Abschlagszahlung: Definition, Rechnung & Beispiele

Eine Abschlagszahlung ist eine Teilzahlung, die auf den Kauf eines Produktes oder die Beauftragung einer Dienstleistung geleistet wird. Hier finden Sie Informationen, wie eine Rechnung für die Abschlagszahlung erstellt wird und worauf zu achten ist. Besonders bei größeren Aufträgen, etwa im Baugewerbe oder im Handwerk, sichern solche Teilzahlungen die Liquidität beider Vertragsparteien während der Projektlaufzeit. 

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Abschlagszahlungen rechtlich einzuordnen sind, wie die Rechnungen aufgebaut sind und worauf Sie bei der Praxisanwendung achten sollten.

Mit der Abschlagszahlung oder Akontozahlung entrichtet Käufer:in oder Auftraggeber:in eine Teilzahlung auf eine Gesamtschuld. Eine Abschlagszahlung wird in der Regel fällig, wenn der Auftragnehmer eine Teilleistung ordnungsgemäß erbracht hat.

Weist die Teilleistung einen Mangel auf, hat der Auftraggeber das Recht, die Abschlagszahlung zu verweigern, bis der Auftragnehmer den Mangel beseitigt hat. Auf der anderen Seite hat der Auftragnehmer das Recht, die Arbeit einzustellen, wenn die Abschlagszahlung nicht wie vereinbart erfolgt.

Auftraggeber:innen haben nach § 632a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) grundsätzlich das Recht, eine Abschlagszahlung auch ohne vorherige Absprache mit dem Auftraggeber zu fordern. In der Praxis werden Abschläge – deren Höhe und Fälligkeit – allerdings meist gemeinsam vertraglich vereinbart. 

Die Höhe der Abschlagszahlung wird individuell zwischen Auftraggeber:in und Auftragnehmer:in vereinbart. Allerdings darf der Abschlag oder die Summe der Abschläge die Gesamtsumme nicht überschreiten. Zudem muss sie der bisher erbrachten Leistung angemessen sein. Bei Bauleistungen deckt sich die Abschlagshöhe mit den Kosten, die für die Fertigstellung des entsprechenden Bauabschnitts erforderlich sind.

In Kaufverträgen – beispielsweise beim Kauf eines Produkts im Laden oder in einem Onlineshop –  finden Übergabe und Bezahlung Zug um Zug statt. Das bedeutet, der Kunde bezahlt den vollständigen Preis. Im Gegenzug übergibt oder versendet der Händler die Ware anschließend sofort. Abschlagszahlungen werden hier in der Regel nicht vereinbart, da gemäß § 433 (BGB) mit der Übergabe der Ware der gesamte Kaufpreis fällig ist. Kommt ein Kaufvertrag zustande, hat der Käufer als Schuldner zudem nicht das Recht, seine Schuld in Teilleistungen zu begleichen (vgl. § 266 BGB). 

Allerdings herrscht in Deutschland Vertragsfreiheit, die es gestattet, den Inhalt von Verträgen frei zu bestimmen, solange die Regelungen nicht gegen geltendes Recht, gesetzliche Verbote oder die guten Sitten verstoßen. Werden hier Teilzahlungen vereinbart, werden diese nicht als Abschlag, sondern als Anzahlung oder Vorauszahlung bezeichnet.

Es gibt aber Situationen, in denen die Zahlung von Abschlägen, also von Teilbeträgen, durchaus sinnvoll und von Vorteil für den Auftraggeber und den Auftragnehmer ist.

Rechnungen, mit denen ein Auftragnehmer einen Abschlag auf seine bisher erbrachte Leistung vom Auftraggeber verlangt, enthalten die gleichen Pflichtangaben wie jede andere Rechnung. Zusätzlich muss sie mit dem Begriff „Abschlagsrechnung“ gekennzeichnet sein und – falls bereits Abschläge geleistet wurden – eine vollständige Auflistung der bisherigen Abschlagszahlungen enthalten.

Die Teilleistungen oder verwendeten Materialien müssen genau aufgeführt werden, um nachvollziehen zu können, ob die Höhe der Abschlagszahlung der erbrachten Teilleistung entspricht. Die Zahlung der Abschlagsrechnung ist mit Eingang der Rechnung beim Auftraggeber sofort fällig. Voraussetzung für die Abschlagszahlung ist, dass die Teilleistung keine Mängel aufweist.

Rechnungen, mit denen ein Auftragnehmer einen Abschlag auf seine bisher erbrachte Leistung vom Auftraggeber verlangt, enthalten dieselben Pflichtangaben wie reguläre Rechnungen. Zusätzlich muss das Dokument mit dem Begriff „Abschlagsrechnung“ gekennzeichnet sein. Wurden bereits Abschläge geleistet, ist außerdem eine vollständige Auflistung der bisherigen Abschlagszahlungen erforderlich. Betriebe, die regelmäßig Abschlags- und Schlussrechnungen erstellen, profitieren von spezialisierter Rechnungssoftware für Handwerker:innen.

Wurde ein Auftrag erfüllt, wird die Schlussrechnung erstellt. Muster, Beispiele und Vorlagen für die Abschlagszahlungsrechnung und die Schlussrechnung gibt es zum Download im Internet. Die Schlussrechnung enthält 

Die bereits geleisteten Abschlagszahlungen werden von der Gesamtsumme abgezogen. Daraus ergibt sich der noch ausstehende Restbetrag, auf den ebenfalls die Umsatzsteuer erhoben wird.

Gerade in Handwerksbetrieben mit mehreren parallel laufenden Aufträgen ist eine klare Struktur der Abschlagsrechnungen wichtig. Wenn jede Teilleistung und jedes verwendete Material präzise aufgeführt wird, lassen sich spätere Rückfragen von Kund:innen vermeiden und die Schlussrechnung kann ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand erstellt werden.

Abschlagszahlungen sind ein gutes Mittel für Auftraggeber:innen und Auftragnehmer:innen, um ihre Liquidität bei großen Aufträgen oder teuren Anschaffungen sicherzustellen. Die Teilzahlungen werden mit der Erbringung einer vereinbarten Teilleistung fällig. Voraussetzung für den Anspruch auf den Abschlag ist die mängelfreie Lieferung. Sämtliche Abschlagszahlungen sowie der Restbetrag sind umsatzsteuerpflichtig und werden vollständig in der Schlussrechnung aufgeführt. Weitere Ansätze, wie Unternehmen ihre Liquidität verbessern können, finden Sie im Ratgeber zur Liquiditätsverbesserung.

Weitere Zahlungsarten im Überblick: