Pauschalen für Verpflegung – die Dreimonatsfrist

Die Dreimonatsfrist bezieht sich auf die Verpflegungspauschalen. Weitere Kosten für:

• Flüge oder Bahnfahrten

• Hotel

• Autoanmietung

• Reisenebenkosten (Gepäckversicherung usw.)

gehören zwar auch zu den Reisekosten, werden aber anders behandelt. Mit den entsprechenden Belegen (Original- oder in Ausnahmefällen auch Eigenbelege) lassen auch sie sich von den Steuern absetzen. Die Dreimonatsfrist wird jedoch nur noch zur Berechnung der Pauschalen für die Verpflegung der ersten drei Monate herangezogen.

Eine sogenannte Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer längere Zeit entfernt von seiner Wohnung oder der sogenannten ersten Arbeitsstätte eingesetzt wird. Letztere definiert sich nach dem aktuellen Reisekostenrecht als der Ort, den der Arbeitgeber als Hauptstätte der täglichen Arbeit definiert hat. Ist dies vertraglich oder per Weisung nicht klar ersichtlich, zum Beispiel aufgrund von Tätigkeit in mehreren Filialen, gilt der Ort als erste Tätigkeitsstätte, der der Wohnung des Angestellten oder Arbeiters am nächsten liegt.

Dass eine entfernte Tätigkeit über drei Monate und mehr ausgeübt wird, reicht nicht aus, um den Ort zu einer “ersten Arbeitsstätte” zu machen. Insofern greift hier die Dreimonatsfrist. Sie ist im Übrigen laut BGH nicht anwendbar auf Fahrtätigkeiten (Lkw-Fahrer:innen) und Seereisen, da die Fahrzeuge nicht als entsprechende Tätigkeitsstätte angesehen werden. Hier Tätige können ihre Pauschalen durchgehend geltend machen.

Die Dreimonatsfrist beginnt neu, wenn es eine Unterbrechung der Auswärtstätigkeit gibt. Dazu zählen:

• Mindestens vier Wochen Abwesenheit, wobei die Gründe (Urlaub, Krankheit, Fortbildung usw.) unerheblich sind

• Ein Einsatz von maximal zwei Tagen pro Woche an diesem Arbeitsplatz

Nach Unterbrechung der drei Monate beginnt die Berechnung der Pauschalen bei beruflichen Auswärtstätigkeiten von vorn.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Pauschalen steuerfrei abzurechnen – wie zum Beispiel auch Fahrtkosten bzw. Kilometergeld, wenn kein Dienstwagen gestellt wird (siehe Fahrtenbuch). Zum einen kann der Arbeitgeber die Kosten erstatten. Alternativ lassen sie sich bei Steuerabrechnung als Werbungskosten beziehungsweise im Rahmen einer zweiten Haushaltsführung absetzen. Auch bei der doppelten Haushaltsführung gelten Unterbrechungen, was dazu führt, dass die Berechnung der Pauschalen immer wieder neu beginnen kann:

- Bei einer vierwöchigen Abwesenheit (Ursache ist unerheblich)

- Bei einem Umzug am auswärtigen Einsatzort

Der aktuelle Satz für auswärtige Tätigkeiten im Inland ist folgendermaßen festgelegt:

• Ein einmaliger auswärtiger Einsatz von mehr als acht Stunden kommt auf 15 Euro.

• Anreisetag und Abreisetag werden mit jeweils 15 Euro verrechnet.

• Für ganztägige Einsätze (keine An-/Abreisetage) von 24 Stunden werden 30 Euro berechnet.

Die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand wird jedoch um bestimmte Summen gekürzt, wenn beispielsweise im Übernachtungspreis ein Frühstück oder Abendessen enthalten ist und nicht separat ausgewiesen werden kann. Sie wird auch gekürzt, wenn das jeweilige Essen mit dem Beruf zusammenhängt, es sich also beispielsweise um ein Geschäftsessen handelt:

• Frühstück 6,00 Euro

• Mittag- oder Abendessen 12,00 Euro

Kommt von vornherein keine pauschale Berechnung infrage, wird der sogenannte amtliche Sachbezugswert verrechnet. Ab 1. Januar 2024 gelten hier folgende Beträge:

• Frühstück 2,17 Euro

• Mittag- oder Abendessen 4,13 Euro

Bei Auslandsreisen werden länderrelevante Abrechnungspauschalen in Anwendung gebracht.

Wer beruflich eine Auswärtstätigkeit ausübt, muss bedenken, dass in Bezug auf die Reisekosten, speziell die Verpflegung, die Dreimonatsfrist ab dem ersten Tag gültig ist. Das heißt: Es kann eine Pauschale abgerechnet werden, aber nur für die ersten drei Monate. Wer ununterbrochen länger tätig ist, bekommt nach den drei Monaten kein Geld beziehungsweise keine Steuervergünstigung mehr. Eine Ausnahme ist die Unterbrechung der Arbeit an dieser Tätigkeitsstätte, wobei eine mindestens vierwöchige Abwesenheit aus Urlaubs-, Krankheits- oder anderen Gründen ausreicht.

Auch ist es alternativ möglich, pro Woche nur maximal zwei Tage an dieser Stätte tätig zu sein. Der ab dem ersten Tag anrechenbare Satz wird um eventuelle Mahlzeiten gekürzt, auch wenn diese von Arbeitgeberseite aus angeordnet sind.