Ab dem Anreisetag Reisekosten richtig abrechnen

In vielen Berufen oder Branchen ist eine Dienstreise ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Die Kosten dafür – die sogenannten Reisekosten – erstatten in der Regel die Arbeitgeber. Ansonsten haben Arbeitnehmer alternativ die Möglichkeit, sie im Rahmen des Reisekostenrechts später als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend zu machen. In jedem Fall ist es wichtig, die Reisekosten ab dem ersten Tag richtig zu belegen (mit Original- und in Ausnahmefällen mit Eigenbelegen) und abzurechnen. Hierbei sind einige Punkte zu beachten.

• Dienstreisen liegen immer dann vor, wenn Arbeitnehmer vorübergehend abseits ihres Arbeits- oder Wohnortes eingesetzt werden. Das Reiseziel darf hierbei nicht innerhalb der Stadtgrenze des eigenen Wohnorts oder der ersten Tätigkeitsstätte liegen.
• Dieser Einsatzort darf somit nicht in unmittelbarer Nähe liegen, da ansonsten nur ein Dienstgang und keine Auswärtstätigkeit vorliegt.
• Die Fahrt darf außerdem nicht zur gewöhnlichen Arbeit gehören. Beispiel: Dass ein LKW-Fahrer mitunter länger unterwegs ist, gehört zu seinem Beruf und zählt als Arbeitszeit.
• Dazu wird der vorübergehende Charakter nur für eine Dauer von bis zu drei Monaten angenommen. Übersteigt die Abwesenheit drei Monate, gilt sie nicht mehr als Reise, sondern als neue Tätigkeitsstätte.
• Wechselt jemand während einer längeren Abwesenheit jedoch mehrmals den Einsatzort, bleibt auch eine Zeit von über drei Monaten eine Dienstreise.
• Eine Ausnahme ohne zeitliche Beschränkung gilt weiter bei untergeordneten Arbeitsstätten – beispielsweise ein Wechsel vom Schreibtisch im Unternehmen auf eine Baustelle.

Liegt eine Dienstreise vor, besteht Anspruch auf Erstattung folgender Kosten, die im Rahmen der Tätigkeit außerhalb der gewöhnlichen Arbeitsstätte rund um die Uhr anfallen können:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten für Hotel oder Pension
• der tägliche Verpflegungsmehraufwand sowie
• Nebenkosten

Eine Abrechnung der Ausgaben für die Übernachtung im Hotel, Hin- oder Rückreise mit Flugzeug oder Zug sowie bei Fahrten mit einem Mietwagen erfolgt immer in tatsächlicher Höhe anhand der jeweiligen Belege.

Bei Hotelkosten, die neben der Übernachtung gleich das Frühstück beinhalten, zählt dieses Frühstück zum Verpflegungsmehraufwand. Lässt sich der Kostenanteil nicht konkret beziffern und abgrenzen, erfolgt später bei der Verpflegungspauschale ein prozentualer Abzug.

Verwendet der Arbeitnehmer für die Dienstreise seinen Privatwagen (und keinen Firmenwagen), kann er im Zuge des Kilometergelds die pauschale Abgeltung sämtlicher damit verbundener Unkosten geltend machen. Zunächst kann er die Kilometerpauschale von 30 Cent nutzen. Dies bedeutet weniger Aufwand als die Führung eines Fahrtenbuchs, das für die zwei weiteren Abrechnungsoptionen ansonsten zwingend erforderlich ist:

• Abrechnung in tatsächlicher Höhe mit Einzelnachweis aller beruflichen Fahrten oder
• durch einen fahrzeugindividuellen Kilometersatz, der mittels eines Fahrtenbuchs über mindestens zwölf Monate ermittelt wird.

Auf einer Reise entfällt zwar die eigene Versorgung zu Hause und damit auch die dafür notwendigen Ausgaben, mit einem identischen Betrag kommt auf Reisen zum Beispiel in Restaurants aber niemand aus. Es entsteht ein Verpflegungsmehraufwand, der zur einfacheren Abrechnung individuell mit einer Verpflegungspauschale abgegolten wird.

Diese richtet sich nach:

• der Abwesenheit in Stunden pro Tag und
• dem Ort der Dienstreise – Inland oder Ausland.

Deutschlandweit gilt eine einheitliche Pauschale. Beim Reisen ins Ausland gelten andere Regelungen: Arbeitnehmer erhalten für praktisch jedes Land, in dem sie tätig sind, einen anderen, jeweils dem Lebensstandard angepassten Pauschalbetrag in Euro, der außerdem oftmals noch Anpassungen für einzelne Regionen oder Städte enthält.

Die Dauer der Abwesenheit in Stunden pro Tag entscheidet, ob überhaupt ein Mehraufwand für die Verpflegung zustande kommt. Bei Zeiten von acht Stunden oder weniger ergibt sich in puncto Verpflegung kein wesentlicher Unterschied zu einem normalen Arbeitstag. Erst wenn die Zahl der Stunden pro Tag steigt, entsteht ein Anspruch auf verschiedene Pauschalen:

• Ab acht und bis zu 24 Stunden gilt generell eine Pauschale von 14 Euro, auch wenn dazwischen eine Nacht liegt.
• Für ganze Tage oder volle 24 Stunden verdoppelt sich der Betrag auf 28 Euro.

Eine Übernachtung schafft in einigen Fällen überhaupt erst eine Berechtigung für die Verpflegungspauschale. Selbst wenn die Reisezeit für An- und Abreisetag zusammengenommen keine acht Stunden erreicht, entsteht allein durch die Nacht ein ausreichender Zeitraum.

Am Anreisetag spielt es auf Inlandsreisen keine Rolle, wie lange Arbeitnehmer abwesend oder unterwegs sind. Für den Tag gibt es eine Verpflegungspauschale von 14 Euro, beispielsweise für das Abendessen. Am Abreisetag erhält jeder einen Ausgleich für den Verpflegungsmehraufwand, selbst wenn direkt nach dem Frühstück die Rückreise beginnt und die Menschen schon mittags wieder zu Hause beziehungsweise im Unternehmen sind. Auf Auslandsreisen wird für beide Tage dagegen eine 80-prozentige Pauschale erstattet.

Am zweiten Tag und allen weiteren Tagen gilt, sofern mehrere Übernachtungen stattfinden und es sich um Zwischentage handelt, die Pauschale von 28 Euro.

Ein Hotel mit Frühstücksbuffet berechnet immer einen Pauschalpreis für alle Leistungen. Es gibt selten genaue Informationen, wie viel das Zimmer oder die morgendliche Mahlzeit einzeln kosten. Für die Abrechnung bleiben die Übernachtungskosten trotzdem unberührt. Dafür muss aber ein Ausgleich bei den Verpflegungskosten erfolgen.

Dieser Ausgleich findet in Form eines 20-prozentigen Abschlags auf die Pauschale für einen ganzen Tag in Höhe von 28 Euro statt. Sie sinkt daher dann auf 22,40 Euro. Bei einer Reise ins Ausland besteht analog die gleiche Regelung.

Wer direkt mit dem Arbeitgeber abrechnet, bekommt alle Reisekosten auf den Euro genau wie hier beschrieben erstattet. In Form von Werbungskosten mindern die Ausgaben nur das zu versteuernde Einkommen. Damit ist aber nicht gewährleistet, dass die zu zahlenden Steuern um den gleichen Betrag sinken – das dürfte sogar eher selten der Fall sein.