Vorkasse: Bedeutung, Vor- und Nachteile

Was bedeutet Vorkasse eigentlich? Und wie funktioniert Vorkasse? Alle Antworten auf Ihre Fragen – und viele weitere Infos zur Zahlungsmethode „Vorkasse“ finden Sie hier.

Wenn Kundinnen und Kunden bei ihrer Bestellung die Zahlungsart „Vorkasse“ auswählen, wird die Ware von der Verkäuferin oder vom Verkäufer erst losgeschickt, wenn die Zahlung eingegangen ist. Die Vorkasse ist eine der klassischen Zahlungsmethoden und gerade bei Verkäufer:innen gern gesehen.

Als Kundin oder Kunde funktioniert die Zahlungsart Vorkasse dank Online-Banking recht einfach: Sie überweisen die Zahlungssumme direkt auf das Konto der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers, in dem Fall also des Unternehmens, das die Ware verkauft. 

Am besten tätigen Sie die Überweisung direkt nach der Bestellung. So gerät die Zahlung nicht in Vergessenheit und Sie können sichergehen, dass die Ware so schnell wie möglich bei Ihnen ankommt. Grundsätzlich können Sie sich innerhalb der Zahlungsfrist aber natürlich so viel Zeit lassen, wie Sie möchten. Die Frist beträgt in der Regel 14 Tage, kann von Verkäuferin oder vom Verkäufer aber auch abweichend festgelegt werden. Normalerweise wird Ihre Ware für diesen Zeitraum reserviert.

Natürlich hat auch die Vorkasse Vor- und Nachteile: Für Händler:in wie für Kundinnen und Kunden. Wenn Kundinnen und Kunden via Vorkasse bezahlen, gehen sie ein potenzielles Risiko ein. Schließlich zahlen sie die Ware, bevor sie diese in den Händen halten.

Hier sollte man darauf achten, möglichst nur bei bekannten Onlineshops mit Vorkasse zu bezahlen oder diese zumindest auf ein vertrauenswürdiges Impressum zu untersuchen. So sollten bei dieser Zahlungsart in der Regel auch hier keine Probleme entstehen.

Allerdings ist die Zahlungsart „Vorkasse“ im Online-Handel zugegeben nicht die schnellste. Schließlich können einige Werktage vergehen, bis die Zahlung eingegangen und das Paket losgeschickt ist. Wem es wichtig ist, seine Ware so bald wie möglich zu erhalten, sollte also – sofern möglich – auf eine andere Zahlungsmöglichkeit ausweichen.

Solange der Lieferzeitpunkt der Ware nicht kritisch ist, kann die Vorkasse bei Kundinnen und Kunden auf der anderen Seite dafür sorgen, dass Rechnungen eher seltener liegen bleiben: Man hat einen Punkt auf der To-Do-Liste abgehakt und muss sich nicht weiter damit beschäftigen.

Wenn Ihre Kundinnen und Kunden mit Vorkasse zahlen, profitieren Sie als Verkäufer:in natürlich von einer hohen Sicherheit. Um Zahlungsausfälle müssen Sie sich bei dieser Zahlungsart also quasi keine Gedanken mehr machen.

Wie auch für Kundinnen und Kunden, ist die Zahlung per Vorkasse für Sie als Unternehmen grundsätzlich kostenlos. Allerdings sollten Sie den entstehenden Personal- und Zeitaufwand aber auch nicht vernachlässigen. 

Wenn Sie möchten, dass Ihre Kundinnen und Kunden via Vorkasse bezahlen, müssen Sie schließlich täglich die Zahlungseingänge überprüfen. Zusätzlicher Aufwand kann für Sie zum Beispiel auch dann entstehen, wenn etwa nicht alle nötigen Daten für die Zahlung korrekt eingegeben wurden und diese damit nicht ohne Weiteres eindeutig zugeordnet werden können. Das kann den Prozess verzögern und ist für beide Seiten ärgerlich.

Außerdem sollten Sie bedenken, dass Sie gegebenenfalls Lagerkapazitäten freihalten müssen, um die bestellten Produkte für Ihre Kundinnen und Kunden zu reservieren.

