Firmenkreditkarte: Vergleich, Vorteile und Alternativen

Geschäftsessen bezahlen. Schnell Material fürs Büro besorgen. Reisen buchen. Den Firmenwagen tanken. Es gibt zahlreiche Szenarien, bei denen die Firmenkreditkarte in Unternehmen benötigt wird.

Im Unterschied zu Ihrer privaten Kreditkarte besteht für die Firmenkreditkarte eine Firmenhaftung und sämtliche Ausgaben, die Sie mit ihr tätigen werden über ein Geschäftskonto ausgeglichen. Warum dieser Unterschied für Sie als Unternehmer:in entscheidend ist, welche Arten von Firmenkreditkarten es gibt, welche Vor- und Nachteile mit der Nutzung verbunden sind und wie Sie eine Firmenkreditkarte finden, die zu Ihren Bedürfnissen passt, erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag.

Die Kreditkarte wird weltweit für den bargeldlosen Zahlungsverkehr am POS oder beim Onlineshopping sowie zum Abheben von Bargeld an Geldautomaten eingesetzt. Typisches Merkmal der Kreditkarte ist die Hochprägung der Kreditkartennummer, dem Namen des Karteninhabers oder der Karteninhaberin und der Gültigkeit der Karte. Darüber hinaus verfügt sie über einen Chip zum kontaktlosen Bezahlen. Sämtliche Transaktionen, die Sie mit der Kreditkarte tätigen, werden Ihrem Kreditkartenkonto belastet.

In der Regel bucht das Kreditkarteninstitut monatlich den Gesamtbetrag aller in diesem Monat getätigten Abbuchungen monatlich vom hinterlegten Referenzkonto ab. Es geht also erst einmal in Vorleistung und gewährt Ihnen als Karteninhaber:in damit einen Kredit. 

Die Höhe des Kreditrahmens hängt von den jeweiligen Anbietern ab. In der Regel liegt er bei 2.000 bis 5.000 Euro. Sie können aber auch einen individuellen Kreditrahmen ganz nach Ihren Bedürfnissen und Ihrem vorhandenen Budget vereinbaren.

Diesen Kredit lassen sich die Kreditkartengesellschaften in Form von Gebühren für jede Transaktion, auch Abschlag oder Disagio genannt, bezahlen. Je nach Anbieter liegen die üblichen Abschläge zwischen drei und fünf Prozent. Darüber hinaus verlangen sie eine monatliche Pauschale. Auf das Jahr gerechnet liegt diese zwischen 20 und 80 Euro. Im Vergleich zu einem herkömmlichen Kredit werden aber keine weiteren Zinsen fällig. Nutzen Sie Ihre Kreditkarte zum Bezahlen oder für Geldabhebungen im Ausland, kommen häufig weitere Kosten hinzu.

Es gibt unterschiedliche Kreditkartenunternehmen wie MasterCard, Visa, American Express und Diners Club, die Privat- und Geschäftskunden Kreditkarten üblicherweise über eine Bank anbieten. Sie können Ihre Kreditkarte aber auch direkt bei der jeweiligen Gesellschaft erhalten. Weltweit nutzen über eine Milliarde Menschen eine oder mehrere Kreditkarten. Während in den Vereinigten Staaten nahezu alle Bürger:innen mindestens eine Kreditkarte besitzen, ist die Kreditkarte in Deutschland bisher weniger verbreitet. Laut Statista hat sich die Kreditkarte mittlerweile aber auch in Deutschland etabliert.

2019 haben die Kreditkartengesellschaften insgesamt 37,3 Millionen Kreditkarten ausgegeben. Im Vergleich dazu waren es 2010 nur 25,3 Millionen. Die Zahl der Transaktionen, die mit der Kreditkarte durchgeführt werden, steigt ebenfalls stetig an. 

Die Funktionsweise der Firmenkreditkarte ist die gleiche wie die der Kreditkarte für Privatpersonen. Der entscheidende Unterschied liegt darin, dass für die Firmenkreditkarte eine Firmenhaftung besteht und sämtliche Zahlungen über ein Geschäftskonto ausgeglichen werden.

Auf einer Business-Kreditkarte steht zusätzlich zum Namen des Unternehmens auch der Name des entsprechenden Mitarbeitenden. Es versteht sich von selbst, dass die Unternehmenskreditkarte nicht für private Ausgaben genutzt werden darf.

Als Unternehmer oder Unternehmerin müssen Sie Geschäftsausgaben und private Ausgaben sauber voneinander trennen. Daher bietet es sich an, ein Firmenkonto mit einer Firmenkreditkarte zu nutzen. Damit ersparen Sie es sich, später betriebliche von privaten Buchungen voneinander trennen zu müssen. Bei Fragen von Ihrer Steuerberatung oder dem Finanzamt haben Sie schnell alle geschäftlichen Transaktionen übersichtlich parat.

