Fahrtkostenerstattung für Arbeitgeber: Leitfaden 2025

Verursachen Dienstreisen dem Arbeitnehmer Fahrtkosten, so werden diese vom Arbeitgeber erstattet. In diesem Fall haben Vorgesetzte in Bezug auf die Fahrtkostenerstattung allgemein keine Wahl, denn laut BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), § 670 gilt, dass das Unternehmen die Kosten für Fahrten seiner Mitarbeiter auf Dienstreisen übernimmt. 

Bei anderen Fahrten muss differenziert werden. Wenn der Arbeitgeber nicht dafür aufkommt, lassen sie sich häufig in Form von Pauschalen von den Steuern absetzen. Gleiches gilt übrigens für andere anfallende Spesen und Reisekosten wie Übernachtungskosten (siehe Hotelrechnung), Verpflegungsmehraufwand oder auch tatsächliche Kosten für die Bewirtung im Rahmen von Geschäftsessen, wie etwa einem Business Lunch.

Das Unternehmen ist nicht dazu verpflichtet, die Fahrtkosten von der Wohnung des Mitarbeiters bis zur Arbeitsstätte zu bezahlen. Trotzdem zahlt mancher Unternehmer diese, was dann eine freiwillige Leistung darstellt. Manche erhalten auch Geld fürs Benzin oder einen Tankgutschein, oder das Unternehmen gibt weitere Zuschüsse für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln.

Deshalb kann der Arbeitnehmer auch nicht erwarten, dass die gesamten Fahrtkosten erstattet werden. Selbst eine nur teilweise Fahrtkostenerstattung bringt dem Arbeitnehmer insgesamt einen Zugewinn, denn die Fahrtkosten können die Arbeitnehmer bei der Steuer als Werbungskosten geltend machen.

Die Fahrtkostenerstattung wird auch oft als Anreiz bei Vertragsverhandlungen eingesetzt, vor allem wenn die Fahrten zur Arbeit für den Arbeitnehmer vergleichsweise weit sind, was entsprechende Benzinkosten für diesen verursacht.

Zwar gilt es den Betrag der Fahrtkostenerstattung zu versteuern, aber es fallen dabei keine Sozialabgaben an. Daher hat der Arbeitnehmer monatlich mehr Geld auf seinem Konto. Das ist für den Arbeitnehmer günstiger, als die Fahrten später bei der Steuer anzugeben. Denn so bekommen die Arbeitnehmer sofort eine monatliche, finanzielle Erleichterung und nicht erst bei der Steuererklärung.

Es ist heute gar nicht mehr so unüblich, dass der Unternehmer eigenhändig Tankkarten als Kostenerstattung für die Fahrten zum Arbeitsplatz verteilt. Beim Betanken des Mitarbeiter-PKWs werden dann die Benzinkosten direkt vom Betriebskonto abgebucht. Wird das nicht über Tankkarten gelöst, sind die Rechnungen und Quittungen der Tankstellen aufzubewahren: Zur Fahrtkostenerstattung durch den Unternehmer muss oft erst ein Formular ausgefüllt werden, in dem diese Ausgaben zu belegen sind (notfalls mit einem Eigenbeleg). Dann sollte auch hier der Fahrtkostenübernahme nichts mehr im Wege stehen.

Falls der Arbeitgeber Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln erstattet, ist es nicht wichtig, wie viele km zwischen Wohnung und Arbeitsplatz liegen, denn in der Regel muss dem Unternehmer nur die Monatskarte für die Erstattung vorgelegt werden. Diese Tickets sind in voller Höhe zu versteuern. Das Unternehmen kann deren Erstattung jedoch seinerseits beim Finanzamt als Betriebsausgaben angeben.

Allgemein entsteht jedem, ob Arbeitnehmer oder Selbstständiger, ein gewisser Aufwand, um täglich zu seinem Arbeitsplatz zu gelangen. Für die Fahrten zur Arbeit oder auf Dienstreisen entstehen Fahrtkosten. Das kann mit dem eigenen Auto, Dienstwagen, Motorrad oder Rad sein, aber auch mit einem öffentlichen Verkehrsmittel. Für diese entstandenen Kosten kann beim zuständigen Finanzamt eine Fahrtkostenpauschale geltend gemacht werden.

