Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine: Das müssen Sie wissen

Als Unternehmer:in müssen Sie die Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Geschäftsunterlagen wie Buchungsbelege, Kontoauszüge, Geschäftsbriefe oder Lieferscheine immer im Auge behalten. Grundsätzlich regeln das Steuerrecht und das Handelsrecht die Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen. 

Um die entsprechenden Unterlagen auf Verlangen jederzeit vorzeigen zu können und gemäß der Aufbewahrungsfristen fristgerecht zu entsorgen, ist ein guter Überblick Gold wert. Für die verschiedenen Arten von Dokumenten, beispielsweise für den Lieferschein, gelten zum Teil unterschiedliche Aufbewahrungsfristen und es gibt Besonderheiten zu beachten.

Beim Lieferschein oder auch dem sogenannten Warenbegleitpapier handelt es sich um ein Standarddokument beim Versand von Waren. Der Lieferschein befindet sich im Paket und enthält folgende Angaben:

Grundsätzlich sind Unternehmen nicht verpflichtet, einer Sendung einen Lieferschein beizufügen. Dennoch ist es in Deutschland gängige Praxis, um ein Paket oder eine Lieferung sofort zuordnen zu können. Erhalten Sie ein Paket, sollten Sie zunächst die Vollständigkeit der Ware anhand des Lieferscheins feststellen. Fehlt ein Artikel oder wurde falsch geliefert, können Sie so die Fehllieferung schnellstmöglich reklamieren.

Im Bereich des Steuerrechts regelt die Abgabenordnung (AO) die Aufbewahrungspflichten für Lieferscheine. Im Handelsrecht richten sich Kaufleute bei den Aufbewahrungsfristennach den Bestimmungen gemäß § 257 des Handelsgesetzbuch (HGB). Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften stimmen zum großen Teil überein. Dennoch gibt es zwei unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine.

Die Regelungen bezüglich der Aufbewahrungsfristen von Lieferscheinen gelten erst seit 2017. Zuvor galten Lieferscheine generell als Geschäftsbriefe und mussten daher mindestens sechs Jahre verwahrt werden. Bevor Sie alte Lieferscheine entsorgen, bedenken Sie, dass für 2016 und früher ausgestellte Warenbegleitpapiere noch die alten Aufbewahrungsfristen gelten.

Obwohl Lieferscheine grundsätzlich in etwa die gleichen Informationen enthalten, ist Lieferschein nicht gleich Lieferschein. Für Unternehmen gelten Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine nur, wenn diese

Normalerweise gilt die Rechnung als Buchungsbeleg für Einnahmen oder Ausgaben und muss gemäß den Vorgaben aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung zehn Jahre aufbewahrt werden. Sobald in der Rechnung darauf verwiesen wird, dass im Lieferschein wichtige Daten, wie das Lieferdatum notiert sind, gilt der Lieferschein als Buchungsbeleg und damit ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Entspricht der Lieferschein einem Geschäftsbrief, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Unter der Voraussetzung, dass der Lieferschein weder einem Buchungsbeleg noch einem Geschäftsbrief entspricht, können Sie ihn ohne eine Aufbewahrungspflicht entsorgen, sobald Sie den Wareneingang auf seine Richtigkeit überprüft haben.

Unternehmen, die verpflichtet sind, eine Bilanz zu erstellen, sollten grundsätzlich alle Lieferscheine unabhängig von der Aufbewahrungspflicht aufbewahren. Sie unterliegen der Soll-Versteuerung, das heißt, dass sie bereits Steuern zahlen müssen, noch bevor Kund:innen für eine Lieferung oder Leistung bezahlt haben. Der Lieferschein muss in diesem Fall in der Buchhaltung sauber dokumentiert werden.

Wer ein Handelsgewerbe betreibt, gilt gemäß § 1 HGB als Kauffrau oder Kaufmann und ist damit nach § 257 HGB verpflichtet, die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine, Belege sowie für alle weiteren geschäftlichen Dokumente zu beachten. Gängige Rechtsformen, die als kaufmännische Unternehmen gelten sind beispielsweise

Wer als Inhaber:in, Gesellschafter:in oder Vorstand für ein Unternehmen verantwortlich ist, muss dafür sorgen, dass die entsprechenden Dokumente im gesamten Betrieb gemäß den Aufbewahrungsfristen aufgehoben werden.

Die Lieferscheine können im Original oder auch digital aufbewahrt werden. Grundsätzlich gilt, dass die Dokumente mit allen angebrachten Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke lesbar sein müssen und gegen äußere Einflüsse wie Feuer oder Wasser geschützt sind. Digitale Belegen müssen zudem bildlich und inhaltlich mit den Originalen übereinstimmen. Damit Prüfer:innen die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können, muss die Aufbewahrung der Lieferscheine geordnet erfolgen. Das Ordnungssystem ist Ihnen überlassen, solange Ihre Ordnungskriterien nachvollziehbar sind.

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Wer Lieferscheine vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsorgt, verheimlicht, zerstört oder beschädigt, verletzt seine Buchführungspflicht und macht sich nach § 257 Strafgesetzbuch (StGB) strafbar. Wer fahrlässig handelt muss mit einer Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder einer Geldstrafe rechnen.

Zu den weiteren aufbewahrungspflichtigen Geschäftsdokumenten, die Sie zehn Jahre lang aufheben müssen, zählen laut Handelsgesetzbuch

Auch Kontoauszüge für Ihr Geschäftskonto gelten für Sie als Unternehmer:in Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren.

Empfangene und Kopien versendeter Handels- und Geschäftsbriefe müssen Sie sechs Jahre lang aufbewahren.

Im Zweifel wenden Sie sich an Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater sowie an das Finanzamt. Wer in puncto Aufbewahrungsfristen auf Nummer sichergehen will, bewahrt alle Geschäftsdokumente generell zehn Jahre lang auf.

Obwohl die Ausstellung von Lieferscheinen nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, ist es in Deutschland Gang und Gäbe gelieferter Ware ein entsprechendes Dokument beizufügen. Für die Aufbewahrung von Lieferscheinen gelten unterschiedliche Fristen: