Einsatzwechseltätigkeit – was Arbeitnehmer:innen wissen müssen

Eine Mehrzahl der Arbeitnehmenden sucht regelmäßig von der privaten Wohnung aus eine feste Arbeitsstätte auf. Ihren Aufwand dafür machen sie meist mit der Entfernungs- oder Pendlerpauschale von aktuell 30 Cent pro Kilometer steuerlich geltend. Sie kann für alle Verkehrsmittel – selbst für Arbeitswege zu Fuß – genutzt werden und sorgt dafür, dass die zu versteuernden Einkünfte sinken.

Einige Arbeitnehmende sind jedoch an ständig wechselnden Arbeitsstellen tätig, zu denen sie direkt von zu Hause aufbrechen, oder sie sind regelmäßig in einem Transportmittel eingesetzt beziehungsweise unterwegs. In dem Fall spricht man von einer Einsatzwechseltätigkeit.

Im Zusammenhang mit der Pendlerpauschale und für eine Tätigkeit ohne festen Ort – die sogenannte Einsatzwechseltätigkeit – führte das Steuerrecht ab 2014 den Begriff der ersten Tätigkeitsstätte ein. Diese definiert sich über den Hauptarbeitsplatz oder zum Beispiel bei Kraftfahrer:innen, die permanent unterwegs sind, auch über den Sitz der Zentrale bzw. Niederlassung eines Fuhrunternehmens, das den Stützpunkt des Fahrers oder der Fahrerin bildet.

Damit hat das Bundesministerium für Finanzen den schon länger existenten Begriff der Auswärtstätigkeit noch einmal ergänzt bzw. konkretisiert und den Ansatz von Werbungskosten für Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzorten vereinfacht.

Ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin gilt immer dann als auswärts tätig, wenn er oder sie folgende Punkte erfüllt:

• Muss vorübergehend nicht an seiner oder ihrer gewöhnlichen Arbeitsstätte arbeiten (was auch Dienstreisen umfasst).
• Wird als Montagearbeiter:in zu ständig wechselnden Einsatzstellen geschickt.
• Ist regelmäßig mit einem Fahrzeug unterwegs.

Genauso gilt die Annahme der Auswärtstätigkeit für alle Arbeitnehmenden, die auf Weisung der Arbeitgeber unmittelbar von Zuhause aus an verschiedene Einsatzstellen geschickt werden und in diesem Rahmen nicht mehr regelmäßig den Betrieb aufsuchen. Zum Beispiel fallen folgende Personen in diese Einstufung:

• verschiedene Installateur:innen
• Leiharbeiter:innen
• Angehörige einer mobilen Betriebsreserve
• Glas- und Gebäudereiniger:innen
• häusliche Krankenpfleger:innen 
• Auszubildende, die ohne festen Ausbildungsmittelpunkt tätig sind

Steuerlich dürfen sie in Bezug auf Spesen natürlich nicht schlechter gestellt sein als die Arbeitnehmenden mit einem festen Arbeitsplatz oder -ort. Für die Buchhaltung ist es wiederum wichtig, alle Ausgaben auch mithilfe von entsprechenden Formularen lückenlos zu belegen.

Die Kosten der Fahrten zwischen privater Wohnung und den verschiedenen Einsatzorten oder auch zwischen verschiedenen Einsatzstellen sind bei der Einsatzwechseltätigkeit genauso steuerfrei.

Während diejenigen mit festem Arbeitsplatz pro Arbeitstag – das Finanzamt erkennt ohne weiteren Nachweis bis zu 230 Arbeitstage pro Jahr an – nur die einfache Entfernung absetzen können, dürfen Arbeitnehmende in Einsatzwechseltätigkeit mit den gesamten Kosten für Hin- und Rückweg regelmäßig mehr ansetzen.

Arbeitnehmende mit Einsatzwechseltätigkeit geben alle ihre Fahrtkosten mit 30 Cent pro Kilometer in der nächsten Steuererklärung als Werbungskosten an und senken damit das zu versteuernde Einkommen und ihre Steuerlast.

Dazu fügen Sie Ihrer Steuererklärung am besten gleich eine Bescheinigung des Arbeitgebers bei, die die besonderen Arbeitsbedingungen bestätigt und im Idealfall die gesamten Fahrstrecken anschließend präzisiert. 