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Die Gegebenheiten im B2B-Geschäft können sich durchaus von denen im B2C-Sektor unterscheiden: Was in einem Bereich gilt, kann im anderen deutlich weniger relevant sein – und andersherum.

Tatsächlich ist der B2B-Bereich in Sachen Zahlungsarten noch etwas konservativer unterwegs. Entsprechend sind traditionelle Zahlungsmethoden wie die Vorkasse hier noch beliebter. 

Gleichzeitig muss man bedenken, dass es im B2B-Bereich oft um höhere Summen geht. Vor diesem Hintergrund ergibt es Sinn, dass Verkäufer:innen hier umso mehr auf Sicherheit pochen und die Vorkasse bevorzugen beziehungsweise mindestens Anzahlungen verlangen.

Eine Alternative zur Zahlungsart „Vorkasse“ kann dieSofortüberweisung darstellen. Indem Zahlungsdienstleister:innen zwischen Verkäufer:innen und Kundinnen und Kunden geschaltet werden, entfallen einige der Nachteile, während beide Seiten von zusätzlichen Vorteilen profitieren.

Im Gegensatz zur Vorkasse kann bei der Sofortüberweisung die Ware nämlich sofort losgeschickt werden. Da Händler:innen direkt eine Zahlungsbestätigung bekommen, müssen sie nicht erst darauf warten, bis das Geld tatsächlich bei ihnen angekommen ist. Die Ware ist schneller bei der Kundin oder dem Kunden und die Verkäuferin oder der Verkäufer hat trotzdem Zahlungssicherheit – eine klassische Win-win-Situation also. 

Wie Sie wissen, gibt es aber natürlich nichts umsonst im Leben. Daher kostet die Sofortüberweisung Sie als Verkäufer:in eine kleine Gebühr.

Wie bereits genannt, hat die Vorkasse für Sie als Verkäufer:in den Vorteil, dass Sie quasi kein Risiko eingehen. Manche Unternehmen bieten daher gerade Neukundinnen und Neukunden oder bei Kundinnen und Kunden, bei denen es schon einmal zu Zahlungsverzug und Zahlungsunfähigkeit kam, ausschließlich die Zahlungsart Vorkasse an.

Beinahe alternativlos ist die Zahlung via Vorkasse natürlich bei maßgefertigten Leistungen. Das kann zum Beispiel ein eigens erstellter Onlineshop oder eine andere individualisierte Leistung sein. Auch bei Produkten, für die Verkäufer:innen zum Beispiel unter Einsatz kostspieliger Materialien in Vorleistung gehen müssen, ist es nur logisch, den Betrag oder zumindest einen Teil davon schon im Vorfeld zu verlangen.

Bei allen Vor- und Nachteilen der Vorkasse lässt sich aber sagen, dass die Zahlungsart grundsätzlich an Beliebtheit verliert. Das geht aus der Studie zur „Zahlungsabwicklung und Forderungsmanagement im Online-Handel“ von ibi Research aus dem Jahr 2021 hervor.Bietet man die Vorkasse seinen Kundinnen und Kunden als einzige Zahlungsmethode an, läuft man also Gefahr, dass es im Worst Case zum Zahlungsabbruch kommt. Allerdings gilt ohnehin, dass man als Händler:in im E-Commerce immer verschiedene Zahlungsmethoden anbieten sollte.

Ihren Kundinnen und Kunden die Zahlung via Vorkasseanzubieten, kann für Sie als Verkäufer:in einige Vorteile haben. Sofern Ihre Kundinnen und Kunden sie annehmen, kommen Sie damit so schnell und sicher an Ihr Geld wie bei kaum einer anderen Zahlungsart. Gleichzeitig entstehen Ihnen durch die Zahlungsart „Vorkasse“ keine (direkten) Kosten. 

Grundsätzlich ist es aber immer eine gute Idee, Ihren Kundinnen und Kunden möglichst verschiedene Zahlungsmöglichkeiten anzubieten. So bieten Sie ihnen den besten Service und minimieren das Risiko für Bestellabbrüche.

Ganz gleich, ob Sie Ihre Kundinnen und Kunden per Vorkasse, Sofortüberweisung oder via Kauf auf Rechnung zahlen lassen: Ein gutes Geschäftskonto ist eine wichtige Grundlage für eine solide Buchhaltung und ein erfolgreiches Business.

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