Wie erstelle ich einen Eigenbeleg?

• Ein Eigenbeleg ist ein gängiges Verfahren, um einen fehlenden Originalbeleg (in Form einer Rechnung oder Quittung) zu ersetzen. Da in der Buchhaltung das eiserne Gesetz herrscht, dass keine Buchung ohne Beleg vorgenommen wird (und Belege etwa die Abrechnung von Reisekosten fundieren), ist ein Eigenbeleg auf jeden Fall besser als gar keine Unterlage. Die Erstellung ist nicht schwierig, jedoch gibt es dabei einiges zu beachten.

Um Eigenbelege zu erstellen, sollte es einen triftigen Grund geben, damit der Finanzbeamte ihn anerkennt. So können die ursprünglichen Belege (etwa eine Tank-, Restaurant- oder Hotelrechnung)

- verloren,

- beschädigt,

- nicht ausgestellt,

- aus Versehen vernichtet oder

- gestohlen

worden sein.

Außerdem

1) stellt der Kunde, Geschäftspartner oder Leistungsempfänger eventuell überhaupt keine Belege aus.

2) werden Kleinbeträge oft nicht quittiert.

3) wurde versäumt, auf einer Geschäftsreise nach einem Beleg zu fragen.

4) kann es im Ausland schwierig sein, die notwendigen Unterlagen zu erhalten.

Zu Punkt 1:

Wer zum Beispiel bei einer Privatperson gebrauchte Waren kauft, bekommt dafür oft keine verwertbaren Unterlagen und muss sich mit eigenen Belegen behelfen.

Zu Punkt 2:

Kleinbeträge sind zum Beispiel:

- Parkgebühren

- Trinkgelder

- Kopierkosten

- Gepäckaufbewahrungskosten

- Taxikosten

Bis zu einer Grenze von 150 Euro ist der beim Amt eingereichte Eigenbeleg meist unproblematisch. Darüber hinaus sollte versucht werden, doch noch eine Art Ersatzquittung zu bekommen, beispielsweise an der Kasse des Copyshops. Ist dies nicht möglich, sollten eventuelle Nebenbelege beigefügt werden, zum Beispiel eine Preistabelle. Wenn die Ausgabe über das Firmenkonto lief, liefert der Kontoauszug den Beweis für die Richtigkeit der Angaben.

Zu Punkt 3:

Manchmal kann der Reisende nach seiner Geschäftsreise nachfragen, ob ihm die Quittungen nachträglich ausgestellt und zugeschickt werden können.

Gut zu wissen: Für den Verpflegungsmehraufwand und sogar für Übernachtungskosten auf Dienstreisen, die nicht länger als drei Monate dauern, oder im Rahmen einer sogenannten Einsatzwechseltätigkeit können Pauschalen beim Finanzamt geltend gemacht werden. Sollte es diese im Steuerbescheid nicht angemessen berücksichtigen, kann wiederum Einspruch eingelegt werden. Fahrten mit dem privaten Pkw oder auch einem Dienstwagen werden wiederum über ein Fahrtenbuch belegt.

Zu Punkt 4:

Im Ausland sollte sorgfältig darauf geachtet werden, Rechnungen und Quittungen sofort ausstellen zu lassen, auch im Rahmen von einem Business Lunch. Hier ist eine Nachfrage zu einem späteren Zeitpunkt, wenn der Reisende bereits wieder in der Firma ist, häufig vergeblich.

Da der Finanzbeamte jeden Geschäftsvorfall nachvollziehen muss, ist es sinnvoll, für jede Ausgabe eine eigene Ersatzquittung auszustellen. Sammelbelege sind eher unübersichtlich und können bei oberflächlicher Ausstellung sogar falsch und/oder unverwertbar sein. Wenn sie dann noch die Grenze von 150 Euro übersteigen, schaut der Beamte noch einmal genauer hin. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Weiterhin ist eine zeitnahe Ausstellung ein Garant dafür, dass wirklich jede Ausgabe/Einnahme gelistet ist und nichts verloren geht oder vergessen wird.

