Was ist eine Gutschrift und wie wird sie erstellt?

Wer gegen Bezahlung eine Leistung erbringt oder eine Ware liefert, stellt dem oder der Leistungsempfänger:in eine Rechnung aus. Umgekehrt können Empfänger:innen die Ware oder Arbeitsleistung ebenfalls abrechnen – in Form einer Gutschrift.

Die Gutschrift ist ein abrechnungsrelevantes Dokument, das vom Auftraggeber über eine durch den Auftragnehmer erbrachte Leistung oder die Lieferung einer Ware erstellt wird. Man spricht hier auch von einer umgekehrten Rechnung, da die Gutschrift nicht wie bei der Rechnung vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt wird.

Inhaltlich unterscheidet sich die Gutschrift nicht von der Rechnung. Die Angaben, die bei der Erstellung einer korrekten Rechnung erforderlich sind, müssen auch in einer Gutschrift aufgeführt werden. Zudem muss die umgekehrte Rechnung deutlich mit dem Begriff „Gutschrift“ oder englisch „Credit Note“ als solche gekennzeichnet werden.

Ob Rechnung oder Gutschrift ist für die Bezahlung einer erbrachten Leistung oder der Lieferung einer Ware eigentlich egal. In beiden Fällen entstehen Verbindlichkeiten bei der Empfängerin oder dem Empfänger einer Leistung oder Lieferung. In der Praxis wird die Gutschrift der Rechnung vorgezogen, wenn mehr als ein Leistungserbringer an der Erfüllung eines Auftrags beteiligt ist.

Beispiele sind hier Handwerksleistungen, die durch ein Subunternehmen erbracht werden. Oder Agenturen, die zur Auftragserfüllung mit Freelancern zusammenarbeiten. 

Der Vorteil dieser besonderen Form der Rechnungsstellung ist ein geringerer Aufwand aufseiten des Auftraggebers: Die Prüfung von Eingangsrechnungen entfällt. Zudem muss der Auftraggeber nicht auf den Rechnungseingang warten, sondern kann die Verbindlichkeit direkt abrechnen. 

Der Vorteil des Auftragnehmers ist, dass er selbst keine Rechnung schreiben muss. Allerdings ist er verpflichtet, die Gutschrift auf ihre Richtigkeit zu prüfen – das gilt insbesondere für den korrekten Ausweis der Umsatzsteuer. 

Gilt der Auftragnehmer beispielsweise gemäß § 19 (Umsatzsteuergesetz (UStG) als Kleinunternehmer, ist er nicht berechtigt, in seinen Rechnungen die Umsatzsteuer auszuweisen. Entsprechend muss er einer Gutschrift mit Umsatzsteuerausweis widersprechen. Bleibt der Widerspruch aus, spricht das Umsatzsteuergesetz von einem unberechtigten Steuerausweis (vgl. § 14 c UStG) und der Empfänger der Gutschrift würde dem Finanzamt die entsprechende Umsatzsteuer schulden.  

Unternehmen sind dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer in ihren Rechnungen gesondert auszuweisen und an das Finanzamt abzuführen. Entsprechend sind sie bei Ausgaben, für die sie selbst Umsatzsteuer zahlen, zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das heißt, die gezahlte Umsatzsteuer wird ihnen im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung vom Finanzamt erstattet. Die gleiche Verpflichtung besteht bei der Erstellung einer Gutschrift.

Eine wichtige Voraussetzung, um eine Gutschrift für Dienstleistende oder Lieferunternehmen zu erstellen, ist daher, dass der Empfänger der Gutschrift zum gesonderten Ausweis der Steuer berechtigt sein muss. Zudem muss die oder der leistende Unternehmer:in sein ausdrückliches Einverständnis mit dieser Art der Abrechnung. Widerspricht der Empfänger der Gutschrift, verliert diese nach § 14 Abs. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ihre Wirkung als Rechnung.

Als umgekehrte Rechnung muss die Gutschrift die gleichen Angaben enthalten wie die Rechnung. Zu den Pflichtangaben einer rechtskonformen Gutschrift gehören nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG):

Zudem muss das Dokument den Begriff „Gutschrift“ enthalten. Fehlen Pflichtangaben oder ist eine Gutschrift fehlerhaft ausgestellt, führt dies dazu, dass das Finanzamt sie nicht anerkennt und der Ersteller der Gutschrift die Vorsteuer nicht geltend machen kann.

Grundsätzlich ähneln sich die beiden Dokumente. Beide dienen der Abrechnung einer Leistung oder Lieferung und enthalten gemäß Umsatzsteuergesetz die gleichen Pflichtangaben. Für beide gilt gemäß § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Gutschrift oder eine Rechnung ausgestellt wurde.

Es gibt aber auch entscheidende Unterschiede:

Obwohl der Begriff der Gutschrift eindeutig definiert ist, wird er umgangssprachlich oft falsch verwendet – beispielsweise bei Rechnungskorrekturen oder Stornorechnungen. 

Eine Dienstleistung wird beauftragt oder eine Ware bestellt. Es wird eine Rechnung erstellt und an die Kundin oder den Kunden versendet. Stellt sich heraus, dass die Ware oder eine Leistung Mängel aufweist, kann der ursprünglich vereinbarte Preis reduziert oder die Ware zurückgegeben werden. Für diese Rechnungskorrektur oder Stornorechnung wird eine kaufmännische Gutschrift zur Rechnung in einem zweiten Dokument erstellt, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen muss.

Diese kaufmännische Gutschrift ist umsatzsteuerrechtlich relevant: Aufgrund der Rechnungsminderung werden die Umsatzsteuer, die ein:e Auftragnehmer:in erhebt, und die Vorsteuer, die die oder der Auftraggeber:in geltend macht, nach unten korrigiert werden.

Einfach erklärt ist die Bankgutschrift die Summe aller Zahlungseingänge, die auf dem Konto verzeichnet werden.

Die Gutschrift ist eine besondere Form der Rechnung, die vom Leistungsempfänger und nicht vom Leistungserbringer erstellt wird. Während sich die Rechnung und die Gutschrift in vielen Punkten – beispielsweise bei den Pflichtangaben oder der Aufbewahrungsfrist – ähneln, gibt es entscheidende Unterschiede, die beim Erstellen einer Gutschrift beachtet werden müssen.

So muss die sogenannte umgekehrte Rechnung deutlich mit dem Begriff „Gutschrift“ gekennzeichnet werden. Wer eine Vorlage für die Erstellung einer Gutschrift in einer Buchhaltungssoftware nutzt, reduziert nicht nur den Aufwand, sondern auch das Risiko, dass fehlerhafte Gutschriften vom Finanzamt nicht anerkannt und die darin enthaltene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden kann.

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