• Für den täglichen Weg zur Arbeit wird nur eine Fahrtstrecke anerkannt, und zwar die kürzeste Strecke, die sinnvoll und möglich ist. Eine Ausnahme von dieser Regelung könnte beispielsweise eine Straßensperrung wegen einer Baustelle sein. Sonderregelungen gelten ebenfalls bei einer Einsatzwechseltätigkeit.
• Die Fahrtkostenberechnung ergibt sich aus § 9 des Einkommensteuergesetzes, in dem die Werbungskosten (dazu kann auch der Verpflegungsmehraufwand gehören) geregelt werden. Denn die Fahrtkosten zählen zu den Werbungskosten. Dabei ist es der Finanzbehörde gleichgültig, mit welchem Fahrzeug der Arbeitnehmer zur Arbeit kommt. Deshalb können auch Fußgänger dafür pro km 30 Cent ansetzen.
• Wer fünf Tage in der Woche arbeitet, kann im Jahr 220 bis 230 Fahrten steuerlich absetzen. Bei einer Sechs-Tage-Woche sind es 260 - 280 Wege.
• Wer dabei nicht selbst fährt, kann laut Einkommenssteuergesetz einen Pauschalbetrag im Wert von bis zu 4500 Euro geltend machen.

Wenn die Arbeitsstelle in größerer Entfernung zum eigentlichen Haushalt liegt, entscheiden sich auch manche Beschäftigte dazu, sich einen Zweitwohnsitz zuzulegen. Diese unterhalten dann beispielsweise zwei Wohnungen und kehren nur am Wochenende zu ihrer Familie am Erstwohnsitz zurück. Während der Woche leben sie in der Zweitwohnung, die näher beim Arbeitsplatz liegt. Auch in diesem Fall ist die Fahrtkostenpauschale für Beschäftigte anzusetzen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Fahrtkosten zu berechnen und bei der Steuer geltend zu machen.

Bei dieser Fahrtkostenermittlung kann für jeden Arbeitstag die halbe Wegstrecke angesetzt werden und die Kilometer mit 0,30 Euro multipliziert werden. Dabei werden Kosten bis 4.500 Euro jährlich anerkannt. Sind die Aufwendungen höher, muss das dem Finanzamt in Form von Belegen wie Tankquittungen und Fahrscheinen nachgewiesen werden.

Übrigens: Zwischen Belegen und unterschiedlichen Pauschalen unterlaufen auch dem Finanzamt bisweilen Fehler: Laut dem Bund der Steuerzahler ist jeder fünfte Bescheid fehlerhaft. Daher sollten Sie nicht zögern, Einspruch einzulegen, wenn Sie Fehler in Ihrem Steuerbescheid feststellen sollten.

Je nachdem wie viele Kilometer der Weg zur Arbeitsstätte beträgt, kann ein Betrag von 30 Cent pro Kilometer angesetzt werden. Dabei bleibt die Wahl des Verkehrsmittels jedem selbst überlassen. Eine wichtige Änderung trat am 23. Mai 2022 in Kraft: Ab dem 21. Kilometer wurde die Pendlerpauschale rückwirkend zum 1. Januar 2022 auf 38 Cent pro Kilometer erhöht, eine Regelung, die bis einschließlich 2026 Bestand hat.

Statt einer Pauschale können auch die wirklich entstandenen Kosten für die Fahrten ermittelt werden, was allerdings etwas umständlicher ist. Diese Methode lohnt sich vor allem für diejenigen, die viel geschäftlich unterwegs sind und beispielsweise ein neues Auto haben, das noch abzuschreiben ist.

Für die tatsächlichen Kosten sind alle Aufwendungen für das Auto pro Jahr zu ermitteln, wie die Kraftfahrzeugkosten. Dazu kommen dann noch die Kosten für die Kfz-Steuer, Kasko- und Haftpflichtversicherung, Reparaturen, Garagen- und Pflegekosten, eventuell Zinsen und natürlich die Kosten fürs Benzin. Zu beachten ist, dass Knöllchen (Strafzettel) und Parkgebühren nicht dazu gerechnet werden dürfen.

Dabei ist auch die Abschreibung zu berücksichtigen, denn wenn es sich um einen Neuwagen handelt, darf dieser sechs Jahre abgeschrieben werden. Handelt es sich um ein geleastes Auto, kommen statt der Abschreibung die Leasingkosten infrage.

Dann kann der Kilometersatz (Fahrtkosten pro gefahrenem Kilometer) mit der Jahreskilometerzahl multipliziert werden. Wer selbstständig ist, hat die Strecken hin und zurück noch in ein Fahrtenbuch einzutragen, was sehr wichtig ist.