Fahrtkosten mit Kilometerpauschale absetzen

Sie sind beruflich viel unterwegs und die Fahrtkosten summieren sich? Glücklicherweise können Sie einen Teil dieser Ausgaben über die Kilometerpauschale von der Steuer absetzen.

Doch was genau ist die Kilometerpauschale? Wie hoch ist sie? Und worin liegt der Unterschied zur Pendler- und Mobilitätspauschale? In diesem Blogartikel liefern wir Tipps und alles Wissenswerte zum Thema.

Die Kilometerpauschale legt fest, wie viel Geld pro Kilometer an Fahrtkosten erstattet wird, wenn eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer im Rahmen einer Dienstreise mit dem privaten Pkw unterwegs ist.

Ziel ist es, die Berechnung der tatsächlichen Kosten, die bei einer Fahrt anfallen, zu vereinfachen und Zeit bei der Abrechnung zu sparen. In der Regel orientiert sich die Kilometerpauschale an den durchschnittlichen Kosten für Benzin, Wartung und Versicherung pro Kilometer.

Die Kilometerpauschale greift ausschließlich bei beruflich bedingten Auswärtstätigkeiten. Dazu gehören zum Beispiel:

• Dienstreisen
• Besuche bei Kundinnen, Kunden oder Lieferant:innen
• Fahrtkosten im Rahmen von Weiterbildungsmaßnahmen
• Fahrtkosten für den Besuch von Messen und Veranstaltungen oder die
• Einsatzwechseltätigkeit an unterschiedlichen Standorten

Dabei ist es nicht entscheidend, ob eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer die Fahrten im In- oder im Ausland zurücklegt – steuerrechtlich gelten die gleichen Bestimmungen.

Die Kilometerpauschale gemäß Bundesreisekostengesetz beträgt für Fahrten mit dem eigenen Auto 30 Cent pro gefahrenen Kilometer, während für Strecken mit allen anderen mortorbetriebenen Fahrzeugen eine Pauschale von 20 Cent pro Kilometer gilt.

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Für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte, also dem regelmäßigen Arbeitsort, werden keine Fahrtkosten vom Arbeitgeber erstattet und auch die Kilometerpauschale, die sich ausschließlich auf Auswärtstätigkeiten bezieht, greift hier nicht. Stattdessen können Arbeitnehmende diese Kosten durch die Entfernungspauschale als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung angeben.

Die Entfernungspauschale, auch als Pendlerpauschale bekannt, beträgt pro Arbeitstag 30 Cent pro Kilometer (ab dem 21. Entfernungskilometer sind es 38 Cent) und wird ausschließlich für die kürzeste und einfachste Strecke erstattet, die der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zurückgelegt hat – egal ob mit dem Auto, Motorrad, Fahrrad, öffentlichen Verkehrsmitteln oder zu Fuß.

Die Entfernungspauschale für Mitarbeitende, die täglich zur Arbeit pendeln, wurde zum 1. Januar 2022 rückwirkend erhöht und beträgt nun 38 Cent pro Kilometer ab dem 21. Entfernungskilometer.

Diese Erhöhung kann bei der Steuererklärung für das Jahr 2022 berücksichtigt werden. Die neue Regelung ist bis 2026 gültig und unabhängig vom Transportmittel anwendbar.

Laut § 670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sind Arbeitgeber in der Regel verpflichtet, ihren Angestellten Kosten für beruflich bedingte Auswärtstätigkeiten zu erstatten. Allerdings ist die Höhe dieser Erstattung auf den Ersatz von Aufwendungen beschränkt, der sich am Bundesreisekostengesetz (BRKG) orientiert und die 30 Cent pro Kilometer vorsieht.

Sollten die Kosten nicht vollständig oder gar nicht über die Reisekostenabrechnung erstattet werden, können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Fahrtkosten als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung geltend machen. Allerdings gilt dies nur für Fahrten mit einem eigenen motorisierten Fahrzeug, während Fahrradfahrten nicht über die Kilometerpauschale abgerechnet werden können.

Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bahn, Bus oder Flugzeug werden in der Regel über die Firmenkreditkarte des Unternehmens gebucht und können daher nicht über die Kilometerpauschale abgerechnet werden. Gleiches gilt für Dienstwagenfahrten, da diese Kosten bereits durch den geldwerten Vorteil abgedeckt sind und vom Unternehmen getragen werden.

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben zwei Optionen, um die Kosten für dienstliche Reisen erstattet zu bekommen: Sie können entweder die Kilometerpauschale nutzen oder die tatsächlich entstandenen Kosten als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung angeben.

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Es besteht auch die Möglichkeit für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, einen individuellen Kilometersatz für betrieblich veranlasste Fahrten anzusetzen. Dabei spielen nicht nur die tatsächlich zurückgelegten Kilometer eine Rolle, sondern auch zusätzliche Kosten, die durch den Unterhalt des Fahrzeugs entstehen. Hierzu gehören beispielsweise Kfz-Steuern, Kfz-Versicherungsbeiträge (Haftpflicht und Teil- oder Vollkasko), Inspektionskosten, Reparaturkosten, TÜV-Gebühren und Kraftstoffkosten.

