Fahrtenbuch für Selbstständige und Freiberufler

Mit einem korrekt geführten und rechtskonformen Fahrtenbuch können Sie den Firmenwagen als geldwerten Vorteil versteuern. Außerdem können Sie Ausgaben auf einer Dienstreise oder bei einer anderen betrieblich bedingten Fahrt, wie beispielsweise Tankquittungen, von der Steuer absetzen. Welche Anforderungen ein Fahrtenbuch erfüllen muss, damit dieses im Prüfungsfall auch vom Finanzamt anerkannt wird, erfahren Sie im Folgenden.

Grundlegend gilt: Wenn ein Firmenwagen beziehungsweise ein Dienstfahrzeug auch zur privaten Nutzung dient, ist ein Fahrtenbuch zu führen. Dieses dient als Nachweis, dass das Auto fast ausschließlich betrieblich genutzt wird. Gleichzeitig kann der Nutzer damit einen geringeren tatsächlichen Privatanteil belegen.

Umgekehrt können sie bei der betrieblichen Nutzung ihres Privat-Pkws alle geschäftlichen Fahrten von der Steuer absetzen.

Um das Auto steuerlich als Geschäftswagen aufzuführen, müssen die Besitzer das Auto zu mehr als 50 Prozent betrieblich nutzen. Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 und 50 Prozent liegt die Entscheidung, den Pkw dem Betriebsvermögen statt dem Privatvermögen zuzurechnen, im eigenen Ermessen. Der Wagen gehört dann zum gewillkürten Betriebsvermögen.

Insbesondere bei Selbstständigen wird der Geschäftswagen tendenziell für private sowie dienstliche Fahrten verwendet, weshalb auch der Fiskus von dieser doppelten Nutzung im Normalfall ausgeht.

Für die genaue Aufschlüsselung der einzelnen Fahrten und zum Beweis für die überwiegende betriebliche Nutzung beim Finanzamt ist ein Fahrtenbuch unabdingbar. Hierin wird genau dokumentiert, welche Fahrten dienstlich waren und welche privat. Denn die dienstlichen Fahrten können als Betriebsausgaben verbucht werden, die privaten jedoch nicht. Bei der Steuererklärung wird für die dienstlich bedingten Autofahrten eine Kilometerpauschale in Höhe von 30 Cent pro Kilometer angesetzt.

Zur besseren Übersicht sollten in einem Fahrtenbuch zwischen diesen Fahrten unterschieden werden:

• Rein dienstliche Fahrten
• Rein private Fahrten
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz
• Fahrten zwischen Hauptwohnsitz und Zweitwohnsitz (doppelte Haushaltsführung)

Auch sogenannte Mischfahrten sollten im Fahrtenbuch aufgeführt werden, mit einer anteiligen Aufschlüsselung zwischen privater und geschäftlicher Fahrt.

Das Finanzamt kann es sich stets vorbehalten, ein Fahrtenbuch auf Vollständigkeit und Genauigkeit zu überprüfen. Wenn dieses nicht ordnungsgemäß geführt wird, kann es sogar abgelehnt werden. Dann müssen im Ernstfall Steuern nachgezahlt werden. Alle wichtigen Angaben zu den einzelnen Fahrten sollten deswegen immer zeitnah im Fahrtenbuch festgehalten und vollständig ausgefüllt werden.

Zudem ist es wichtig, jede einzelne Fahrt festzuhalten. Auch wenn eine Dienstreise beispielsweise über mehrere Tage ging, darf diese nicht zu einer Fahrt zusammengefasst werden. Bei privaten Fahrten reicht es hingegen, nur die Kilometerstände zu erfassen. Hier verlangt das Finanzamt nicht, dass genaue Angaben zum Grund der Fahrt aufgeführt werden.

Wenn ein Fahrtenbuch vom Finanzamt überprüft wird, werden die Daten auf Lücken untersucht und mit dazugehörigen Rechnungen wie Tankquittungen verglichen. So sollten Sie stets die Tankbelege als Nachweis sammeln, um bei einer Prüfung Belege zu haben.

Gut zu wissen: Mit der Qonto App gehen keine Rechnungen oder Quittungen mehr verloren! Scannen Sie ganz einfach gleich nach der Zahlung Ihren Beleg, laden Sie ihn ins Geschäftskonto hoch und hängen Sie ihn an die entsprechende Transaktion an.

Wenn Sie später Ihre Transaktionen sortieren oder durchsuchen möchten, können Sie das anhand individuell erstellbarer Tags in Sekundenschnelle tun!

Nachträgliche Änderungen sind im Fahrtenbuch nur erlaubt, wenn diese auch deutlich sichtbar sind. Falsche Informationen sollten somit nicht einfach überschrieben werden, sondern durchgestrichen werden, damit diese noch lesbar sind.

Wenn das Finanzamt bei der Überprüfung Unstimmigkeiten entdeckt, wird automatisch die 1%-Regelung angewandt, die eine Alternative zur steuerlichen Abrechnung von Dienstwagen ist, jedoch finanziell Nachteile bieten kann.

Folgende Angaben sollten in einem Fahrtenbuch pro Fahrt aufgeführt sein:

• Datum
• Start- und Ziel der Fahrt
• Grund der Fahrt (nur für betriebliche Fahrten)
• Fahrer des PKWs
• Kilometerangabe durch Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Detaillierte Angaben über etwaige Umwege mit Begründung
• Eindeutige Kennzeichnung ob private oder dienstliche Fahrt

Die meisten Menschen führen ein handschriftliches Fahrtenbuch, doch inzwischen gibt es auch digitale Alternativen, die sich ebenso zur Dokumentierung der Fahrten eignen und die Arbeit deutlich erleichtern. Zum einen existieren Lösungen, die fest im Auto verbaut sind oder extra montiert werden können. Des Weiteren kommen immer mehr Fahrtenbuch-Apps auf den Markt, die Fahrten automatisch im Hintergrund tracken.

Jedoch muss bei der Nutzung einer App stets darauf geachtet werden, ob das Finanzamt diese Form des Fahrtenbuches auch akzeptiert, denn dies ist nicht bei jeder App der Fall! Um zu überprüfen, ob die gewählte App auch vom Fiskus anerkannt wird, lohnt es sich, im ersten Jahr der Nutzung parallel dazu ein handschriftliches Fahrtenbuch anzufertigen und dieses bei Ablehnung der App-Aufzeichnungen zur Hand zu haben.

Es ist eindeutig davon abzuraten, das Fahrtenbuch als Excel-Liste oder in einem Word-Dokument auf dem Computer zu führen, da diese Lösung es erlaubt, das Fahrtenbuch nachträglich zu bearbeiten, ohne dass die Änderungen nachvollziehbar sind.

Wem der Aufwand des Führens eines Fahrtenbuches zu viel ist, kann einen Dienstwagen, der ebenso privat genutzt wird, auch über die 1%-Regelung steuerlich geltend machen. Bei dieser Regelung wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenneupreises angesetzt und als Betriebseinnahme auf der Steuererklärung verrechnet. Jedoch ist die 1%-Regelung meist deutlich teurer als die genaue Aufschlüsselung der einzelnen Fahrten durch ein Fahrtenbuch. Dafür kann man mit ihr natürlich viel Zeit sparen.