Die Firmenkreditkarte kann aber noch viel mehr…

Ob Kosten für Reisebuchungen, Spesen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder kleinere Besorgungen beispielsweise von Büromaterialien – alle Ausgaben, die mit Ihrer Firmenkreditkarte bezahlt werden, werden Ihrem Geschäftskonto belastet. Am Ende des Monats entsteht Ihnen oder Ihrer Buchhaltung ein hoher Aufwand, um die Kosten der einzelnen Abteilungen oder Mitarbeitenden zuzuordnen. Statten Sie Ihre Mitarbeitenden mit eigenen Firmenkreditkarten aus, können Sie sich diese lästige Aufgabe sparen. Darüber hinaus besteht mit der Firmenkreditkarte für Mitarbeitende mehr finanzieller Handlungsspielraum und sie müssen im Tagesgeschäft nicht wegen jeder Kleinigkeit auf Sie zukommen.

Insbesondere Mitarbeitende, die geschäftlich viel reisen und häufig Kundenkontakt pflegen, profitieren von einer eigenen Firmenkreditkarte. So können sie ihre Hotelzimmer, Flüge, Bahntickets oder Mietwagen selbst buchen und müssen auf Reisen nicht in Vorleistung treten, sondern bezahlen alle geschäftlichen Ausgaben mit der Firmenkreditkarte. 

Mitarbeitende, die von einer Geschäftsreise oder einem Geschäftsessen zurückkehren, erwartet zudem häufig ein aufwendiger Erstattungsprozess für Reisekosten und Spesen. Diesen Prozess können Sie Ihrer Buchhaltung mithilfe der eigenen Firmenkreditkarte ebenfalls ersparen. 

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Es gibt unzählige Angebote von Geschäftsbanken und Finanzdienstleistern für Firmenkreditkarten – sowohl für Sie als Gründer:in und Inhaber:in als auch für Ihre Angestellten. Die meisten Anbieter unterscheiden bei der Firmenkreditkarte zwischen Business Cards und Corporate Cards.

Corporate Cards eignen sich für größere Unternehmen, die eine große Zahl an Firmenkreditkarten für ihre Angestellten benötigen, um beispielsweise ihre Reisekosten- und Spesenmanagement effizient zu managen. 

Die Business Card bietet sich für Selbstständige, Einzelunternehmer:innen sowie kleine und mittlere Unternehmen an, die nur wenige Karten benötigen. Die Anzahl der verfügbaren Business Cards ist meist auch limitiert. Im Vergleich zur Corporate Card können die Konditionen nicht flexibel und individuell vereinbart werden.

Im Vergleich profitieren Unternehmen mit der Corporate Card von Zusatzleistungen, Prämien und Bonusprogrammen sowie günstigeren Konditionen aufgrund der erhöhten Abnahme an Firmenkreditkarten.

Unabhängig davon, ob Sie sich für die Business Kreditkarte oder die Corporate Kreditkarte für Ihr Unternehmen entscheiden: Wichtig ist, dass Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Finanzen behalten. Denn obwohl Ihre Mitarbeitenden personenbezogene Firmenkreditkarten erhalten, liegt die Haftung für die Firmenkreditkarte ausschließlich beim Unternehmen. Da das Unternehmen haftet, spielt die private Bonität Ihrer Angestellten keine Rolle und auch Mitarbeitende mit einem negativen Schufa-Eintrag können ebenfalls eine Firmenkreditkarte erhalten. 

Um sich zusätzlich vor Missbrauch zu schützen, können Sie Nutzungsvereinbarungen für die Firmenkreditkarte in Ihrem Unternehmen festlegen. Dass die Firmenkreditkarte nicht für private Zahlungen verwendet werden darf, sollte eigentlich jedem klar sein. Aber sicher ist sicher. Ähnlich wie in den Nutzungsvereinbarungen für Firmenhandys oder Laptops legen Sie fest, für welche Zwecke die Firmenkreditkarte verwendet werden darf und weisen Ihre Mitarbeitenden auf ihre Sorgfaltspflicht bei Verlust oder Diebstahl der Karte hin. Vorlagen für Nutzungsvereinbarung, finden Sie im Internet.

Zu den wohl bekanntesten Anbietern für Geschäftskreditkarten gehören American Express, Mastercard und Visa.

Visa vertreibt die Visa Firmenkreditkarte, Debitkarten sowie Charge-Kreditkarten. Im Gegensatz zur klassischen Kreditkarte kann bei Charge-Kreditkarten keine Ratenzahlung für offene Beträge vereinbart werden. Visa bietet einen sehr umfassenden Service, lässt sich diesen allerdings auch teuer von seinen Kunden bezahlen. 

