Wie erstelle ich einen Eigenbeleg?

Im Geschäftsleben kommt es immer wieder vor, dass wichtige Belege für getätigte Transaktionen verloren gehen oder nicht mehr verfügbar sind. Doch was tun, wenn man einen Nachweis für solche Ausgaben benötigt? Hier kommen Eigenbelege ins Spiel. Inwiefern diese gültig sind und was bei der Buchführung zu beachten ist, erfahren Sie im Folgenden.

Ein Eigenbeleg ist eine Art von Beleg oder Quittung, die von einer Person oder einem Unternehmen für eine Transaktion ausgestellt wird, bei der kein offizieller Beleg vorhanden ist. Normalerweise dient ein Beleg dazu, eine Geschäftstransaktion zu dokumentieren und als Nachweis für steuerliche oder buchhalterische Zwecke zu dienen.

Ein Eigenbeleg kann in bestimmten Situationen sinnvoll sein, insbesondere wenn es keinen offiziellen Beleg für eine Transaktion gibt. Hier sind einige Beispiele, in denen ein Eigenbeleg nützlich sein kann:

• Verlust des Originalbelegs: Wenn der ursprüngliche Beleg verloren gegangen ist und keine Möglichkeit besteht, einen Ersatzbeleg zu erhalten, kann ein Eigenbeleg als vorläufiger Nachweis der Transaktion dienen.

• Fehlender Beleg von Geschäftspartner:innen: Es kann vorkommen, dass ein Geschäftspartner oder eine Geschäftspartnerin keinen offiziellen Beleg ausstellt oder die Ausstellung verzögert. In solchen Fällen kann ein Eigenbeleg vorübergehend als Nachweis der Transaktion dienen, bis ein offizieller Beleg verfügbar ist.
  

• Nachträgliche Erfassung von Barausgaben: Wenn Barzahlungen getätigt wurden und kein Beleg ausgestellt wurde, kann ein Eigenbeleg erstellt werden, um die Ausgaben zu dokumentieren. Dies kann bei der Buchhaltung oder der Erstattung von Geschäftsausgaben hilfreich sein.

Die Verwendung von eigenen Belegen ist nur in Ausnahmefällen zu empfehlen, ansonsten sind offizielle Belege der beteiligten Parteien anzustreben.

Ein digitales Belegmanagement reduziert das Risiko, dass Originalbelege verloren gehen. Mit Qonto können Sie die entsprechenden Belege direkt per App einscannen. Wenn Sie das Geschäftskonto mit Ihrer Buchhaltung verknüpft haben, können die Transaktionen direkt verbucht werden. Das erleichtert die Ausgabenverwaltung enorm. Vor allem, wenn Sie zum Beispiel auf Geschäftsreisen Belege länger aufbewahren müssen.

Es gibt keine spezifische Obergrenze für einen Eigenbeleg, da die Beträge je nach den Umständen und der Art der Transaktion variieren können. Ein Eigenbeleg sollte jedoch immer den tatsächlichen Betrag der Transaktion widerspiegeln, um eine genaue Dokumentation zu gewährleisten.

Wichtig ist, dass ein Eigenbeleg nicht dasselbe Gewicht und dieselbe Glaubwürdigkeit wie offizielle Belege hat. Er dient als vorläufiger Nachweis, bis ein offizieller Beleg vorliegt. Aus diesem Grund ist die Verwendung eines Eigenbelegs nur in Ausnahmefällen ratsam, wenn es keine andere Möglichkeit zur Erlangung eines offiziellen Belegs gibt.

Bei größeren Beträgen oder wichtigen Transaktionen ist es sinnvoll, sich um einen Ersatzbeleg zu bemühen, z. B. indem man Geschäftspartner:innen um eine Kopie des Originalbelegs bittet oder eine neue Rechnung anfordert.

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Wenn Sie einen Eigenbeleg erstellen, sollten bestimmte Pflichtangaben enthalten sein, um eine angemessene Dokumentation der Transaktion zu gewährleisten.

Nachfolgend sind die wichtigsten Pflichtangaben aufgeführt, die in einem Eigenbeleg enthalten sein sollten:

1. Datum: Das Datum, an dem die Transaktion stattgefunden hat, sollte eindeutig angegeben werden.
2. Beschreibung der Transaktion: Eine genaue Beschreibung der Transaktion oder der erbrachten Dienstleistung sollte enthalten sein. Dies kann den Zweck der Transaktion, die erbrachte Dienstleistung oder den erworbenen Gegenstand umfassen.
3. Betrag: Der Betrag der Transaktion, einschließlich etwaiger Steuern oder Gebühren, sollte klar angegeben werden.
4. Beteiligte Parteien: Die Namen oder Firmen der beteiligten Parteien sollten angegeben werden. Dazu gehören normalerweise die Namen der Aussteller:innen des Eigenbelegs sowie die Namen der Zahlungsempfänger:innen.

In der Buchhaltung Ihres Unternehmens sollten Eigenbelege sorgfältig verbucht werden. Versehen Sie die entsprechenden Quittungen mit den notwendigen Informationen wie Datum, Beschreibung der Transaktion, Betrag und Namen der beteiligten Parteien. Eine Nummerierung und getrennte Aufbewahrung der Eigenbelege von den offiziellen Belegen kann ebenfalls hilfreich sein.

Der Vorsteuerabzug bezieht sich auf die Möglichkeit, die auf Geschäftsausgaben geleistete Umsatzsteuer von der zu zahlenden Umsatzsteuer abzuziehen. Generell ist jedoch zu beachten, dass Eigenbelege in der Regel nicht als offizielle Belege anerkannt werden und daher ein Vorsteuerabzug in diesen Fällen nicht möglich ist.

In den meisten Steuersystemen werden offizielle Belege wie Rechnungen, Quittungen oder andere Dokumente als Nachweis für den Vorsteuerabzug anerkannt. Diese Belege müssen bestimmte Anforderungen erfüllen, wie z.B. die Angabe des ausstellenden Unternehmens mit Anschrift und Steuernummer, eine detaillierte Beschreibung der erworbenen Dienstleistung oder des erworbenen Gegenstands, den Umsatzsteuerbetrag usw.

Sie können in Ausnahmefällen vorübergehend Eigenbelege als Ersatz für offizielle Belege verwenden, beispielsweise wenn der Originalbeleg verloren gegangen ist. Es wird jedoch empfohlen, so bald wie möglich einen Ersatzbeleg zu beschaffen, um den Vorsteuerabzug ordnungsgemäß zu dokumentieren.