Fahrtenbuch: Mischfahrten dokumentieren

Ein Dienstwagen kann von der Steuer abgesetzt werden – das ist gemeinhin bekannt. Jedoch ist es den meisten Arbeitnehmern erlaubt, den Dienstwagen auch privat zu nutzen. Wer mit dem Dienstwagen in den Urlaub fährt, ist zum Beispiel privat unterwegs. Doch leider ist die Abgrenzung von privat und beruflich nicht immer so einfach.

Wie sieht es beispielsweise aus, wenn man auf eine Dienstreise fährt und anschließend vor Ort Urlaub macht oder auf dem Weg zu einem Termin die Kinder zur Schule bringt? Handelt es sich hierbei um eine private Fahrt oder wird sie trotzdem als dienstlich eingeordnet? Wie werden diese Fahrten steuerrechtlich angesehen? Was gibt es zu beachten bezüglich der Führung eines Fahrtenbuchs bei diesen Mischfahrten?

Unter einer Mischfahrt versteht man eine Fahrt mit einem Dienstwagen (Neu- oder Gebrauchtwagen), die aus geschäftlichen Gründen, aber gleichzeitig auch aus privaten Gründen unternommen wird. Wenn ein Arbeitnehmer also beispielsweise auf der Fahrt zu einem geschäftlichen Termin nebenbei noch private Dinge wie den Einkauf beim Supermarkt erledigt, handelt es sich um eine sogenannte Mischfahrt, die nicht eindeutig geschäftlicher oder privater Natur ist.

Diese Fahrten müssen natürlich trotzdem im Fahrtenbuch dokumentiert werden, damit der Anteil an privaten Fahrten am Ende des Jahres genauestens berechnet werden kann. Dies ist wichtig, da eine private Fahrt von dem Arbeitnehmer selbst versteuert werden muss.

Am besten sollte man ein Fahrtenbuch führen: Damit die Abrechnung der Privatfahrten in der Steuererklärung vom Finanzamt anerkannt wird, ist es wichtig, alle Fahrten mit dem Dienstwagen in einem Fahrtenbuch einwandfrei zu dokumentieren. Bei rein geschäftlichen Fahrten sowie rein privaten Fahrten ist die Kategorisierung im Fahrtenbuch eindeutig; bei Mischfahrten kommt es hingegen auf den Umfang der Umwege an.

An sich ist es erlaubt, auf einer betrieblichen Fahrt Umwege aus privaten Gründen zu machen, beispielsweise zur Schule der Kinder. Diese sollten jedoch im Fahrtenbuch vermerkt werden. Dazu gehört es nicht nur, den Grund für den Umweg anzugeben, sondern auch die Länge des Umweges.

Durch diese genaue, lückenlose Dokumentation ist später nachvollziehbar, welcher Anteil der Fahrt privat war und welcher geschäftlich. So kann auch bei Mischfahrten genau ausgerechnet werden, wie viele Kilometer zu den Geschäftsfahrten hinzugerechnet werden können und wie viele am Ende zur Kategorie Privatfahrten gezählt werden. Auf diese Weise können zum Beispiel ebenfalls Tankkosten für die geschäftlichen Fahrten abgesetzt werden (hierfür Tankquittungen aufbewahren).

Grundlegend sollten Sie also stets diese drei Kategorien im Fahrtenbuch aufführen:

• Privatfahrt
• Geschäftsfahrt
• Mischfahrt (anteilige Aufschlüsselung zwischen Privatfahrt und Geschäftsfahrt)

Wenn ein Fahrtenbuch analog durch handschriftliche Notizen geführt wird, müssen alle Angaben selbst erfasst werden und in das Fahrtenbuch aufgenommen werden. Die Verantwortung, dass alle Fahrten – seien sie privat oder geschäftlich – mitsamt etwaiger Umwege ausführlich in dem Buch gelistet werden, liegt stets bei demjenigen, der das Fahrtenbuch schreibt. Diese Auflistung ist natürlich mit einem gewissen Aufwand verbunden. In der Regel sollten geführte Fahrtenbücher innerhalb von einer Woche stets aktualisiert werden, damit nichts vergessen wird

Bei einem elektronischen Fahrtenbuch werden bereits während der Fahrt wichtige Informationen wie die Kilometeranzahl und die Strecke der einzelnen Fahrten automatisch aufgezeichnet. Der Arbeitnehmer muss nach Ende der Fahrt nur noch einige Ergänzungen wie den Grund der Fahrt oder Informationen bezüglich gemachter Umwege in sein elektronisches Fahrtenbuch einfügen. Diese Art von Fahrtenbuchführung ist natürlich mit weniger Aufwand verbunden als die handschriftliche Version und wird ebenso wie ein handschriftliches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt.

Um den Firmenwagen als geldwerten Vorteil auf der Steuererklärung ordnungsgemäß angeben zu können, muss das Fahrtenbuch rechtskonform sein. Das Finanzamt kann dieses überprüfen. Wenn dort eine fehlerhafte Dokumentation der Fahrten vorliegt, wird es den steuerlichen Vorteil wahrscheinlich nicht anerkennen.

Der geldwerte Vorteil für den Dienstwagen kann auch über die 1% Regelung auf der Steuererklärung aufgeführt werden. Jedoch ist diese nicht so genau wie die präzise Berechnung der Fahrten und bringt somit steuerliche Nachteile. Dafür ist sie einfacher und bietet sich beispielsweise für Selbstständige an, die einen Dienstwagen haben und sich Aufwand ersparen möchten. Beim Fahrtenbuch – egal ob es handschriftlich geführt oder ob die Fahrten automatisch erfasst werden – müssen stets für jede Fahrt die folgenden Angaben aufgeführt werden:

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt
• Reiseziel und Reisezweck mit genauer Adresse
• Genaue Aufzeichnung von Umwegen