Budgetplanung: So geht finanzielle Planung richtig

Übersteigen die Ausgaben die Einnahmen eines Unternehmens, geraten Unternehmer:innen leicht in die unangenehme Lage, ihren Zahlungsverpflichtungen nicht mehr nachkommen zu können.

Möglicherweise verfügen Sie über ausreichend Rücklagen, um offene Rechnungen, fällige Raten für Kredite oder Mietzahlungen zu begleichen und sich einige Zeit über Wasser zu halten. Fehlt Ihnen das nötige finanzielle Polster, droht Ihnen die Insolvenz.

Um den Start in Ihre Selbstständigkeit zu planen, Scheitern zu vermeiden und Ihren langfristigen Geschäftserfolg zu sichern, hilft Ihnen die sorgfältige Budgetplanung.

Vergleichbar mit der Bilanz stellt das Budget Einnahmen und Ausgaben, die für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung stehen, gegenüber.

In der Finanzpolitik bezeichnet das Budget die Prognose von öffentlichen Einnahmen und Ausgaben eines Haushaltsjahres – den sogenannten Haushaltsplan. In der Betriebswirtschaftslehre (BWL) spricht man von dem Gesamtplan eines Unternehmens, der auf Basis der Zahlen aus der Buchhaltung alle erwarteten Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt.

Der Budgetplan kann von Ihnen als Geschäftsführer:in vorgegeben werden. Man spricht dann von einer Top-Down-Planung. Im Gegensatz dazu steht die Bottom-Up-Planung, bei der Ihre Abteilungsleiter:innen Vorschläge für die Budgetplanung liefern. In der Praxis werden meist beide Ansätze kombiniert. Mithilfe dieses Budgetplans steuern Sie also die finanziellen Ressourcen Ihres Unternehmens.

Sie erstellen einen kurzfristigen operativen Finanzplan, der die Verteilung Ihrer Ressourcen auf die einzelnen Bereiche Ihres Unternehmens steuert. Auf Basis einer realistischen Einschätzung Ihrer Umsätze für das laufende Geschäftsjahr planen Sie, wie viel Geld Ihnen beispielsweise für Marketing, Personal oder Investitionen in Maschinen oder Software zur Verfügung steht. Aus dem Finanzplan leiten Sie das Budget ab, das die jeweiligen Ausgaben begrenzt und in den einzelnen Bereichen nicht überschritten werden darf.

Die strategische, taktische und operative Budgetierung sind streng hierarchisch aufgebaut. Entsprechend sind die taktischen und operativen Planungen an die Vorgaben der strategischen Planung gebunden.

Die strategische Budgetplanung bildet die oberste Planungsebene und bezieht sich auf Gestaltung und Steuerung des Gesamtunternehmens. Strategische Planungsentscheidungen legen die Unternehmenspolitik fest und sollen Erfolgspotenziale schaffen, die langfristig den Unternehmenserhalt und das Unternehmenswachstum sichern.

Die strategischen Planungen sind an keinen bestimmten, wiederkehrenden Zeitpunkt gebunden und können jederzeit von der Unternehmensführung getroffen werden.

Die taktische Planung ist die mittlere Planungsebene, die sich auf die Ressourcenplanung bezieht und regelmäßig zu bestimmten Zeiten durchgeführt wird.

Die operative Planung ist auf die lückenlose Planung der Betriebsabläufe im Geschäftsjahr ausgerichtet. Als unterste Planungsebene bestimmt sie die laufenden konkreten Aktivitäten, die zur Erreichung des geplanten Jahresziels notwendig sind.

Entsprechend liegt es auch in der Verantwortung der operativen Planung, die Zielerreichung zu kontrollieren, um gegebenenfalls auf Abweichungen rechtzeitig zu reagieren und den Plan anzupassen. Dazu wird die Jahresplanung in Teilperioden wie Quartale oder Monate zerlegt und mit den Ist-Werten verglichen.

Der Budgetplan eines Unternehmens setzt sich in der Regel aus unterschiedlichen, aufeinander abgestimmten Teilplänen zusammen, aus denen sich die Finanzplanung ableitet. Dazu zählen je nach Art und Größe eines Unternehmens unter anderem

Die Budgetplanung hat immer einen zeitlichen Bezug und kann je nach Bedarf für ein Jahr, ein Quartal oder einen Monat erstellt werden. Einer der wichtigsten Faktoren in Ihrer Budgetplanung ist der Absatz. Wie viele Kund:innen können Sie im Laufe des Geschäftsjahres realistisch zum Kauf Ihrer Produkte und Dienstleistungen gewinnen? Dieser Faktor begrenzt Ihre Einnahmen.