Das US-amerikanische Unternehmen bietet Kreditkarten sowohl für Privatkunden als auch spezielle Angebote wie die American Express Corporate Card für Geschäftskunden an. Die Amex-Corporate-Card bietet Unternehmen viele Extraleistungen. Dafür werden aber auch entsprechende Gebühren fällig.

Mastercard bietet mehrere Firmenkreditkarten an, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sind.

Firmenkreditkarten bieten Ihnen und Ihren Mitarbeitenden viele Vorteile:

Es gibt deutlich weniger Anbieter für Firmenkreditkarten als für private Kreditkarten. Das beschränkt Ihre Auswahl bei der Suche nach der passenden Geschäftskreditkarte. Darüber hinaus bevorzugen Mitarbeitende häufig die private Kreditkarte, da diese meist attraktive Bonusprogramme anbietet, die es für Geschäftskreditkarten oft nicht gibt. 

Nachteilig kann sich auch der Organisationsaufwand auswirken. Bei Einführung von Geschäftskreditkarten sollten Sie eine verantwortliche Person bestimmen, die sich um die Belange rund um die Firmenkreditkarte kümmert und bei Fragen zur Verfügung steht. Auch neue Karten werden über sie beantragt. Er ist ebenso für die Sperrung der Firmenkreditkarten ausgeschiedener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zuständig – werden die Karten nicht gesperrt, können ehemalige Kolleginnen und Kollegen ihre Geschäftskreditkarte auch weiterhin nutzen. Eine saubere Administration ist hier notwendig, um Ärger und finanzielle Verluste zu vermeiden.

Lesetipp: Weiterführende Informationen zum Thema der kostenlosen Firmenkreditkarte finden Sie in unserem Ratgeber.

In vielen Unternehmen wird eine personenbezogene Firmenkreditkarte genutzt, um geschäftliche Ausgaben zu bezahlen. Schicken Sie Mitarbeitende mit Ihrer persönlichen Firmenkreditkarte los, brauchen sie die PIN, den Online-Zugang sowie TANs zur Bestätigung einer Transaktion. Die Weitergabe dieser Daten ist weder erlaubt noch sicher. Im Zweifel ist unklar, welcher Mitarbeitende die Karte für welche Zahlungen genutzt hat. Um Transaktionen sauber nachzuvollziehen und Ihr Haftungsrisiko zu begrenzen, sind eigene Mitarbeiterkarten die beste und vor allem sicherste Möglichkeit.

Es gibt bessere Alternativen zur Ihrer eigenen Firmenkreditkarte, um Mitarbeitenden mehr finanzielle Freiheiten zu verschaffen und dabei gleichzeitig die volle Kostenkontrolle und den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten.

Eine gute Alternative zur Firmenkreditkarte sind Debitkarten für Ihr Geschäftskonto. Debitkarten funktionieren wie EC-Karten. Während bei Kreditkarten das Geld zu einem bestimmten Stichtag – meist am Monatsende – von Ihrem Geschäftskonto abgebucht wird, werden offene Forderungen auf der Debitkarte innerhalb weniger Tage abgebucht. Die Möglichkeit, einen Zahlungsaufschub oder Ratenzahlung zu vereinbaren, gibt es nicht. 

Debitkarten bekommen Sie bei allen Banken oder Finanzdienstleistern, die Geschäftskonten anbieten. Zum Beispiel auch bei Qonto! Machen Sie Schluss mit unübersichtlichen Barauslagen und gemeinsam genutzten Firmenkreditkarten. Statten Sie jeden Mitarbeitenden mit einer eigenen Firmenkarte aus und machen Sie Ihre Unternehmensausgaben sicher, effizient und leicht nachvollziehbar. Bei Qonto können Sie über Ihr Geschäftskonto die Firmenkarten für Ihr Team anfordern. 

Mit der Debitkarte behalten Sie jederzeit den aktuellen Überblick über Ihre Finanzen. Dank der Echtzeit-Benachrichtigung bleiben Sie als Kontoinhaber:in jederzeit auf dem aktuellen Stand, was die Ausgaben auf Ihrem Geschäftskonto betrifft. Sie können sämtliche Transaktionen Ihrer Mitarbeitenden am Rechner oder unterwegs in der Qonto App im Auge behalten.

Die Firmenkreditkarte hat den Nachteil, dass Sie die Höhe der Gesamtausgaben bis zum Monatsende schnell aus den Augen verlieren können. Insbesondere, wenn mehrere Firmenkreditkarten im Spiel sind. Im Vergleich dazu werden Beträge, die Sie oder Ihre Mitarbeitenden mit den Debitkarten bezahlen, innerhalb weniger Tage von Ihrem Online Geschäftskonto abgebucht. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Finanzen und es warten am Monatsende keine bösen Überraschungen auf Sie.  

