Reisekostenformular – So klappt die Rückerstattung

Wer häufiger auf Geschäftsreisen geht oder wessen Mitarbeiter häufiger dienstlich unterwegs sind, kennt das meist lästige Prozedere. Die Reisekosten müssen im Anschluss lückenlos abgerechnet werden, wenn man die gesamten Auslagen von seinem Arbeitgeber erstattet bekommen möchte oder diese als Werbungskosten beim Finanzamt geltend machen will.

Die gute Nachricht: Diese Reisekostenabrechnungen kann man sich stark erleichtern, wenn dafür ein vorgefertigtes Reisekostenformular vorliegt. So vergisst man nichts bei der Abrechnung und erhält außerdem noch leicht verständliche Ausfüllhilfen für die richtige Nutzung des Formulars. Erfreulicherweise gibt es diese Reisekostenformulare als kostenlose Excelformulare im Internet zum Download. Nach dem Ausfüllen können an sämtliche während der Reise gesammelten Belege an dieses Dokument angeheftet werden.

Dabei unterscheidet man zwei Arten an Formularen für die Abrechnung der Reisekosten. Nämlich Formulare für Geschäftsreisen im Inland und solche für einen Auslandsaufenthalt. Das sind die Kostenarten, die es dabei auszufüllen gilt.

• Fahrtkosten,
• Übernachtungskosten,
• Verpflegungsmehraufwand,
• Sachbezugswerte für Mahlzeiten,
• Bewirtungsbelege.

Unter dieser Kategorie sind die tatsächlich angefallenen Fahrtkosten sowie die Kilometerpauschalen einzutragen. Darüber hinaus zählen auch Kosten für Flugtickets und öffentliche Verkehrsmittel, Mietwagen oder Parkgebühren für das Auto dazu. Für die Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Auto hat man die Wahl, ob man die tatsächlich angefallenen Kosten anführt oder die Kilometerpauschale geltend macht.

Wer nicht im Hotel übernachtet und auch keinen Beleg vorlegen kann, greift auf die Übernachtungspauschalen zurück. Diese betragen pro Nacht im Inland 20 Euro. Dafür ist die entsprechende Zahl der Übernachtungen in das betreffende Feld der Reisekostenabrechnung einzutragen.

Wer eine Hotelrechnung hat, trägt einfach den darauf ausgewiesenen Rechnungsbetrag ein sowie den Anteil, der auf das Frühstück entfällt. Diese Frühstückskosten werden vom Erstattungsbetrag abgezogen.

Unterkunftskosten an einer bestimmten auswärtigen Tätigkeitsstätte können nur maximal 48 Monate uneingeschränkt gezahlt werden, in der Höhe der dafür angefallenen Kosten. Nach dieser Zeit dürfen nur noch maximal 1000 Euro monatlich angesetzt werden, beispielsweise bei einem doppelten Haushalt.

Der Arbeitgeber hat auch die Möglichkeit, dem Arbeitnehmer die kompletten Übernachtungskosten steuerfrei zu erstatten. Ein Selbstständiger oder Freiberufler kann Übernachtungskosten ferner als Betriebsausgaben abziehen.

Unter dem Punkt Verpflegungsmehraufwand ist die Anzahl der Tage einzutragen, an denen der Reisende mindestens acht oder 24 Stunden für seine Firma tätig war. Für den An- und Abreisetag gilt dabei immer eine Pauschale von acht Stunden.

Ist ein Arbeitnehmer weniger als acht Stunden unterwegs, hat er keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale.

Dauert ein Auswärtsaufenthalt länger als drei Monate am gleichen Ort, dann dürfen keine Verpflegungspauschalen mehr erstattet werden (Dreimonatsfrist).

Die Pauschbeträge für Inlandsreisen betragen seit dem 01.01.2020

• bei Reisen bis 8 Stunden täglich = 0 Euro,
• bei mehr als 8 Stunden oder für den An- oder Abreisetag = 14 Euro und
• bei mehr als 24 Stunden = 28 Euro.

Wer auf seiner Reise ein kostenloses Frühstück erhalten hat, muss dafür einen Betrag von 4,80 Euro wieder abziehen. Dies entspricht 20 Prozent. Für Mittag- und Abendessen beträgt der Abzug jeweils 40 Prozent, das sind 9,60 Euro.

Diese Rechnung gilt auch dann, wenn das Mittag- oder Abendessen von einem Dritten wie dem Geschäftspartner zur Verfügung gestellt wird.

Wenn man lediglich weniger als acht Stunden unterwegs ist, gibt es keine Verpflegungspauschale und somit auch keine Kürzung. In einem solchen Fall wird der Sachbezugswert herangezogen, wenn eine Mahlzeitengestellung vorliegt. Dafür hat man amtlich festgelegte Sachbezugswerte für Frühstück, Mittag- und Abendessen.

Das trifft aber nur zu, wenn diese Mahlzeit den Wert von 60 Euro nicht übersteigt. Ist sie teurer als 60 Euro, ist die Mahlzeit mit dem realen Betrag als Arbeitslohn zu versteuern. Soll nun das Essen mit dem Sachbezugswert versteuert werden, kann pauschal eine Lohnversteuerung mit 25 Prozent erfolgen.

Es gelten länderübergreifend unterschiedliche Reisekostenpauschalen (Auslandstagegelder). Auch für Auslandsaufenthalte findet man kostenlose, passenden Excel-Formulare zum Download.

• Der jeweils geltende Pauschbetrag entspricht dem Ort, der zuletzt vor 24 Uhr Ortszeit angesteuert wurde.
• Werden an einem Tag Reisen vom Ausland ins Inland absolviert, dann gilt das Auslandstagegeld.
• Bei eintägigen Geschäftsreisen ins Ausland gilt der Pauschbetrag vom letzten Tätigkeitsort im Ausland.
• Bei einer mehr als zwei Tage dauernden Flugdauer sind für die Zwischenzeiten der für Österreich geltende Pauschbetrag maßgeblich.
• Bei Schiffsreisen wird der für Luxemburg geltende Betrag genommen. Für die jeweiligen Tage der Ein- und Ausschiffung wählt man wiederum den Pauschbetrag des jeweiligen Hafenortes.

Die Pauschbeträge variieren je nach Land und werden immer wieder vom Bundesministeriums der Finanzen aktualisiert. Genauere Informationen finden Sie auf dessen Internetseite, hier können Sie die Liste mit den Pauschalen pro Land einsehen.

Manchmal erhält der Arbeitgeber während der Dienstreise kostenlose Mahlzeiten vom Auftraggeber. Wenn dieser aufgrund der geringen Dauer der Geschäftsreise keinen Verpflegungsmehraufwand aufführen kann, muss die Anzahl der Mahlzeiten in das dafür vorgesehene Feld unter Sachbezugswerte eingetragen werden. In diesem Fall wird nur der momentan gültige Sachbezugswert abgezogen.

Mahlzeiten können also nur dann mit dem Sachbezugswert vom Reisenden bewertet werden, wenn er keinen Verpflegungsmehraufwand dafür geltend machen kann.

Falls der Reisende an einem Geschäftsessen teilgenommen hat, zu dem der Geschäftspartner eingeladen hat, wird dafür der Rechnungsbetrag in das dafür vorgesehene Feld der Bewirtungsbelege eingetragen. Dafür müssen aber auch die Voraussetzungen gegeben sein. Das heißt, alle externen Geschäftspartner müssen daran teilgenommen haben. Ansonsten handelt es sich eventuell nur um eine Mitarbeiterbewirtung. Die Bewirtungsbelege sind dabei unbedingt an die Reisekostenabrechnung anzuheften.