Zweifelhafte Forderungen: Erkennen, Bewerten und Verbuchen nach HGB

Zweifelhafte Forderungen gehören zum Geschäftsalltag vieler Unternehmen – entscheidend ist, sie frühzeitig zu erkennen und korrekt zu verbuchen. Ob durch Zahlungsverzug, ein laufendes Insolvenzverfahren oder offene Streitigkeiten: Wenn der Zahlungseingang ungewiss ist, müssen Forderungen gesondert behandelt werden.

In diesem Artikel erfahren Sie, was unter zweifelhaften Forderungen im HGB zu verstehen ist, welche Ursachen sie haben, wie ihre Bewertung und Buchung abläuft und wann eine Ausbuchung erforderlich wird. Dabei gehen wir auch auf Einzel- und Pauschalwertberichtigungen ein.

Zweifelhafte Forderungen im HGB sind offene Zahlungsansprüche, bei denen der Zahlungseingang ungewiss ist. Sie dürfen nicht mehr mit dem Nennwert bilanziert werden, sondern sind mit dem voraussichtlich realisierbaren Betrag anzusetzen (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB).

Im Rechnungswesen werden sie von einwandfreien Forderungen getrennt auf einem eigenen Konto erfasst. Der Unterschiedsbetrag zwischen Nennwert und wahrscheinlichem Wert wird über eine erfolgswirksame Wertberichtigung berücksichtigt – im Sinne einer vorsichtigen und realitätsnahen Darstellung der Vermögenslage.

Forderungen gelten als zweifelhaft, wenn der Zahlungseingang fraglich ist und ein Risiko des Zahlungsausfalls besteht. Die Ursachen dafür sind vielfältig – sie betreffen sowohl wirtschaftliche als auch rechtliche Unsicherheiten.

In der Praxis entstehen zweifelhafte Forderungen, wenn Kund:innen trotz Fälligkeit nicht zahlen und Hinweise auf Zahlungsprobleme vorliegen. Dazu gehören unter anderem:

• Zahlungsverzug: Fristen werden überschritten, Mahnungen bleiben unbeantwortet.

• Mängel: Die Zahlung wird wegen angeblicher oder tatsächlicher Leistungs- oder Liefermängel verweigert.

• Insolvenzverfahren: Es wurde ein Insolvenzverfahren gegen den Schuldner oder die Schuldnerin eröffnet oder beantragt.

• Schlechte Bonität: Die Kreditwürdigkeit ist nachweislich gering, z.B. durch negative Auskünfte oder Ratings.

• Streitigkeiten: Zwischen Unternehmen und Kund:innen bestehen rechtliche oder vertragliche Meinungsverschiedenheiten.

• Betrugsverdacht: Es bestehen Anzeichen, dass die Zahlung bewusst vermieden oder falsche Angaben gemacht wurden.

• Unbekannter Aufenthaltsort: Die Schuldner:innen sind verzogen und nicht mehr auffindbar.

• Verjährung: Die Forderung ist rechtlich nicht mehr durchsetzbar.

Zweifelhafte Forderungen werden in der Bilanz mit dem voraussichtlich realisierbaren Betrag angesetzt – nicht mit dem ursprünglichen Nennwert. Die Bewertung folgt dem Vorsichtsprinzip (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB) und erfolgt über eine Wertberichtigung.

Die Bewertung umfasst folgende Schritte:

• Prüfung, ob wertmindernde Umstände vorliegen
• Schätzung des zu erwartenden Zahlungsausfalls
• Abschreibung der Forderung auf den wahrscheinlichen Wert

Im Rahmen der Buchung zweifelhafter Forderungen wird die betroffene Forderung zudem von den einwandfreien Forderungen getrennt und auf ein eigenes Konto – z.B. Zweifelhafte Forderungen – umgebucht. Dadurch ist sie buchhalterisch eindeutig gekennzeichnet und separat auswertbar.

Zur Abbildung des Ausfallrisikos erfolgt anschließend entweder eine Einzelwertberichtigung bei konkret betroffenen Forderungen oder eine Pauschalwertberichtigung auf den gesamten Forderungsbestand. Beide Varianten führen zu einer erfolgswirksamen Korrektur im Jahresabschluss.

Die Einzelwertberichtigung (EWB) wird vorgenommen, wenn eine konkrete Forderung als gefährdet eingestuft wird – z.B. aufgrund eines Insolvenzverfahrens oder wiederholter erfolgloser Mahnungen.

