Digitale Buchhaltung: So funktioniert die papierlose Buchführung

Die digitale Buchhaltung hat viele Vorteile gegenüber der papierbasierten Buchführung. Hier erklären wir Ihnen, wie die digitale Buchhaltung gelingt und welche Schritte Sie dabei beachten sollten.

• Vorbereitende Buchhaltung
• Buchhaltung automatiseren
• Buchhaltung outsourcen
• Buchführungspflicht

Akten über Akten füllen Ihr Büro. Jeder Geschäftsprozess ist akribisch in Papierform abgelegt und dokumentiert. Auch Ihre Kundinnen und Kunden erhalten Rechnungen per Post. 

Bei der digitalen Buchführung finden alle Geschäftsprozess ausnahmslos nur noch papierlos statt. Das heißt, Sie scannen alle Belege ein und legen sie digital ab. Ihre Rechnungen verschicken Sie online und bereiten alle Geschäftsprozess so vor, dass sie auch Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater oder dem Finanzamt direkt in dem richtigen Format zur Verfügung stehen.

Auch ist die elektronische Buchhaltung ein Schritt in die Zukunft, denn viele Unternehmen gehen mittlerweile den papierlosen Weg. So hat die Buchführung digital gleich mehrere Vorteile für Ihr Unternehmen.

Sicherlich fragen Sie sich, warum Sie den Schritt in die papierlose Buchhaltung überhaupt wagen sollten. Schließlich hat es ja auch die ganzen Jahre in Papierform gut geklappt.

Ganz zu schweigen von dem enormen Platz, den Akten und Ordner von mehreren Geschäftsjahren rauben, sparen Sie mit der digitalen Buchhaltung bares Geld. Haben Sie sich schon mal die Kosten von Papier, Druckerpatronen, Postmaterial und Briefmarken der letzten Jahre ausgerechnet? Da kann schon einiges zusammenkommen.

Hier sehen Sie alle Vorteile der digitalen Buchführung auf einen Blick:

Allerdings sind das nicht die einzigen Gründe, die für eine digitale Buchhaltung sprechen:

Das Einscannen, Ablegen und Dokumentieren der Geschäftsprozesse kann eine Menge Zeit in Anspruch nehmen. Zeit, die Sie oder Ihre Mitarbeitenden lieber in das Kerngeschäft investieren können. Sind Sie dann auch noch zur doppelten Buchführung verpflichtet, sind je nach Unternehmensgröße ein oder mehrere Mitarbeiter:innen extra für die Buchhaltung abgestellt. Natürlich arbeiten sie auch nicht für umsonst, was wieder den Kostenfaktor der papierbasierten Buchhaltung ins Spiel bringt.

Mit der digitalen Buchführung gelingen diese Prozesse schneller, automatischer sowie sicherer und sind zu jeder Zeit griffbereit. So entfällt auch das aufwendige Suchen nach Geschäftsvorfällen der Vergangenheit, denn mit wenigen Klicks können Sie Ihre Unterlagen direkt einsehen und alle nötigen Informationen abrufen.

Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware, sind Ihre Daten direkt an einem sicheren Ort gespeichert. Je nach Software funktioniert das sogar über eine Cloud. Ansonsten müssen Sie Sicherungskopien erstellen. So umgehen Sie dem Verlust von Dokumenten und Belegen. Das gibt Ihnen auch Sicherheit, falls Jahre später das Finanzamt bei einer Prüfung Einsicht in Ihre Unterlagen wünscht.

Das deutsche Steuergesetz ist kompliziert und undurchsichtig. Oftmals werden neue Regeln auch kurzfristig übernommen, die Ihnen vielleicht entgehen, sollten Sie keine Steuerberaterin oder keinen Steuerberater haben, der Sie darauf hinweist.

Eine moderne Buchhaltungssoftware, die nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) zertifiziert ist, aktualisiert sich automatisch und informiert Sie über neueste Gesetzgebungen und Steuerersparnisse. Wenn Sie Ihre Buchhaltung digital über eine Software erstellen, bleiben Sie automatisch auf dem neuesten Stand.

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Bei der digitalen Finanzbuchhaltung haben Sie die Unterlagen nicht nur für Ihre eigenen Belange stets griffbereit, sonst können sie auch direkt an das Finanzamt sowie an die Steuerberaterin oder den Steuerberater über unterschiedliche Schnittstellen übermitteln.

Auch hierbei sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die Buchhaltungssoftware GoBD zertifiziert ist, damit es zu keinen Missverständnissen kommt und die Unterlagen und Dokumente auch in dem richtigen Format sowie in chronologischer Form direkt übermittelt werden.

Hinweis: Mehr zum Thema Buchhaltung Steuerberater:in lernen Sie in unserem ausführlichen Ratgeber Beitrag.

Umweltschutz ist kein Trend, sondern eine Notwendigkeit, die klein anfängt und in der Masse wirklich etwas bewirken kann. So auch, wenn Sie die Buchführung digital durchführen. Sie sparen Papier, schonen Ressourcen und leisten einen wichtigen Beitrag zur Umwelt. Mehrere Jahre Geschäftsführung, die eventuelle der Buchführungspflicht unterliegen, können Aktenstapel bis unter die Decke verursachen.

In erster Linie sollten Sie über die nötige Hardware sowie Software verfügen. Zur Hardware gehören Computer oder Laptops sowie Scanner und Festplatten zur Datensicherung, sollte keine Cloud zur Verfügung stehen. Als Software nutzen Sie eine moderne Buchhaltungssoftware. Am besten lassen Sie sich von Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater genau erklären, was es bei der digitalen Finanzbuchhaltung zu beachten gibt und welche Ansprüche dabei das Finanzamt stellt.

Schulen Sie auch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit der Hardware und Software, sollten Sie die papierlose Buchhaltung nicht alleine durchführen. Im Übrigen können Sie bei der Buchhaltungssoftware durch einen Zugangscode selbst entscheiden, wer Zugriff auf alle Geschäftsprozesse hat und wer nicht.

Nun gilt es, alle Dokumente und Belege sicher und ordnungsgemäß abzulegen. Auch hierbei spart die Software Zeit, denn alle Unterlagen werden direkt chronologisch und in der richtigen Reihenfolge erfasst. Zudem können Sie bestimmen, an welchem Ort sie abgespeichert werden sollen, ob sie beispielsweise zu den Ausgaben oder Einnahmen zählen.

Wenn Sie sich dazu entschieden haben, die Buchhaltung digital abzulegen, sollten Sie das Einscannen der Belege und Rechnungen immer sofort vornehmen. Das sorgt für eine lückenlose Dokumentation und routiniert Sie im Umgang mit der Software. Auch stapeln sich keine Berge an Papier, die Sie dann wiederum erst sortieren müssen.

Unternehmen, die sich für die elektronische Buchhaltung entscheiden, machen den ersten wichtigen Schritt in Richtung Zukunft. Nahezu alle Prozesse werden digitaler, so auch die Buchführung. Dabei brauchen Sie nur ganz wenige wichtige Dinge wie die richtige Hardware und Software zu beachten. Auch müssen Sie sich vergewissern, welche Richtlinien das Finanzamt stellt, wenn die Buchhaltung digital vorliegen soll.

Mit den Kontomodellen von Qonto gelingt die digitale Buchführung noch schneller und effizienter. Die Online-Geschäftskonten ermöglichen es Ihnen nicht nur, dass Sie stets alle Ihre Finanzen im Blick haben und das Banking um ein Vielfaches vereinfacht wird, sondern lassen sich auch in wenigen Schritten mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisieren. So gelingt die digitale Ablage noch sicherer und lückenloser.

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