Fahrtenbuch richtig führen: Privatfahrten zusammenfassen

Dienstfahrten, Verpflegung für Ganz- oder Halbtage auf Dienstreise, Dreimonatsfrist: Beim Thema Reisekosten, ihrer Erstattung und Versteuerung kommen viele Fragen auf. Nach welchem Prinzip wird ein Fahrtenbuch geführt und wie werden private Fahrten darin vermerkt?

Jede Fahrt mit einem Firmenwagen sollten Sie korrekt im Fahrtenbuch eintragen, andernfalls kann es zu Schwierigkeiten mit dem Finanzamt kommen. Darum entscheiden sich viele Arbeitnehmer:innen für die 1-Prozent-Regelung. Wenn Sie nur wenig privat fahren, bietet das Führen eines Fahrtenbuchs jedoch einen Steuervorteil.

Jede Angabe zu Ihren Fahrten muss genau sein, sonst erkennt das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht an. Nur wenn Sie alle Details richtig und lückenlos angeben, lassen sich die Privatfahrten problemlos absetzen.

Übrigens: Auch bei dienstlichen Fahrten mit dem privaten Pkw können Fahrtenbücher nützlich sein, um beispielsweise nachzuweisen, dass die angefallenen Aufwendungen den amtlichen Kilometergeldsatz übersteigen.

Grundsätzlich werden die Angaben im Fahrtenbuch gesondert und fortlaufend geführt. Gesondert bezieht sich auf die Trennung zwischen betrieblichen und privaten Fahrten. Fortlaufend heißt, dass Sie die Aufzeichnungen immer direkt zu Beginn oder nach einer Fahrt vornehmen und nicht nur sporadisch.

Bei den detaillierten Aufzeichnungen steht die inhaltliche Richtigkeit im Vordergrund, die das Finanzamt anhand der Belege nachvollzieht.

Für die steuerliche Behandlung sind die verschiedenen Strecken gesondert aufzuführen:

• betriebliche Fahrten

• Fahrstrecke zwischen Wohn- und Betriebsort

• private Strecken

• Touren zu Kunden oder anderen dienstlichen Adressen (mit Name),

• Fahrstrecken durch doppelte Haushaltsführung

Bei den Angaben für Ihre betrieblichen Fahrstrecken sollten Sie auf alle Details achten, um die Mindestanforderungen zu erfüllen. Dazu gehören vor allem folgende Daten:

• Datum der Fahrt

• Kilometerstand zu Beginn

• Reiseziel bzw. Ort

• Zweck

• besuchter Gesprächspartner

• Kilometerstand am Ende der Fahrt

Für Fahrten vom Wohnort zur Arbeitsstätte reicht ein kurzer Vermerk aus. Wenn Sie privat fahren, kennzeichnen Sie diese Tour einfach als privat und geben die gefahrenen Kilometer an.

Zur einwandfreien Nachvollziehbarkeit ist es wichtig, ungenaue Eintragungen, Fehler und Unachtsamkeiten zu vermeiden. Anhand der Tankbelege prüft die Finanzbehörde, ob die einzelnen Dienst- oder Privatkilometer stimmen können. Wenn Sie laut Vermerk einen bestimmten Ort besucht haben und die Tankquittung aus einer anderen Stadt stammt, erkennt die Prüferin oder der Prüfer das komplette Fahrtenbuch nicht mehr an.

Ein anderes Beispiel für typische Fehler sind Tankbelege mit einem Datum, an dem Sie laut Aufzeichnung nicht gefahren sind. Wenn Sie nur zur Tankstelle fahren, müssen Sie diese Strecke also auch eintragen.

In einem bestimmten Fall ist es möglich, private Fahrten zusammenzufassen, nämlich wenn diese direkt aufeinanderfolgen. Hier brauchen Sie keine einzelnen Strecken einzutragen, sondern Sie können die Routen am Ende zusammen erfassen. Wenn zwischen den privaten Fahrten jedoch Dienstfahrten stattfinden, ist eine Trennung erforderlich.

Bei einem Umweg von der Arbeit zur Privatwohnung ist eine präzise Trennung vorgeschrieben. Wenn Sie beispielsweise zum Einkaufen fahren, gelten die Fahrt von der Firma zum Geschäft und auch die Strecke vom Geschäft zur Wohnung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers als Privatfahrten.

Laut Steuergesetz müssen Sie für jede Fahrtstrecke einen separaten Eintrag erstellen. Allerdings lassen sich mehrere Streckenabschnitte zu einer einheitlichen Reise verbinden, wenn es sich um eine einheitliche Fahrt handelt. Besuche von mehreren Kund:innen nacheinander müssen Sie also in zeitlicher Reihenfolge aufführen und so zusammenfassen. So führen Sie die Teilabschnitte zu einer Gesamteintragung zusammen.

Um das Fahrtenbuch für den Firmenwagen zu prüfen, finden regelmäßige Stichproben statt. Hier kommen die eingereichten Belege zum Einsatz, um die Eintragungen zu vergleichen. Folgende Belege können als Ergänzung der Fahrtenbücher wichtig sein:

• Tankquittungen

• Spesenabrechnungen

• Werkstattbelege

• Termineintragungen

Auf jedem Beleg sind Datum und Uhrzeit eingetragen, darum lassen sich die Stichproben relativ einfach führen. Sollte eine Quittung fehlen, können Sie in bestimmten Situationen stattdessen einen Eigenbeleg erstellen. Wenn Sie weitere private Dokumente einreichen, lassen sich auch Urlaubsfahrten nachvollziehen.