Spesen

Zu Spesen gehören sämtliche Reisekosten für Unternehmer:innen oder Mitarbeitende, die auf Geschäftsreisen anfallen. Schließlich fahren Sie nicht nur zu dem Arbeitseinsatz, sondern müssen sich dort auch selbst verpflegen oder sogar dort übernachten.

Demnach gehören neben Fahrtkosten und Verpflegungskosten auch Übernachtungskosten und Reisenebenkosten sowie Gebühren für den Parkplatz oder gebührenpflichtige Telefonate zu den Spesen. Allgemein spricht man bei Spesen auch von Auslöse oder Tagesgeld.

Während Selbstständige die Spesen bei der nächsten Steuererklärung geltend machen können, bekommen Arbeitnehmer:innen die Spesen steuerfrei von ihrer Arbeitgeberin oder ihrem Arbeitgeber zurück. Sollte das nicht der Fall sein, können die Kosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

Jedoch werden nicht alle Kosten ausnahmslos zurückgezahlt, denn Spesen sollen nur die tatsächlichen Mehrkosten abdecken. Aus diesem Grund wird in der Regel pro Arbeitstag ein Pauschalbetrag festgelegt, der sich entsprechend erhöht, wenn die Dienstreise mit Übernachtung ist oder sich über mehrere Tage erstreckt.

Spesen können entweder individuell anhand von Belegen und Quittungen erstattet werden oder mit der sogenannten Spesenpauschale. Letzteres mindert den Aufwand in der Buchhaltung enorm und sorgt für eine leichte Spesenverwaltung.

Auch Arbeitnehmer:innen selbst haben wesentlich weniger Arbeit, wenn Sie keine Spesenrechnungen erstellen müssen. Sowohl in Deutschland als auch im Ausland werden die Spesen je nach Aufenthaltsdauer vergütet.

Man spricht von einer kleinen Spesenpauschale, wenn es sich um eine Abwesenheit im Rahmen der beruflichen Tätigkeit zwischen 8 und 24 Stunden handelt. Hierbei wird eine Pauschale von 15 € pro An- und Abreisetag gezahlt.

Die große Spesenpauschale wird gezahlt, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer mehr als 24 Stunden auf Dienstreise sind. Hier wird eine Pauschale von 30 € vergütet. Reine Übernachtungskosten werden mit 20 € pro Nacht erstattet.

Im Jahr 2024 liegt die Spesenpauschale 15 € zwischen 8 und 24 Stunden sowie pro An- und Abreisetag und 30 €, wenn die Abwesenheit 24 Stunden überschreitet. Tätigen Sie eine Dienstreise ins Ausland, gelten andere Spesenpauschalen, wobei es auf das jeweilige Land ankommt.

So liegen beispielsweise in Österreich die Pauschalbeträge bei 33 € für mehr als 8 Stunden und bei 50 € ab 24 Stunden. In der Schweiz sind es hingegen 43 € beziehungsweise bei längeren Dienstreisen 64 € ab 24 Stunden. In Norwegen liegen die Sätze bei 50 € und 75 €.

Wer keine Pauschale erstattet bekommt und seine Ausgaben auf Dienstreisen zurückhaben möchte, muss eine korrekte Spesenabrechnung einreichen. Das gilt nicht nur zur Vorlage bei Arbeitgeber:innen, sondern ebenfalls bei der nächsten Steuererklärung.

Auch kann eine wissentlich überhöhte oder falsche Spesenabrechnung zur Abmahnung oder im schlimmsten Fall zu einer fristlosen Kündigung führen. Daher ist es immer wichtig, die Kosten genau und detailliert aufzuführen.

Des Weiteren müssen Arbeitnehmer:innen das „kostengünstigere“ Angebot der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers annehmen. Wenn beispielsweise eine Firmenwohnung für den Aufenthalt zur Verfügung steht, die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer aber lieber in ein Hotel ziehen möchte, müssen sie oder er für die Kosten selbst aufkommen. Ähnliches gilt für Firmenkantinen, die bevorzugt genutzt werden müssen.

Wird mit einem Firmenwagen angereist, können keine Kosten geltend gemacht werden. Fährt die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer aber lieber mit dem Zug anstatt mit dem Firmenwagen, müssen auch diese Kosten selbst getragen werden.

