Eingangsrechnung buchen: So funktioniert’s

Eingangsrechnungen korrekt zu buchen ist essenziell für jedes Unternehmen, um den Cashflow im Blick zu behalten, Finanzen nachhaltig zu planen, eine gute Beziehung zu Lieferanten und Dienstleistern zu pflegen und Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Doch worauf sollten Sie bei der Buchung einer Eingangsrechnung in der doppelten Buchführung besonders achten? Welche Pflichtangaben muss das Dokument enthalten? Und wie lassen sich Eingangsrechnungen digital verwalten?

Im Prinzip ist jede Rechnung immer auch eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung, entscheidend ist die Perspektive:

• Empfängt das Unternehmen eine Rechnung von einem Lieferanten oder Dienstleister, handelt es sich um eine Eingangs- oder auch Lieferantenrechnung. Das Unternehmen ist damit Schuldner und hat eine Zahlungspflicht bzw. Verbindlichkeit.

• Für die Lieferfirma, die diese Rechnung ausgestellt hat, ist es eine Ausgangsrechnung. Sie tritt dem Unternehmen gegenüber als Gläubiger auf.

Haben Sie eine Eingangsrechnung erhalten, prüfen Sie zunächst, ob das Dokument alle Pflichtangaben enthält und alle Beträge korrekt sind. Buchen Sie fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen, kann das schnell zu einem Durcheinander in Ihrer Buchhaltung und Ärger mit dem Finanzamt führen.

Folgende Informationen müssen laut § 14 des Umsatzsteuergesetzes enthalten sein:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und der Leistungsempfängerin oder des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Datum der Rechnungsausstellung
• Nummer der Rechnung (zur eindeutigen Identifizierung)
• Menge und Bezeichnung der Ware(n) oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung
• Datum der Lieferung oder Leistung
• Gesamtbetrag, inklusive separater Angabe der Steuersätze und zu zahlenden Steuern

Nachdem Sie die formellen Anforderungen der Eingangsrechnung kontrolliert haben, überprüfen Sie im Zuge des Rechnungsabgleichs, ob alle Beträge stimmen und die Leistung ordnungsgemäß erbracht wurde bzw. die Waren ohne Mängel vorliegen. Kaufleute und jedes Unternehmen sind dazu verpflichtet, alle Lieferungen bei Eingang sofort zu kontrollieren. Dieser Pflicht sollten Sie in Ihrem eigenen Interesse nachkommen und immer die Ware mit der Rechnung und/oder dem Lieferschein vergleichen.

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Eingangsrechnungen dienen als Nachweis für den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen. Da die Eingangsrechnung eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferunternehmen darstellt, handelt es sich in der Bilanz um „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“. Die Ware bzw. Dienstleistung, der Nettobetrag und die Umsatzsteuer werden einzeln verbucht.

Die Kreditorenbuchhaltung kümmert sich also um die Prüfung, Zahlung und Dokumentation von Lieferantenrechnungen. Dabei behält sie den Überblick über erhaltene Waren und Verbindlichkeiten, um die Finanzen des Unternehmens nachhaltig planen zu können.

Um zu veranschaulichen, wie die Buchung einer Eingangsrechnung in der Praxis abläuft, stellen wir den Buchungsprozess am folgenden Beispiel vor:

Sie haben Rohstoffe eingekauft und dafür eine Lieferantenrechnung in Höhe von 1.400 € zzgl. 19 % Umsatzsteuer (266 €) erhalten. Versandkosten fallen nicht an. Der Bruttobetrag beläuft sich also auf 1.666 €.

Anhand der vorliegenden Informationen aus der Eingangsrechnung ermitteln wir zunächst die betroffenen Konten:

1. Da es sich um den Einkauf von Materialien handelt, haben wir es mit dem Konto „Aufwendungen für Rohstoffe“ zu tun. Kontoart ist das Aufwandskonto bzw. Erfolgskonto. Es gehört zu den Gewinn- und Verlustkonten und ist weder aktiv noch passiv.

1. Auch das Konto „Vorsteuer“ ist betroffen, weil die Rechnung eine Umsatzsteuer von 19 % ausweist, die Sie in der Umsatzsteuervoranmeldung als Forderung gegenüber dem Finanzamt geltend machen können. Es gehört damit zu den aktiven Bestandskonten. Der Begriff aktiv beschreibt die Vermögenswerte, also alles, was dem Unternehmen Geld einbringt. Es wird auf der linken Seite in der Bilanz aufgeführt.