Vergleichbar mit der Prepaid-Kreditkarte können Sie für die Qonto Debitkarten ebenfalls ein Limit festlegen. So können Sie ganz nach Bedarf die Ausgabenhöhe der Debitkarten für jeden einzelnen Mitarbeitenden individuell festlegen.

Ein weiterer Vorteil, der Ihnen das Geschäftsleben erheblich erleichtert, ist die einfache Belegerfassung per Smartphone. Jeder Mitarbeitende, den Sie mit einer eigenen Debitkarte für Ihr Geschäftskonto ausgestattet haben, kann so seine Zahlungsbelege jederzeit und direkt nach der Zahlung mit seinem Smartphone hochladen.

Zusätzlich können Sie individuelle Kategorien und Labels für Transaktionen erstellen. Belege können so beispielsweise gleich der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden. Zettelwirtschaft und zeitraubende Spesenabrechnungen gehören damit der Vergangenheit an. Die Belege sind sauber zuzuordnen und digital verfügbar. Unwahrscheinlich, dass so etwas verloren geht oder Sie bei einer Buchprüfung oder Ihrer Steuererklärung lange nach Belegen suchen müssen Hinzu kommt, dass Sie sich einen oftmals aufwendigen und zeitraubenden Rückerstattungsprozess ersparen. 

Ihre Mitarbeitende werden sich zum einen über Ihr Vertrauen freuen, wenn sie ihre eigenen Debitkarten erhalten und es Ihnen zum anderen danken, für geschäftliche Ausgaben nicht länger in Vorkasse gehen zu müssen. Gerade bei Mitarbeitenden, die viel in Ihrem Auftrag auf Geschäftsreise oder bei Kundenbesuchen sind, kommen schnell recht hohe Beträge zusammen.

Auf Wunsch können Sie die Umsätze auf Ihrem Online Geschäftskonto von Qonto auch mit zahlreichen gängigen Buchhaltungsprogrammen automatisch mit Ihrer Buchhaltung synchronisieren. Ihre Buchhaltung und Ihre Steuerberatung, der Sie einen eigenen Zugang einrichten können, werden es Ihnen danken!

Je nachdem, für welchen Plan Sie sich entscheiden, finden Sie bei Qonto das passende Angebot. Das Online Geschäftskonto ist intuitiv zu bedienen und lässt sich innerhalb weniger Minuten online und ohne viel Aufwand eröffnen. Bei dem Qonto Geschäftskonto sind je nach Abonnement eine, zwei oder fünf World Debit Mastercards kostenlos inbegriffen. Dabei sind die Qonto Cards flexibel und individuell einstellbar und lassen sich per App ganz einfach erstellen, konfigurieren und bei Bedarf mit einem Klick sperren.

Bei  Prepaid-Kreditkarten handelt es sich um Karten auf Guthabenbasis. Ihre Mitarbeitenden können nur soviel Geld ausgeben, wie Sie zuvor auf diese Firmenkreditkarten geladen haben. Damit sind Sie auf der sicheren Seite und haben jederzeit Ihre Ausgaben im Griff. 

Wer ausschließlich seine Reisebuchungen über eine Firmenkreditkarte abwickeln möchte, für den ist die sogenannte Reisestellenkarte eine gute Alternative. Reisestellenkarten sind nicht personalisiert und werden meist bei einem Reiseunternehmen hinterlegt, das die Reisebuchungen für Ihr Unternehmen durchführt. Größere Beträge für Flüge oder Bahnreisen werden direkt mit dieser Art von Geschäftskreditkarte bezahlt und am Ende des Abrechnungszeitraums vom Firmenkonto abgebucht.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen der Firmenkreditkarte, der Prepaid-Kreditkarte und der Debitkarte kurz zusammengefasst:

Das Angebot der Anbieter von Business-Kreditkarten ist groß. Darüber hinaus unterscheiden sie bei Firmenkreditkarten meist zwischen Business Cards und Corporate Cards. Bei den unterschiedlichen Konditionen ist es nicht einfach, sich für die passende Geschäftskreditkarte zu entscheiden. Ausschlaggebend für Ihre Entscheidung sollte sein, welche der Firmenkreditkarte am besten zu den Bedürfnissen Ihres Business passt. Gegebenenfalls statten Sie Ihre Mitarbeitenden mit ihren eigenen Firmenkreditkarten aus. Oder Sie entscheiden sich für Prepaid-Kreditkarten oder Debitkarten für Ihr Geschäftskonto. 

Wie Sie sich auch entscheiden: Achten Sie darauf, dass Sie jederzeit die volle Kostenkontrolle behalten. Zudem ist es ratsam, bei den Gebühren genau hinzuschauen. Vielleicht ist eine Firmenkreditkarte mit einem geringeren Leistungspaket ausreichend für Ihre Zwecke und Sie können sich Ausgaben für nicht notwendige Features sparen.