Sie dient dazu, zweifelhafte Forderungen mit erkennbarem Ausfallrisiko buchhalterisch korrekt zu erfassen, den Jahresabschluss wirklichkeitsgetreu zu gestalten und die Auswirkungen auf das Betriebsergebnis abzubilden.

Typische Indikatoren sind ein Zahlungsverzug von mehr als 90 Tagen oder mehrere ausgefallene Raten. Die gesetzliche Grundlage findet sich in den §§ 252 und 253 HGB.

Nach der Umbuchung auf das Konto wird die Forderung mit dem voraussichtlich eintreibbaren Betrag bewertet. Die Differenz zum ursprünglichen Nennwert wird erfolgswirksam als Aufwand gebucht.

Die Pauschalwertberichtigung (PWB) dient dazu, allgemeine, nicht konkret zuordenbare Risiken im Forderungsbestand abzubilden. Sie betrifft insbesondere Forderungen, die formal noch als einwandfrei gelten, bei denen aber latente Ausfallrisiken bestehen – z.B. aufgrund historischer Zahlungsausfälle oder einer schwachen Branchenentwicklung.

Die Höhe der Pauschalwertberichtigung wird in der Regel zum Bilanzstichtag ermittelt und darf steuerlich 5 % des Forderungsbestandes nicht überschreiten. Sie basiert auf Erfahrungswerten der letzten Jahre und gibt ein realitätsnahes Bild des Umlaufvermögens eines Unternehmens wieder.

Die PWB kann direkt oder indirekt verbucht werden. In der Praxis erfolgt sie meist indirekt über ein separates Korrekturkonto. Die steuerliche Anerkennung setzt voraus, dass gleichartige Risiken zusammengefasst und nachvollziehbar begründet werden.

Diese Methode ergänzt die Einzelwertberichtigung und verstärkt die Vorsicht bei der Bewertung von Forderungen im Jahresabschluss.

Zweifelhafte Forderungen werden zum Bilanzstichtag ausgebucht, wenn endgültig feststeht, dass mit einem Zahlungseingang nicht mehr zu rechnen ist. Sie gelten dann als uneinbringlich und müssen aus der Bilanz entfernt werden.

Typische Gründe sind:

• Mitteilung des Insolvenzverwalters, dass keine Quote gezahlt wird
• Erfolgloser Vollstreckungsversuch
• Verjährung der Forderung
• Schuldner dauerhaft nicht auffindbar
• Rechtliche Durchsetzung ausgeschlossen oder wirtschaftlich unzumutbar

Bereits abgeführte Umsatzsteuer kann nach § 17 UStG rückwirkend korrigiert werden, sofern der Ausfall zweifelsfrei nachgewiesen ist.

Die Ausbuchung zweifelhafter Forderungen erfolgt in zwei Schritten:

1. Umbuchung auf ein separates Konto

1. Vollständige Abschreibung (bei endgültigem Ausfall)

Dabei muss auch die Umsatzsteuer korrigiert werden, sofern sie bereits abgeführt wurde.

Im ersten Schritt wird die ursprüngliche Forderung vom Konto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen” auf „Zweifelhafte Forderungen” übertragen. Das signalisiert, dass die Forderung gefährdet ist, aber noch Hoffnung auf Zahlung besteht.

Stellt sich später heraus, dass keine Zahlung mehr eingeht (z.B. nach Abschluss eines Insolvenzverfahrens), erfolgt die Ausbuchung – mit Korrektur der Erlöse und Umsatzsteuer. Die Forderung gilt dann als uneinbringlich.

Ein Unternehmen hat eine Forderung über 1.000 € brutto (netto 840,34 € + 19 % USt). Die Kundin hat Insolvenz angemeldet, ein Zahlungseingang ist nicht mehr zu erwarten.

1. Umbuchung auf das Konto für zweifelhafte Forderungen: Zweifelhafte Forderungen 1.000 € an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1.000 €

1. Abschreibung bei Uneinbringlichkeit (Ausbuchung der Nettoforderung): Verluste aus Forderungsausfällen 840,34 € an Zweifelhafte Forderungen 840,34 €

1. Umsatzsteuerkorrektur nach § 17 UStG: Umsatzsteuer 159,66 € an Zweifelhafte Forderungen 159,66 €

Damit ist die Forderung vollständig ausgebucht – inklusive Umsatzsteuerkorrektur nach § 17 UStG.