Die Umsatzsteuer-voranmeldung

Jedes Unternehmen in Deutschland ist verpflichtet, auf seine Waren und Leistungen zusätzlich zum eigentlichen Verkaufspreis (in den die Selbstkosten einfließen) eine Umsatzsteuer, auch Vorsteuer genannt, zu erheben. Die eingesammelte Steuer müssen die Unternehmer laut Umsatzsteuergesetz (UStG) an das Finanzamt abführen. Hierbei wird zwischen Soll- und Istversteuerung unterschieden. Im § 18 des Regelwerkes wird diese monatlich oder vierteljährlich beim Finanzamt einzureichende Umsatzsteuervoranmeldung genau beschrieben. 

Bei Verkäufen innerhalb der EU muss jedes deutsches Unternehmen über eine Umsatzsteuer-ID verfügen, die beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden kann. Gleichzeitig greift bei vielen Geschäften mit dem EU-Ausland das Reverse-Charge-Verfahren.

• Bessere Kontrolle der Steuerlast (siehe auch Controlling)
• Geringere Wartezeit für die Finanzbehörde
• Weniger Jahresbetrag (besserer Cashflow) durch kontinuierliche Zahlungen

Für die Umsatzsteuervoranmeldung gilt die Formpflicht, die auf einem von der Finanzbehörde vorgegebenen Bogen einzureichen ist. Dabei ist eine digitale Abgabe der UStVA beim Finanzamt Pflicht: Die Umsatzsteuervoranmeldung wird online über die Seite des Elster-Finanzamtsportals eingereicht. Dabei kann die Erstellung der UStVA entweder über ein übliches Buchhaltungsprogramm oder über das Elster-Steuererklärungsprogramm erfolgen. Um den Zugang zum Elster-Portal zu aktivieren, muss zuerst ein Elster-Zertifikat generiert werden. Folgendes ist zu beachten: Die Finanzämter nehmen Umsatzsteuervoranmeldungen nur in digitaler, authentifizierter Form entgegen und nicht mehr schriftlich, in Papierform. Eine Authentifizierung des abzugebenden Formulars erfolgt über die Elster-Authentifizierungsdatei, die der Steuerpflichtige bei der Anmeldung auf der Elster-Plattform nutzen kann.

Den in den Verkäufen und Dienstleistungen enthaltenen Steuern stehen Betriebsausgaben des Unternehmers gegenüber, für die dieser selbst Umsatzsteuern gezahlt hat. Diese Umsatzsteuern aus Lieferantenrechnungen sind geleistete Vorsteuern. Die Differenz aus den eingenommenen Umsatzsteuern und bezahlter Vorsteuer gibt die an das Finanzamt zu zahlenden Umsatzsteuerschulden an.

Tipp: Eröffnen Sie ein digitales Geschäftskonto, das alle Umsatzsteuerbeträge automatisch errechnet. Mit Qonto scannen Sie Ihre Buchungsbelege per App und fügen den Umsatzsteuersatz dann direkt zur Transaktion hinzu. Vereinfachen Sie Ihr Finanzmanagement mit flexibel einstellbaren Karten, senden Sie (Auslands-)Überweisungen via SEPA und SWIFT und verfolgen Sie alle Kontobewegungen in Echtzeit. Für Vielreisende mit Anspruch hat Qonto zudem eine exklusive Metallkarte entwickelt: Kostenlose Bargeldabhebungen, Concierge-Service, Flughafen-Lounge und reale Wechselkurse inklusive.

Ergibt die Differenz aus den eingenommenen Umsatzsteuern und den bezahlten Vorsteuern ein Guthaben für den Betrieb, dann wird dieses beim Finanzamt gutgeschrieben. Sollte sich aus den zwölf oder vier einzureichenden Vorsteueranmeldungen ein Überschuss für das betreffende Geschäft ergeben, erhält dieses am Jahresende eine steuerliche Rückerstattung. Wird dann die Jahresumsatzsteuererklärung abgegeben, erhält das Geschäft eine Gutschrift, oder das Guthaben wird mit der noch verbliebenen Umsatzsteuerschuld verrechnet.

Betriebe, deren Umsätze während des Jahres unter 25.000 Euro liegen, haben die Möglichkeit, sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien zu lassen. Lag der Umsatz im vergangenen Kalenderjahr unter 25.000 Euro und wird der Umsatz im laufenden Geschäftsjahr vermutlich 100.000 Euro nicht übersteigen, dann greift die sogenannte Kleinunternehmerregelung. Diese Regelung ist im §19, UStG nachzulesen. Um sich als Kleinunternehmer bezeichnen zu dürfen, muss erst eine entsprechende Meldung an das zuständige Finanzamt gemacht werden. Auf den Rechnungen von Kleinunternehmern wird entsprechend keine Umsatzsteuer aufgeführt. Umsatzsteuern sind deshalb von deren Kunden auch nicht zu entrichten. Im Gegenzug kann der Kleinunternehmer aber auch die geleisteten Vorsteuern nicht steuerlich geltend machen. Eine Umsatzsteuererklärung haben diese aber trotzdem abzugeben. In ihrer Steuererklärung ist von den Kleinunternehmern eine Einnahmenüberschussrechnung zu erstellen. Da von diesen jedoch keine Umsatzsteuern eingenommen werden, ist deren Aufwand für die Erstellung einer Umsatzsteuererklärung auch nur minimal. Die Pflicht, eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, entfällt für Kleinunternehmer ebenfalls.