1. Und weil Sie Schuldner sind bzw. die Rechnung noch nicht von Ihnen beglichen wurde, ist auch das Konto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ relevant. Hierbei handelt es sich um ein Passivkonto, das in der Bilanz auf der rechten Seite, auch Passivseite genannt, aufgeführt wird. Es beschreibt, woher die Mittel stammen, mit denen ein Unternehmen seine Vermögenswerte finanziert. Auf der Passivseite werden sowohl Verbindlichkeiten wie auch das Eigenkapital des Unternehmens erfasst.

In der doppelten Buchführung zeigt der Buchungssatz eine Veränderung sowohl im Soll als auch im Haben an. Die beiden Begriffe beschreiben dabei alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. In den sogenannten T-Konten wird eine Sollbuchung auf der linken Seite dokumentiert, eine Habenbuchung steht auf der rechten Seite des Buchungskontos. Eine Buchung betrifft dabei immer beide Seiten, daher auch der Begriff doppelte Buchführung bzw. Doppik. Der Leitsatz für Buchungssätze lautet: Soll an Haben.

In unserem Beispiel ist der Geschäftsvorfall ein Rohstoffeinkauf und würde wie folgt gebucht werden:

Auf der Soll-Seite (links) nennen wir das Konto „Aufwendungen für Rohstoffe“ und geben den Kaufbetrag an – in unserem Fall 1.400 €.

Da wir auch noch die Umsatzsteuer berücksichtigen müssen, geben wir auf ein zweites Sollkonto, das Vorsteuerkonto, den Betrag 266 € an.

Auf der rechten Seite bei Haben geben wir das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an und führen den Betrag 1.666 € auf. Das zeigt, dass der Betrag noch an das Lieferunternehmen ausgezahlt werden muss.

Daraus ergibt sich der folgende Buchungssatz: Aufwendungen für Rohstoffe 1.400 € an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.666 €, Vorsteuer 266 €.

Hierbei ist wichtig, dass auf der Soll- und Habenseite am Ende der gleiche Betrag steht. In unserem Fall also jeweils der Gesamtbetrag von 1.666 €.

Aufbewahrungsfrist: Wie lange muss man Eingangsrechnungen speichern?

Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen laut  § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen sind darüber hinaus in § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. Demnach sind Unternehmer:innen verpflichtet, alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen für einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen beginnen dabei erst am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnungen ausgestellt worden sind.

Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen gilt aber nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide, für die die Rechnungen relevant sind, bereits bestandskräftig sind. Handelt es sich um eine vorläufige Steuerfestsetzung, muss diese gemäß § 165 AO erst als endgültig erklärt werden.

Ist dies nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren noch nicht geschehen, sind Sie verpflichtet, die Rechnungen für den Fall einer Außenprüfung durch das Finanzamt auch über die Aufbewahrungsfrist aufzuheben. Man spricht hier von der Aussetzung der Aufbewahrungsfristen für Rechnungen.

Sagen Sie Adieu zu verstaubten Archiven mit sich stapelnden Aktenordnern und schaffen Sie endlich Platz im Büro. Die digitale Verwaltung von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen unterstützt Sie dabei. Sparen Sie Zeit und Nerven bei der Suche von Rechnungen und den dazugehörigen Transaktionen, dank der digitalen Rechnungsverwaltung von Qonto, die automatisch Eingaben wie die Mehrwertsteuer erfasst und Belege direkt den dazugehörigen Transaktionen zuordnet.

Der Gesetzgeber schreibt Ihnen mit wenigen Ausnahmen nicht vor, Geschäftsunterlagen in Papierform aufzubewahren. Lediglich Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union müssen schriftlich in Papierform vorliegen. Alle weiteren Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder andere Belege können Sie für die Dauer der Aufbewahrungsfristen auch digital aufbewahren.

Speichern Sie Ihre Dokumente systematisch und wiederauffindbar ab, machen Sie sich Ihr Leben als Unternehmer:in deutlich leichter und leisten mit einem papierlosen Büro auch einen Beitrag für die Umwelt.