Offene Ladenkasse: So funktioniert die Buchführung mit Bargeld

Die offene Ladenkasse ist eine Barkasse ohne technische Besonderheit. Wo der Unterschied zwischen der offenen Ladenkasse und Registrierkasse liegt und welche Anforderungen es an die Buchhaltung gibt, erfahren Sie hier.

Sie ist zwar selten geworden, aber dennoch findet man in einigen Geschäften immer noch die offene Ladenkasse, auch Schubladenkasse genannt.

Prinzipiell kann jedes Unternehmen dieses Kassensystem für Zahlungen nutzen. Es gibt weder eine Einkommensgrenze noch besondere Regelungen in Bezug auf Betriebs- oder Gesellschaftsformen. Da jedoch keine Daten bei Zahlung gespeichert werden, sind die Anforderungen der offenen Ladenkasse etwas höher. Schließlich sind Sie dazu verpflichtet, trotzdem alle Geldflüsse zu dokumentieren und festzuhalten.

Die offene Ladenkasse unterliegt per Gesetz keiner notwendigen Form. Es kann sich demnach auch um eine Kassette, einen Karton oder eine Kiste handeln, in der das Bargeld eingezahlt oder zum Wechseln entnommen wird. Viele Betriebe nutzen allerdings abschließbare Kassetten, in denen sich ein herausnehmbares Fach für das Kleingeld befindet und im unteren Bereich Geldscheine verwahrt werden. Wichtig ist nur, alle Regeln und Anforderungen der offenen Ladenkasse einzuhalten.

Jedem Unternehmen ist es somit selbst überlassen, wie es die offene Ladenkasse führt. Es ist allerdings ratsam, darauf zu achten, dass die Kasse abschließbar ist, um Diebstahl zu vermeiden.

Offene Ladenkassen unterscheiden sich maßgeblich von Registrierkassen im Bezug auf die Aufzeichnungen der Geschäftsprozesse. So werden Kassenbewegungen wie Verkäufe, Stornos, Einzahlungen und Auszahlungen von der Registrierkasse lückenlos aufgezeichnet, während offene Ladenkasse rein manuell bedient werden und über keine technische Ausstattung verfügen.

Bargeld birgt immer ein Risiko. Besonders, wenn alle Einnahmen sowie der Geldwechsel und Stornos rein manuell getätigt werden. Schnell passieren Fehler und Bareinzahlungen bei Bankinstituten sind nicht umsonst. Auch vor Diebstahl ist man nicht befreit.

Bei der Buchhaltung ergeben sich andere Anforderungen, denn schließlich sind Sie trotzdem dazu verpflichtet, alle Einnahmen akribisch zu dokumentieren und zu archivieren. Als Betreiber:in einer offenen Ladenkasse müssen Sie demnach Kassenberichte erstellen und diese ordnungsgemäß festhalten und aufbewahren.

Wenn Sie eine offene Ladenkasse führen, sind Sie per Gesetz dazu verpflichtet, der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht nachzukommen. Am besten gelingt das handschriftlich, denn Aufzeichnungen in digitalen Programmen könnten von Ihnen nachträglich verändert werden. Das Finanzamt ist da sehr genau. Im Zweifel drohen bei Ungereimtheiten Schätzungen und eventuell hohe Steuernachzahlungen. Handschriftliche Einträge können Sie hingegen nicht verändern oder manipulieren. Sie werden vom Finanzamt eher akzeptiert.

Auch sind Sie dazu verpflichtet, die Aufzeichnungen zehn Jahre aufzubewahren. So kann das Finanzamt unangekündigt eine Kassenschau durchführen und seit Januar 2018 ohne Voranmeldung Ihre Berichte überprüfen.

Damit Sie auch alles ordnungsgemäß dokumentieren, müssen Sie am Ende des Tages bei der offenen Ladenkasse einen Kassenbericht erstellen.

Folgende Angaben sind notwendig:

Anschließend müssen Sie den Kassenbestand von dem des Vortages abziehen sowie die Betriebsaufgaben und Privatentnahmen mit einbeziehen, um den Kasseneingang auszurechnen. Privateinlagen und Einnahmen werden dann vom Kasseneingang abgezogen, um die endgültigen Tageseinnahmen zu berechnen, die Sie dann ins Kassenbuch eintragen.

Im Kassenbuch selbst ist es zudem wichtig, jeden Geschäftsvorfall zu dokumentieren sowie den Soll- und Ist-Bestand der Kasse festzuhalten und die Differenz auszurechnen.

Einmal in den Alltag integriert, funktioniert die Buchführung der offenen Ladenkasse wie von selbst, bedeutet allerdings zusätzlichen Aufwand im Gegensatz zu der Registrierkasse. Denn bei diesem Kassensystem wird das Kassenbuch automatisch erstellt und Sie müssen sich um nichts kümmern.

Insbesondere bei der  Unternehmensgründung ist es ratsam, eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater zu beauftragen. Sie oder er wird Sie in puncto Kleinunternehmerregelung, doppelte Buchführung und über alle steuerrechtlichen Anforderungen informieren.

Seit dem 01. Januar 2020 müssen elektronische Registrierkassen nicht nur die Sicherheitseinrichtung TSE vorweisen, sondern auch für jede Kundin und jeden Kunden einen Beleg ausstellen. Ganz egal, ob sie diesen explizit wünschen oder nicht.  

Bei offenen Ladenkassen gilt dieses Gesetz nicht. Dennoch sind Sie als Betreiber:in dazu verpflichtet, eine Quittung auszustellen, wenn Ihre Kundinnen und Kunden danach verlangen.

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Auch wenn Sie das Kassenbuch handschriftlich führen sollten, erleichtert Ihnen eine Buchhaltungssoftware, in Kombination mit einem eigenen Geschäftskonto, die Arbeit um ein Vielfaches. Schließlich gibt es in Ihrem Unternehmen einige Geschäftsprozesse, die Sie festhalten müssen. Eine Buchhaltungssoftware sorgt dabei für einen detaillierten Einblick in Ihre Finanzen und speichert alles direkt in dem richtigen Format ab. Dank unterschiedlicher Schnittstellen können Sie auch Dritten wie der Steuerberaterin oder dem Steuerberater den Zugriff auf Ihre Belege ermöglichen.

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Während Registrierkasse alle Geschäftsprozesse automatisch chronologisch und lückenlos festhalten, müssen Sie sich bei der offenen Ladenkasse nach Geschäftsschluss selbst um alle Aufzeichnungen kümmern. Sie sind dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen, das Sie am besten handschriftlich täglich ausfüllen.

Auch wenn es mehr Aufwand bedeutet, entstehen Ihnen bei der offenen Ladenkasse keine Kosten durch eine hohe technische Ausstattung, denn dieses Kassensystem ist nicht an eine bestimmte Form gebunden. Wenn Sie möchten, können Sie auch in einer Kiste das Geld aufbewahren.

In puncto Buchhaltung müssen Sie alle Geschäftsvorfälle detailliert aufzeichnen. Eine Buchhaltungssoftware in Kombination mit einem Online-Geschäftskonto von Qonto könnte Ihnen die Arbeit erleichtern. So lassen sie sich schnell miteinander synchronisieren, wodurch Ihr Banking sowie die Dokumentation und Archivierung Ihrer Belege sicherer und innovativer gelingt.

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