Existenzgründer haben jeden Monat eine UStVA (Umsatzsteuervoranmeldung) per Elster an die jeweiligen, zuständigen Finanzämter zu übermitteln. Diese müssen pünktlich, bis spätestens zum 10. eines jeden Monats, die Umsatzsteuervoranmeldung des Vormonats einreichen und die Umsatzsteuer ans Finanzamt überweisen. Da mit der Umsatzsteuervoranmeldung jedoch viele unter Zeitdruck geraten, bietet die Finanzbehörde die Möglichkeit einer Fristverlängerung um einen Monat.

Eine Möglichkeit der Erstellung einer Umsatzsteuervoranmeldung besteht darin, alle Ausgaben und Einnahmen des Voranmeldezeitraums zu addieren und die Zahlen dann in das betreffende Feld der UStVA des Elster-Formulars einzutragen. Der schnellere und einfachere Weg besteht darin, die Einnahmen und Ausgaben in einem Rechnungsprogramm zu erfassen (ähnlich wie beim Ausfüllen eines Kassenberichts). In diesem wird dann bereits die Umsatzsteuervoranmeldung automatisch mit einem einzigen Klick erstellt. Damit entfällt ein manuelles Ausfüllen. Dafür braucht man auch kein Elster-Zertifikat, denn die UStVA kann einfach aus dem Rechnungsprogramm direkt an die Finanzämter gesendet werden.

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist immer an eine Frist gebunden. Dabei hängt es von den Umsätzen im betreffenden Unternehmen ab, ob die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise oder monatlich zu erfolgen hat.

• Beträgt die jährliche Umsatzsteuerlast 7.500 Euro und mehr, ist die Abgabe der Vorsteueranmeldung 12-mal im Jahr, also einmal pro Monat, fällig. Die Höhe der eingenommenen Umsatzsteuer muss durch die Voranmeldung dem Finanzamt offen gelegt werden.
• Liegt die jährlich abzuführende Umsatzsteuerlast zwischen 1.000 Euro und 7.500 Euro, dann muss der Unternehmer die Voranmeldung nur einmal pro Vierteljahr abgeben.
• Ab einer jährlichen Umsatzsteuerzahllast (Umsatzsteuer - Vorsteuer) von weniger als 1.000 Euro, muss keine Voranmeldung abgegeben werden. Unternehmer mit entsprechend geringen Umsätzen geben ihre Umsatzsteuererklärung einmal im Jahr ab.

Laut Umsatzsteuergesetz §2 UStG ist jeder umsatzsteuerpflichtig, der selbstständig eine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit ausübt, auch wenn es sich dabei nur um eine einzelne Person handelt. Deshalb sind nicht nur Handelsunternehmen oder Gewerbebetriebe umsatzsteuerpflichtig, sondern auch Freiberufler, Einzelunternehmer oder Kleingewerbetreibende.

• Umsatz von Versicherungsvertretern
• medizinische Dienste
• Heilbehandlungen
• Betreuung und Pflegeleistungen
• Krankentransporte
• Versicherungen
• Verkauf von Grundstücken
• innergemeinschaftliche Lieferungen
• See- und Luftverkehr
• Kreditvermittlung
• Umsatz aus Schule und Bildung und weitere.

Alle, die nicht rechtzeitig die Umsatzsteuer bezahlen, haben mit Säumniszuschlägen zu rechnen, da das Finanzamt bei Unpünktlichkeit wenig tolerant ist. Verspätungen werden mit einem Prozent der monatlichen Steuerschuld geahndet. Wer also merkt, dass er die UStVA nicht rechtzeitig einreichen kann, sollte eine Dauerfristverlängerung nutzen. So verschafft man vier Wochen mehr Zeit, um seine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Das kann vor Säumniszuschlägen und Liquiditätsengpässen schützen.

Da Unternehmen in den meisten Fällen Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen haben (ausgenommen solche, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen), ist eine Umsatzsteuervoranmeldung nötig. Dabei unterscheidet man Monatszahler, Quartals- und Jahreszahler (im Rahmen einer Umsatzsteuererklärung). Existenzgründer sind prinzipiell Monatszahler. Die Fristen zur Einreichung der Umsatzsteuervoranmeldung und zur Umsatzsteuerzahlung verlängern sich mit einer Dauerfristverlängerung um genau vier Wochen. Das gilt auch für die Quartalszahler. Fällt dabei der 10. des Monats (Abgabetermin) auf einen gesetzlichen Feiertag, Samstag oder Sonntag, dann verlängert sich die Abgabefrist auf den folgenden Werktag. Dabei ist zu beachten, dass neben der Umsatzsteuervoranmeldung auch die Zahlung der jeweiligen Umsatzsteuer bis zum Stichtag eingegangen sein muss.

Tipp:

Wer der Finanzbehörde eine Einzugsermächtigung erteilt, gewinnt mit der Zahlung Zeit, da dann diese die Umsatzsteuer erst nach Eingang der Umsatzsteuervoranmeldung abbucht.

Wer einen Steuerberater in Anspruch nimmt, kann sich von diesem die Fristverlängerung erstellen lassen. Dieser berechnet ebenso die Sondervorauszahlung und informiert über die betreffenden Zahlungsfristen. Außerdem kann dieser auch die Buchhaltung überprüfen, was allgemein vorteilhaft ist. Ist der Antrag bei der Behörde eingegangen, kann die Fristverlängerung in Anspruch genommen werden. Denn mit einer Ablehnung ist nur zu rechnen, wenn in der Vergangenheit keine pünktlichen Steuerzahlungen erfolgt sind. Alternativ kann man den Antrag auch online, über die Seite von Elster (Registrierung erforderlich) erstellen.