Grundsätzlich gibt es keine gesetzlichen Regelungen für die Mindesthöhe von Abschlagsrechnungen. Sie richten sich nach den individuellen Vereinbarungen zwischen Auftragnehmer:in und Auftraggeber:in.

Einen allgemeinen Eintrag zu Abschlagshöhe gibt es im Bundesgesetzbuch in Artikel § 632a, der den Anspruch von Unternehmer:innen in Werk- oder Bauverträgen regelt. Darin steht: „Der Unternehmer kann von dem Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen.”

Unternehmer:innen, die Abschlagsrechnungen stellen möchten, müssen sich an einige Voraussetzungen erfüllen. Dazu gehören:

• Die erbrachte Teilleistung ist frei von Mängeln.
• Die Höhe des Abschlagsbetrags ist geringer als die vereinbarte Gesamtsumme.
• Die jeweiligen Leistungen sind in der Abschlagsrechnung beschrieben und verrechnet.

Sind die erbrachten Leistungen nicht vertragsgemäß, kann der oder die Auftaggebende die Zahlung eines angemessenen Teils des Abschlags verweigern. Die Beweislast für die vertragsgemäße Leistung verbleibt bis zur Abnahme beim Unternehmer, heißt es im BGB.

Egal, ob Zahlendreher, vergessene Rechnungsnummer oder der falsche Umsatzsteuersatz: Bei der Rechnungsverwaltung und -stellung gibt es viele Fehlerquellen.

Bei Abschlagsrechnungen im Bauwesen müssen Unternehmen laut der Vergabe- und Verdienstordnung für Bauleistungen (VOB) zusätzlich darauf achten, eine detaillierte Aufstellung der Leistungen anzugeben. Auch die Umsatzsteuer muss bei Abschlagsrechnungen für jeden Posten separat ausgewiesen sein.

Um diese Fehlerquellen zu vermeiden, sollten Unternehmer:innen manuelle Eingaben möglichst reduzieren und auf eine Rechnungssoftware wie die von Qonto setzen, die einen Teil der Angaben automatisiert erstellt.

Um die Abschlagsrechnung etwas besser nachzuvollziehen, folgt hier eine Beispielrechnung:

Ein Auftrageber bestellt bei einem Handwerksbetrieb eine neue Küche. Die beiden Parteien einigen sich auf eine Gesamtsumme von 15.000 € netto zzgl. 19 % Mehrwertsteuer. Das ergibt eine Brutto-Gesamtsumme von 17.850 €. Sie vereinbaren zwei Abschlagszahlungen in Höhe von 40 % und 30 %.

Küchenanfertigung nach Maß (40 % der Gesamtsumme von 15.000 €) : 6.000 €

zzgl. 19 % Umsatzsteuer: 1.140 €

Bruttosumme: 7.140 €

Küchenanfertigung nach Maß (30 % der Gesamtsumme von 15.000 €): 4.500 €

zzgl. 19 % Umsatzsteuer: 855 €

Bruttosumme: 5.355 €

Wie der Name bereits andeutet, beschreibt die Schlussrechnung eine finale Gesamtrechnung nach Auftragsabschluss. Die bereits geleisteten Abschlagszahlungen werden darin von der Gesamtsumme abgezogen.

Daraus ergibt sich der noch ausstehende Restbetrag, auf den ebenfalls die Umsatzsteuer erhoben wird.

Die Schlussrechnung muss also folgende Daten enthalten:

• Aufschlüsselung von schon erbrachten und beglichenen Teilleistungen
• Auflistung der bezahlten Beträge und die jeweilige Umsatzsteuer
• Aufstellung aller erbrachten Teilleistungen, dessen Bezahlung noch aussteht

Folgen wir unserem Beispiel, sieht die Schlussrechnung folgendermaßen aus:

Küchenanfertigung nach Maß: 15.000 € zzgl. 19 % USt. 2850 € = Brutto 17.850 €

abzügl. 1. Abschlagsrechnung vom 19.12.2022: 6.000 € zzgl. 19 % USt. 1140 € = 7.140 € brutto

abzügl. 2. Abschlagsrechnung vom 19.01.2023: 4.500 € zzgl. 19 % USt. 855 € = 5.355 € brutto

verbleibende Schlusszahlung: 4.500 € zzgl. 19 % USt. = 855 €

Restbetrag brutto: 5.355 €