Es gibt allerdings auch Situationen, die ausschließlich per Eigenbeleg dokumentiert werden können und müssen. So wird auf diese Weise die interne Entnahme von Geld oder Objekten aus dem Unternehmen sowie umgekehrt die Einlage derselben aufgelistet. Auch hier ist auf eine zeitnahe Dokumentation und größte Sorgfalt zu achten.

Es existieren für die Ausstellung des Eigenbelegs keine gesetzlichen Vorgaben. Daher kann er auch handschriftlich aufgestellt werden. Als Buchungsbeleg muss er allerdings wie andere Papiere auch zehn Jahre lang aufgehoben werden.

Außerdem müssen wichtige Daten aufgeführt sein, damit das Finanzamt den Eigenbeleg auch anerkennt. Darunter fallen

- Name und Anschrift des Empfängers

- der Grund der Zahlung

- der Grund für das Fehlen des Originalbelegs

- der Geschäftsanlass

- das Datum der Zahlung

- das Datum, an dem der Eigenbeleg ausgestellt wurde

- die Höhe der Zahlung (brutto)

- Unterschrift des Ausstellers

Eine kostenlose Vorlage bzw. ein Muster für all diese Angaben, um korrekt und ohne großen Aufwand einen Eigenbeleg erstellen zu können, steht mehrfach als Download im Internet bereit. Auch eine Buchhaltungssoftware, die neben vielen anderen Vorgängen das Erstellen der Eigenbelege ermöglicht, kann helfen, das Ganze zu vereinfachen. Die Aufstellung der Angaben kann elektronisch und mithilfe einer Vorlage erfolgen, doch muss der Eigenbeleg anschließend ausgedruckt und von eigener Hand unterschrieben werden.

Da bei einem Eigenbeleg keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist, steht hier nur ein Bruttobetrag. Dieser fließt vollständig in die Abrechnung ein, eine Vorsteuer kann also nicht geltend gemacht werden. Daher ist es wichtig, möglichst viele Originalbelege (auch Bewirtungsbelege) vorzulegen, denn ansonsten wird auf große Teile der Vorsteuer verzichtet.

Solch ein Eigenbeleg, etwa für die Kosten einer Übernachtung, sollte möglichst zeitnah zu den Ausgaben oder Einlagen erstellt werden. Erstens ist der Moment der Geldausgabe oder -einnahme noch besser im Gedächtnis, zum anderen wird auf diese Weise die ordentliche Buchführung erleichtert und es entstehen keine „Zettelwirtschaften“, die bei einer späteren Bearbeitung einen erhöhten Arbeitsaufwand bedeuten.

Es ist grundsätzlich sehr einfach, immer dann einen Eigenbeleg zu schreiben, wenn Originalunterlagen fehlen. Es braucht nicht viel Zeit und sollte zeitnah zur Ausgabe beziehungsweise Einnahme erfolgen. Mit einer Eigenbeleg Vorlage, die es online gibt, wird das Ausfüllen der notwendigen Felder zusätzlich vereinfacht und es wird kein Punkt vergessen. Der Vorgang dauert nur wenige Minuten, daher sollte man sich die Zeit zum Ausfüllen unbedingt nehmen. Das hilft auch der Buchhaltung. Der Download der Vorlage ist zudem kostenlos. Das ausgefüllte Muster wird eigenhändig unterschrieben und geht als Eigenbeleg in die Buchungsvorgänge ein. Es muss zehn Jahre lang aufgehoben werden.

Ein Eigenbeleg ist in manchen Fällen unabdingbar, wenn keine anderen Unterlagen ausgestellt werden. Es kann in diesen Fällen und gerade auch auf Reisen helfen, kurze Notizen zu schreiben, die am Ende in die zu erstellende Vorlage einfließen. Der Reisende kann zur Sicherheit auch mindestens eine Vorlage mit sich führen, um seine Eintragungen zeitnah zu erledigen. Da diese Belege immer einen Bruttobetrag ausweisen, kann damit keine Vorsteuer geltend gemacht werden. Daher sollte das Ausfüllen eines Eigenbelegs stets gut überlegt werden und nur sparsam eingesetzt werden.