Reisespesen in Deutschland

Viele Arbeitnehmer müssen in ihrem Job ab und an verreisen, um beispielsweise an Konferenzen teilzunehmen oder Firmenkunden vor Ort zu besuchen. Bei diesen Dienstreisen fallen sogenannte Reisekosten an, die der Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber auf Grundlage einer Reisekostenabrechnung mit den entsprechenden Belegen in der Regel erstattet bekommt. Doch was genau sind eigentlich Spesen und was gibt es bei der Abrechnung dieser Extrakosten zu beachten?

Unter Spesen versteht man die Kosten für die Verpflegung auf einer beruflichen Reise – genauer den Verpflegungsmehraufwand. Bei der Abrechnung der Reisekosten wird also nicht generell die Erstattung der Verpflegungskosten berechnet, sondern lediglich der Mehraufwand, der entsteht, da sich der Arbeitnehmer nicht daheim beziehungsweise, wie es für diesen im Alltag üblich ist, verpflegen kann.

Je nach Arbeitgeber werden bei der Spesenabrechnung auch die Reisekosten wie beispielsweise die Fahrtkosten bzw. das Kilometergeld und die Übernachtungskosten hinzugezählt, die zum eigentlichen Tagessatz für die Verpflegungskosten addiert werden. Diese Reisekosten können sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden und sind meist vertraglich geregelt. Auch ist es möglich, dass der Mitarbeiter diese Kosten nicht im Vorfeld selbst übernimmt, sondern mit einer Firmenkreditkarte bezahlt oder die Übernachtung und die Reise über ein firmeninternes Buchungssystem bucht.

Manche Arbeitnehmer erhalten vom Arbeitgeber keine oder nur eine teilweise Erstattung der Reisekosten. In dem Fall können die Aufwendungen ganz oder zum Teil als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden.

Die Höhe der Spesen wird in Deutschland nicht vom Arbeitgeber bestimmt, sondern vom Finanzministerium. Dieses legt jedes Jahr einen neuen Spesenplan vor, der für das kommende Jahr ab 1. Januar gilt. Unterschieden wird dabei zwischen der kleinen und der großen Spesenpauschale.

Die kleine Spesenpauschale gilt laut Gesetz für dienstliche Reisen, die nur zwischen 8 und 24 Stunden dauern. Außerdem wird für die Anreisetage und Abreisetage bei längeren geschäftlichen Reisen ebenfalls dieser niedrigere Satz ausgezahlt. Der Tagessatz für die kleine Pauschale bei kurzer Abwesenheit vom Heimatort beziehungsweise Arbeitsort liegt bei 14 Euro.

Wenn die Geschäftsreise länger als 24 Stunden dauert, spricht man von der großen Spesenpauschale. Für jeden Reisetag, der volle 24 Stunden umfasst, erhält der Mitarbeiter einen gesetzlich festgelegten Tagessatz von 30 Euro für seine Abwesenheit vom eigentlichen Arbeitsort.

Geschäftlich Reisende können sich freuen: Das Bundeskabinett erhöhte in ihrem Spesenplan, der ab Januar 2024 gültig ist, die einzelnen Pauschalen für Geschäftsreisen. Bei den Änderungen wurde die kleine Spesenpauschale von 14 auf 15 Euro angehoben und die große Spesenpauschale von vormals 28 Euro auf inzwischen 30 Euro. Ebenso wurden die Sätze für Übernachtungen angehoben und die Übernachtungspauschale für Lkw-Fahrer:innen, die sich so auch über höhere Sätze freuen können.

Die gesetzlich vorgeschriebene Verpflegungspauschale kann durchaus gekürzt werden. Zum einen ist es möglich, dass die Reisekosten beziehungsweise die Spesen nicht mehr vom Arbeitgeber übernommen werden, wenn der Arbeitnehmer sich mehr als drei Monate aufgrund seiner beruflichen Tätigkeit am gleichen Ort aufhält. Wenn der Mitarbeiter die Dienstreise für 4 Wochen unterbricht, bricht eine neue Dreimonatsfrist an. Des Weiteren kann es zu Kürzungen der bezuschussten Reisekosten kommen, wenn der Mitarbeiter einen Teil der Speisen vom Unternehmen gestellt bekommt. Wenn also etwa das Mittagessen von der Firma finanziert wird, wirkt sich das in einer Kürzung des Spesengeldes aus. Die Pauschbeträge werden in diesem Fall dann um die folgenden Prozentzahlen gekürzt:

• Frühstück: 20 %
• Mittagessen: 40 %
• Abendessen: 40 %

Auch bei einer Dienstreise ins Ausland stehen dem Mitarbeiter Spesen für die Verpflegung vor Ort zu. Die Pauschalen für anfallende Reisekosten sind abhängig vom Land und werden vom Finanzministerium festgelegt. Bei Auslandsreisen gilt ebenfalls: Wenn das Unternehmen einen Teil der Mahlzeiten übernimmt, verringert sich der Spesensatz. Wenn beispielsweise das Frühstück im Hotel kostenlos ist, beziehungsweise im Übernachtungspreis inklusive ist, verringert sich der Tagessatz genauso wie im Inland um 20 %, bei Mittag- und Abendessen werden jeweils 40 % Prozent pro Kalendertag abgezogen.