Alles über die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (auch: Umsatzsteuer-ID oder noch kürzer USt-IdNr.) dient der Kennzeichnung von Unternehmen oder Unternehmern, die im Wirtschaftsraum der Europäischen Union Geschäfte machen. 

Bei der Lieferung von Dienstleistungen und Waren aus Deutschland in andere Länder der EU muss die Identifikationsnummer genauso vorhanden sein, wie beim Bezug von Angeboten in umgekehrter Richtung. Das erleichtert den innereuropäischen Wirtschaftsverkehr für alle Unternehmer, weil der Umsatz nun keine komplizierte Doppelbesteuerung braucht:

• Eine Lieferung innerhalb der europäischen Union erfolgt dadurch immer frei von Steuern, wenn die beteiligten Unternehmen eine Umsatzsteuer-ID besitzen.
• Die Leistungserbringer sind jetzt regelmäßig von den Steuern auf den Umsatz befreit.
• Das schafft mitunter eine deutliche Entlastung der Liquidität, weil eventuelle Umsatzsteuer-Vorauszahlungen per se sinken.
• Die Besteuerung mit Unternehmenssteuern findet nunmehr ausschließlich im Bestimmungsland zu den dort geltenden Steuersätzen statt. (Von der Steuer lassen sich unter Umständen Beiträge zur privaten Rentenversicherung.)

Bei Geschäften im EU-Raum ist die USt-IdNr. ein Muss. Bis Ende 2020 zählt auch das Vereinigte Königreich zu diesem Raum. Ansonsten ist die Nummer aber gleichfalls verpflichtend für alle Gewerbetreibende oder Unternehmer, die ausschließlich in Deutschland Geschäfte machen – mit einer Ausnahme:

Grundsätzlich verlangt das Finanzamt von jedem Gewerbetreibenden die Erhebung von Umsatzsteuer unter einer eigenen Ident-Nummer (unabhängig von der gewählten Rechtsform, siehe auch Besteuerung von Personengesellschaften). Zugleich besteht aber die Möglichkeit, dass die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen wird. Mit der Regelung entfällt die Pflicht zur Umsatzsteuererhebung bzw. zur Umsatzsteuer-ID oder Umsatzsteuer-Zahlungen – eine Entlastung für das Kleingewerbe.

Meistens sind das

• Einzelunternehmer,
• Freiberufler,
• Selbstständige sowie eine
• GbR
• mit einem voraussichtlichen Gesamtumsatz von weniger als 25.000 Euro im ersten Geschäftsjahr oder einem entsprechend anteiligem Umsatzvolumen bei unterjähriger Geschäftsaufnahme. Sie alle dürfen sich der Kleinunternehmer-Regelung bedienen und brauchen sich um das Thema Umsatzsteuern oder Identifikationsnummern danach keine Gedanken mehr machen.
• Die 25.000-Euro-Grenze gilt prinzipiell genauso in den Folgejahren. Wird sie einmal überschritten, tritt im nächsten Jahr allerdings ebensolche Umsatzsteuerpflicht ein wie bei einer zukünftigen Umsatzsteuerschätzung jenseits der 100.000 Euro.

Mit dieser Ausnahme entsteht gleichzeitig eine Verpflichtung zur Transparenz für alle Geschäftspartner. Jede Rechnung muss hier ab jetzt einen Hinweis auf die angewendete Kleinunternehmerregelung tragen bzw. die ausdrückliche Erwähnung mitbringen, dass Umsatzsteuer deswegen gemäß §19 UstG keine Berechnung findet (siehe auch Rechnungsstellung für Kleinunternehmer).