Da Ihre gesamte Planung darauf beruht, wird dieser Faktor auch als Engpassfaktor bezeichnet und bildet die Grundlage Ihrer weiteren Planung.

Aus Ihrem Absatzplan und den Preisen, die Sie für Ihre Produkte und Dienstleistungen kalkulieren, erstellen Sie den Umsatzplan. Zusammen bilden der Absatz- und der Umsatzplan die Grundlage für Ihre Marketing- und Vertriebsvorgaben.

Anschließend beginnen Sie mit der Ressourcenplanung. Der Ressourcenplanung liegen der Produktionsplan und der Logistikplan zugrunde.

Im Produktionsplan führen Sie auf, welche Ressourcen Sie benötigen, um Ihre Produkte herzustellen oder um eine bestimmte Dienstleistung anzubieten.

Der Produktionsplan hilft Ihnen bei der Einschätzung, ob Ihre verfügbaren Ressourcen ausreichen, um die geplante Absatzmenge herzustellen. Reichen die bestehenden Ressourcen nicht aus, müssen Sie entweder zusätzliche oder produktivere Ressourcen beschaffen oder Ihren Absatzplan anpassen. Auf Basis Ihres Produktionsplans berechnen Sie Ihren Personal-, Material- und Lagerbedarf.

Benötigen Sie zusätzliches Kapital, um weitere Ressourcen zu beschaffen, ermitteln Sie dieses mithilfe eines Investitionsplans.

Im Marketingplan halten Sie fest, welche Maßnahmen notwendig sind, um Ihr Absatzziel zu erreichen.

Sämtliche Kosten, die im Rahmen der Produktion, Materialbeschaffung, Personal oder Marketing entstehen, werden im Kostenplan festgehalten. Kosten, die zu Auszahlungen führen, sowie Investitionen gehen in den Finanzplan ein. Dieser beschreibt gleichzeitig die Erlöse (Umsatz) und Einzahlungen, die sich aus Ihrem Absatzplan herleiten.

Die Differenz aus Umsatz und Kosten ergeben Ihren Bedarf an Geldmitteln, den Sie durch ein entsprechendes Budget oder durch Fremdkapital decken können.

Der Kosten- und Finanzplan bildet schließlich die Grundlage für Ihr Budget, das angibt, welche Geldmittel und Ressourcen in welche Projekte, Bereiche oder Investitionen fließen. Wie detailliert die Planung eines Budgets ausfällt, hängt von der Größe und dem Aufbau eines Unternehmens ab.

Unternehmen, die sich in mehrere Bereiche, Abteilungen und Teams gliedern und ihr Budget bis auf die Ebene von Kostenstellen, einzelnen Kundensegmente, Produktgruppen, Projekten oder Aktionen aufteilen, werden sicher mehr Aufwand in eine detaillierte Planung stecken als Solo-Selbstständige, Freiberufler:innen oder Freelancer.

Unabhängig vom Detaillierungsgrad, sollte Ihr Budgetplan auf jeden Fall vollständig sein und den gesamten Ressourcenbedarf abbilden. Und mit dem passenden Online-Geschäftskonto behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Ein- und Ausgaben. Um jederzeit die Übersicht über den Cashflow und die liquiden Mittel zu bewahren, ist außerdem systematisches Finanzreporting wichtig.

Weder Ihre Einnahmen noch Ihre Ausgaben lassen sich mit Sicherheit vorbestimmen. Sie hängen von zahlreichen Einflüssen ab, deren Beeinflussung nicht immer in Ihrer Hand liegt. Um möglichst realistische Zahlen abzugeben, haben Sie mehrere Möglichkeiten.

Wer gerade ein Unternehmen gegründet hat und frisch in die Selbstständigkeit startet, kann natürlich auf keine Vorjahreszahlen zurückgreifen. Hier bietet es sich an, für die Planung auf Marktstudien und allgemeine Trends zurückzugreifen sowie eine Wettbewerbsanalyse zu erstellen.