Unternehmen stellen ihren Arbeitnehmer:innen in der Regel Formulare für die Spesenabrechnung zur Verfügung. Dort müssen alle Beträge detaillier aufgeführt und zusammengerechnet werden. Die angegebenen Kosten müssen zudem mit Quittungen oder Rechnungen belegt werden.

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Spesen werden nur für einen befristeten Zeitraum gezahlt. Wer mehr als drei Monate auf Dienstreise an dem gleichen Ort bleibt, hat keinen Anspruch mehr darauf, Spesen erstattet zu bekommen. Das gilt auch, wenn sich die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer nur kurz wieder an dem eigentlichen Arbeitsort aufhält und dann wieder zurückreist. Erst nach vier Wochen dürfen Spesen wieder erstattet werden.

Ebenfalls kann es zu einer Spesenkürzung kommen, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer beispielsweise die Verpflegung nicht selbst bezahlt, sondern eingeladen wird. Auch dabei kann der Betrag gekürzt werden.

Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer, der sich auf Dienstreise befindet und mehr als acht Stunden dem Arbeitsplatz fernbleibt, hat Anspruch auf eine Erstattung der Spesen. Übernimmt dies nicht die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber, können die Kosten bei der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Arbeitgeber:innen sind nicht gesetzlich dazu verpflichtet, Spesen zu erstatten. Meist wird bereits in dem Arbeitsvertrag eine entsprechende Klausel in puncto Spesen festgehalten.

Zwischen 8 und 24 Stunden liegt die Spesenpauschale bei 15 €. Nach 24 Stunden werden 30 € pauschal erstattet. Dieser Betrag gilt aber nur innerhalb Deutschlands. Bei Reisen ins Ausland gelten andere Pauschalbeträge für die Geschäftsreise.

Freiberufler:innen und Selbstständige können Spesen bei der jährlichen Steuererklärung geltend machen.

Arbeitnehmer:innen erhalten die Kosten, die während einer Geschäftsreise aufkamen, in der Regel steuerfrei von ihren Arbeitgeber:innen zurück. Dies geschieht entweder über den Pauschalsatz pro Tag oder durch eine Spesenabrechnung inklusive aller Quittungen und Rechnungen.

Nein, Arbeitgeber:innen sind nicht gesetzlich dazu verpflichtet, Spesen zu bezahlen. Oft werden die jeweiligen Klauseln zur Übernahme der Spesen bereits im Arbeitsvertrag festgesetzt. Zahlt die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber keine Spesen, können Arbeitnehmer:innen diese jedoch in der Steuererklärung geltend machen.

Spesen sind generell kein Lohnbestandteil, sondern eine steuerfreie Überweisung der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers oder werden als Pauschalbetrag den Werbungskosten zugeordnet und über das Finanzamt erstattet. Bereits erstattete Spesen durch Arbeitgeber:innen können nicht mehr als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Für Arbeitgeber:innen gilt ein jährlicher Freibetrag von 1.000 €, den Sie bei der jährlichen Steuererklärung angeben können. Zahlen Sie Ihren Arbeitnehmer:innen die Spesen aus, wird die Vergütung steuerfrei mit dem Nettolohn überwiesen.

Eine Spesenabrechnung können sowohl Selbstständige an das Finanzamt als auch Arbeitnehmer:innen bei ihren Arbeitgeber:innen einreichen. Oberstes Gebot ist es allerdings, dass die Spesenabrechnung korrekt vorliegt, sonst werden die Kosten nicht erstattet.

Arbeitgeber:innen stellen ihren Mitarbeitenden in der Regel entsprechende Formulare zur Verfügung oder nutzen dafür eine Excel-Tabelle, um alle Kostenpunkte einzupflegen. Sie müssen alles ordnungsgemäß ausfüllen, unterschreiben und alle Belege und Quittungen für eine vollständige Spesenabrechnung bereitstellen. Digitales Belegmanagement mit der zentralen Archivierung und Beglaubigung der Belege hilft dabei, dass dabei nichts verloren geht.

Sind Sie selbstständig oder Ihre Arbeitgeberin oder Ihr Arbeitgeber erstattet Ihnen die Spesen nicht, können Sie die Kosten Ihrer Dienstreisen auch in der nächsten Steuererklärung geltend machen. Der sogenannte Verpflegungsaufwand muss in der Steuererklärung als Werbungskosten angegeben werden. Dazu füllen Sie einfach die Anlage N ab Zeile 61 aus.