Die erweiterten Absetzungsmöglichkeiten entfallen aber sofort, wenn der Arbeitgeber verlangt, dass zu jedem Arbeitsbeginn zunächst eine bestimmte Betriebsstätte aufgesucht wird, bevor von dort aus die Einsätze beginnen.

Alle privaten Fahrten müssen abgegrenzt werden. Sie erkennen Finanzämter höchstens bei Menschen mit einem Behinderungsgrad steuerlich an, wenn sie in der Anlage agB als außergewöhnliche Belastung geltend gemacht werden.

Auf diesem Weg erhalten alle, die auswärts arbeiten, ihre Fahrtkostenerstattung viel schneller und müssen nicht mehr bis zum Folgejahr, auf den Steuerbescheid und die Bearbeitung der Steuererklärung durch das Finanzamt warten.

Denn hier zahlen die Chefs und Chefinnen die Erstattung direkt mit dem nächsten Lohn oder Gehalt aus. In der Abrechnung wird sie getrennt ausgewiesen und fließt ebenso steuerfrei wie zeitnah im nächsten Monat auf das Arbeitnehmerkonto. Manche Firmen geben darüber hinaus Tankgutscheine an ihre Mitarbeiter aus.

Bei Einsatzwechseltätigkeit ergibt sich aber noch eine andere überdurchschnittliche Belastung für die Arbeitnehmenden, die ebenfalls geltend gemacht werden kann: der Mehraufwand für die Verpflegung.

Wer sich auswärts oder unterwegs um seine Verpflegung kümmern muss, hat dadurch in aller Regel höhere Ausgaben für die Artikel des täglichen Versorgungsbedarfs als zu Hause.

Der Fiskus berücksichtigt das ebenso wie bei Reisekosten mit dem Werbungskostenansatz (auf Vorlage der Reisekostenabrechnung) oder akzeptiert steuerfreie Arbeitgeberleistungen.

Dieser Mehraufwand kann bereits ab mindestens acht Stunden berufsbedingter Abwesenheit vom gewöhnlichen Arbeitsplatz mit 14 € pro Tag steuerlich angesetzt werden. Nach vollen 24 Stunden beträgt der Satz das Doppelte: 28 €. Bei mehrtägiger Abwesenheit finden An- und Abreisetag mit dem einfachen Satz Berücksichtigung.

Beide Sätze gelten für Abwesenheiten, eine Einsatzwechseltätigkeit oder Dienstreisen im Inland. Führt der Weg ins Ausland, gelten gemäß einer jährlich aktualisierten Liste des Bundesministeriums für Finanzen für 180 Länder angepasste Sätze – teilweise noch mit regionalen Abstufungen.

Weitere Informationen zu den Themen der Reisekostenvergütung finden sich dementsprechend auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums.

Übrigens lassen sich auch Geschäftsessen mit bis zu 70 % der Kosten von der Steuer absetzen. Voraussetzung hierfür ist neben einer ausgeglichenen Relation von Kosten und Anlass ein korrekt erstellter Bewirtungsbeleg.

Im In- oder Ausland gibt es hier allerdings immer eine Einschränkung: Der Mehraufwand bei der auswärtigen Tätigkeit wird nur für maximal drei Monate anerkannt.

Die Drei-Monats-Grenze beschränkt sich nur auf die Arbeitnehmende mit einem festen ersten Arbeits- oder Einsatzort. Alle, die wie schon beschrieben direkt zwischen ihrem Zuhause und wechselnden Arbeitsorten eingesetzt sind, haben das ganze Jahr über einen Anspruch auf steuerliche Anerkennung des Mehraufwands für die Verpflegung.

Je nach Dauer des jeweiligen Einsatzes dürfen sie dann für alle Arbeitstage den einfachen oder doppelten Aufwandsersatz in der Steuererklärung ansetzen, falls sie zuvor noch keine direkte steuerfreie Erstattung mit ihren Lohn- oder Gehaltszahlungen bekommen haben.

Auch in Übernachtungsfällen gelten ausschließlich die Reisekostengrundsätze. Um einen Werbungskostenabzug die Übernachtungskosten zu erhalten, muss der Einzelnachweis (Hotelrechnung) vorgelegt werden. Nicht mehr zugelassen ist die Abrechnung der Werbungskosten nach Pauschbeträgen.