Im Gegensatz zur Pauschalversteuerung müssen diese individuellen Kosten in der Steuererklärung durch Belege nachgewiesen werden. Allerdings kann sich dieser zusätzliche Aufwand bei hochwertigen Fahrzeugen lohnen.

Egal, ob die Kilometerpauschale oder ein individueller Kilometersatz geltend gemacht wird, die Kosten für betrieblich veranlasste Fahrten werden in der Steuererklärung unter "Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten" in der Anlage N eingetragen.

Arbeitnehmer:innen profitieren von einem Steuervorteil, wenn sie sich die Fahrtkosten für beruflich veranlasste Reisen vom Arbeitgeber erstatten lassen, da sie diese Rückzahlungen nicht versteuern müssen. Darüber hinaus hat die Erstattung den Vorteil, dass die entstandenen Kosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung recht zeitnah zurückgezahlt werden. Allerdings werden ihnen meist nicht die tatsächlichen Kosten vom Arbeitgeber ausgezahlt.

Ähnlich verhält es sich bei der Erstattung der Kilometerpauschale durch das Finanzamt. Durch den Einsatz des individuellen Kilometersatzes können verschiedene Kosten, die in Verbindung mit dem Fahrzeug entstehen, in Betracht gezogen werden. Dabei werden Ausgaben, wie Abschreibungen, Benzin- sowie Versicherungskosten, zusammengefasst und anschließend auf die gefahrenen Kilometer aufgeteilt.

Wird ein individueller Kilometersatz geltend gemacht, werden die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet. Allerdings muss der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin diese Kosten einzeln nachweisen.

Übrigens: Wie Freiberufler:innen Ihre Fahrtkosten absetzen, erfahren Sie in unserem Blogartikel.

Die Mobilitätsprämie ist ein staatliches Förderprogramm in Deutschland, das im Rahmen des Klimapakets beschlossen wurde. Die Mobilitätsprämie steht in Zusammenhang mit der Erhöhung der Entfernungspauschale, von der Geringverdienende zunächst nicht profitierten, da sie unter dem Grundfreibetrag lagen und keine Einkommensteuer entrichteten. Sie hatten also nicht die Möglichkeit, die erhöhte Pendlerpauschale von der Steuer abzusetzen.

Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber die Mobilitätsprämie eingeführt. Sie soll auch Geringverdienenden die Möglichkeit geben von der Erhöhung zu profitieren.

Um die Mobilitätsprämie zu nutzen, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein: Erstens muss der Arbeitsweg der Pendler:innen mehr als 20 Kilometer betragen, zweitens dürfen sie keine Einkommensteuer zahlen, da das Netto nach Abzug der Sozialversicherungsbeiträge und der Werbungskostenpauschale unter dem Grundfreibetrag liegt.

Für jeden Kilometer über 20 Kilometer erhalten sie 14 % der erhöhten Pendlerpauschale, was 4,9 Cent bzw. 5,43 Cent entspricht – unabhängig vom verwendeten Verkehrsmittel. Die Entlastung durch die Mobilitätsprämie steht somit auch Fußgänger:innen zur Verfügung, die keinerlei Kosten für ihr Pendeln haben.

Das Finanzamt berücksichtigt bei der Berechnung nicht nur die Entfernung zur Arbeitstätte und die Pauschale. Auch Faktoren wie das zu versteuernde Einkommen, der Grundfreibetrag und der Arbeitnehmerpauschbetrag fließen darin ein.

Auf diese Weise ermittelt die Behörde, wie viel Steuerersparnis einer angestellten Person als Geringverdiener:in entgeht, sofern die erhöhte Entfernungspauschale nicht berücksichtigt wird. Anhand des folgenden Beispiel verdeutlichen wir die Rechnung:

Angenommen, eine Arbeitnehmerin fährt 50 Kilometer ins Büro. Insgesamt war sie im Jahr 2022 an 210 Tagen bei ihrer Arbeitsstätte. Nach Abzug aller Kosten und Sonderausgaben beträgt Ihr zu versteuerndes Einkommen 8.500 €.

Für die ersten 20 Kilometer: 210 Tage x 20 km x 30 Cent = 1.260 €

Ab dem 21. Kilometer berechnen wir: 210 Tage x 30 km x 38 Cent = 2.394 €

Gesamt: 1.260 € + 2.394 € =  3.654 €

3.654 € – 1.200 € = 2.454 €

9.984 € – 8.500 € = 1.484 €

Ergebnis Schritt 1 = Pauschale ab dem 21. Kilometer = 2.394 €

Ergebnis aus Schritt 2 = 2.454 €

Ergebnis aus Schritt 3 = 1.484 € = niedrigster Betrag = Bemessungsgrundlage

1.484 € x 14 % = 207,76 €

Der angestellten Person wird vom Finanzamt also eine Mobilitätsprämie in Höhe von 207,76 € erstattet, um die zusätzlichen Kosten auszugleichen, die durch die fehlende Berücksichtigung der erhöhten Entfernungspauschale entstanden wären.