Es gibt verschiedene Wege, eine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zugeteilt zu bekommen:

• Möglichkeit 1: Neben Gewerbeanmeldung oder Gründung erfordert die neue Unternehmung zugleich die Anmeldung bei dem für Sie zuständigen Finanzamt. Von dort kommt ansonsten auch automatisch ein Schreiben mit einer ganzen Reihe Fragen zur unternehmerischen Tätigkeit – in dem Fragebogen lässt sich auch die Identifikationsnummer oder eine Befreiung für Kleinunternehmer gleich beantragen.
• Möglichkeit 2: Sie beantragen Ihre Nummer einfach online direkt beim Bundeszentralamt für Steuern und vom Bundeszentralamt kommt dann einige Tage später ein Brief mit der Nummer.
• Möglichkeit 3: Sie schreiben das Bundeszentralamt mit klassischen Mitteln wie Brief oder Fax an und stellen so Ihren Antrag.

Ein Antrag online oder offline genügt dabei für mehrere Gewerbe, falls die Geschäftstätigkeit breiter aufgestellt sein sollte. Diese diversen Gewerbe werden genau wie bei den anderen Steuernummern unter einer Identifikation zusammengefasst bzw. steuerlich behandelt.

Die Nummer zeigt in jedem Land der EU eine etwas abgewandelte Form. Charakteristisch ist jeweils das Länder-Kürzel am Anfang der Nummer.

In Deutschland beginnt die Nummer dementsprechend stets mit den Buchstaben DE gefolgt von neun Ziffern wie in diesem Beispiel: DE987654321.

Kurz nach der Jahrtausendwende erhielten alle Menschen hierzulande eine Steuer-IdNr. mit lebenslanger Gültigkeit vom Bundeszentralamt für Steuern. Sie bleibt auch nach einem Umzug weiter gültig, während Finanzamt und Steuernummer dabei jeweils wechseln. Die betriebliche oder persönliche Steuernummer bildet ein weiteres Identifikationsmerkmal in steuerlicher oder wirtschaftlicher Hinsicht.

Unternehmer müssen mindestens Ihre betriebliche Steuernummer auf allen Rechnungen angeben, die sie ausstellen.

Auf Rechnungen an nationale Geschäftspartner genügt die Nennung der Steuernummer. Alternativ ist es möglich oder zulässig, dass eine vorhandene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer genannt wird. In Briefen oder E-Mails, aber auch bei Angeboten oder Preislisten muss weder die eine noch die andere Nummer genannt werden.

Allerdings dürfen Sie einen Punkt nie vergessen: Im Impressum einer Internetseite darf eine vorhandene Umsatzsteuer-ID niemals fehlen. Bei Unterlassen droht ansonsten eine teure Abmahnung. Eine Betriebssteuernummer braucht dagegen nicht erwähnt zu werden, wenn eine ID für die Umsatzsteuern fehlt.

Bei einer Rechnung für grenzüberschreitende Leistungen oder Lieferungen gelten ebenfalls umfangreichere Vorgaben:

Hier muss neben der eigenen außerdem die Identifikationsnummer des Empfängers vermerkt sein. Dazu haben Sie auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft für die Umsatzsteuer hinzuweisen – im internationalen Wirtschaftsverkehr Reverse-Charge-Verfahren genannt.

Schließlich haben Unternehmen die Lieferrechnungen relativ zeitnah auszustellen. Spätestens zur Mitte des Monats nach der Leistung muss die Berechnung erfolgen.

Neben ihrer Funktion für die steuerliche Bewertung und Einordnung besitzen entsprechende Identnummern außerdem eine Beweiskraft im Wirtschaftsverkehr, mit der den Geschäftspartnern die Identität und der Status bezüglich der Steuern dokumentiert wird. Bei neuen Geschäftskontakten im Ausland fragen sich an diesem Punkt viele regelmäßig, ob es möglich ist, diese Identität und Ident-Nummer zu überprüfen.

Dafür wurde das europäische Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem MIAS geschaffen. Hier ist MIAS jederzeit online erreichbar. Möglich wird die Überprüfung außerdem wieder beim Bundeszentralamt für Steuern. Fragen Sie dazu einfach im Netz das Bundeszentralamt an oder nutzen Sie Telefon und Post für Ihren Antrag auf Überprüfung einer Umsatzsteuer-ID.

So sind Sie in Sachen Umsatzsteuern und IDs jederzeit auf der sicheren Seite.