Buchhaltung für die UG: Doppelte Buchführung und wie sie gelingt

Die UG als Kapitalgesellschaft unterliegt der Buchführungspflicht. Welche Bedingungen gelten und welche Besonderheiten bei der UG Bilanzierungspflicht bestehen, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.

Die Unternehmergesellschaft UG ist eine Sonderform der GmbH. Daher unterliegen beide Rechtsformen auch denselben Rechten und Pflichten. Als im Handelsregister eingetragenes Unternehmen besteht für die UG die Buchführungspflicht.

Tipp: Weitere hilfreiche Infos zu den Unterschieden der UG und GmbH finden Sie in unserem Ratgeber.

Grundsätzlich und je nach Größe des Unternehmens kann die UG Buchhaltung selbst durchgeführt werden. Gerade bei einer Gründung sollte jedoch immer eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater für die Buchhaltung zur Seite stehen, denn diese können Ihnen alle Fragen rund um die UG Bilanzierungspflicht sowie alle anderen steuerlichen Angelegenheiten fachmännisch beantworten.

Auch unterliegt die UG bestimmten finanziellen und steuerlichen Besonderheiten:

Zur Gründung einer UG wird eine Eröffnungsbilanz erstellt, in der alle Gesellschafter:innen sowohl das Vermögen als auch das Kapital verzeichnen müssen. Auf dieser Grundlage wird die Gewinnverteilung erstellt.

Der Zusatz „haftungsbeschränkt“ ist bei einer UG unerlässlich. Andernfalls können Gesellschafter:innen mit ihrem Privatvermögen haftbar werden. Das ist auch ein wichtiger Punkt bei der UG Buchhaltung. Sollte die Grenze zwischen Privatvermögen und Firmenvermögen nicht klar getrennt sein, kann die Gesellschaft zur Haftung gezogen werden. Daher ist es immer wichtig, die UG Buchführung ordnungsgemäß, chronologisch und für Dritte nachvollziehbar durchzuführen.

Da die UG den Regelungen des Handelsgesetzbuches unterliegt, sind Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet. Hier reicht keine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung am Ende des Geschäftsjahres, sondern es muss eine genaue Bilanz erstellt werden. Es besteht eine UG Bilanzierungspflicht. Dabei werden alle Geschäftsprozesse doppelt in zwei Büchern gebucht, dem sogenannten Grundbuch und dem Hauptbuch.

Alle Geschäftsprozesse werden in Soll an Haben verbucht. Hinter den Begriffen steckt eine Buchungslogik, die mit der Wortherkunft im eigentlichen Sinn nicht viel gemeinsam hat. Beiden Konten stehen sich gegenüber, die Beträge müssen immer identisch sein.

Ein Beispiel:

In Ihrem Lagerbestand befindet sich eine Ware im Wert von 1500 Euro, die Sie soeben an eine Kundin verkauft haben. So heißt der Buchungssatz Soll an Haben. Soll beschreibt Ihren Lagerbestand mit 1500 Euro im Minus und ein Plus von 1500 Euro im Haben. Auch Erlöse und Umsatzsteuer werden im Haben gebucht.

Bei der UG Buchhaltung müssen alle Geschäftsvorfälle verbucht werden. Sie als Unternehmer:in sind dazu verpflichtet, sie auf zwei Seiten zu erfassen. Das sorgt dafür, dass Unstimmigkeiten schneller erkannt und Fehler frühzeitig behoben werden können. Das Finanzamt möchte diese Daten sehen und Einblick in die Geschäftsprozesse erhalten. Zudem sind Sie als Unternehmer:in dazu verpflichtet, diese Dokumente bis zu sechs Jahre aufzubewahren, falls das Finanzamt eine Prüfung durchführen möchte.

Schränke voller Akten und Platzmangel in Büroräumen – die Dokumentation von mehreren Geschäftsjahren kann ziemlich viel Papierkram verursachen. Vor allem, weil die UG zur Buchhaltung verpflichtet ist und die doppelte Buchführung vornehmen muss, können sich im Laufe der Jahre einige Ordner und Akten ansammeln.

Mit einer Buchhaltungssoftware sparen Sie nicht nur Zeit und Nerven, sondern vor allem Platz und Ressourcen. Schließlich werden alle Geschäftsprozesse digital verbucht sowie gespeichert und Sie schonen obendrein die Umwelt mit einer papierlosen Buchhaltung.

Hierbei ist der richtige Umgang mit der Software von Bedeutung. Dafür können Sie je nach Unternehmensgröße Mitarbeiter:innen schulen und beauftragen oder die UG Buchführung selbst vornehmen. Achten Sie zudem darauf, dass die Software nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) zertifiziert ist.

Wie bereits erwähnt, ist es für die UG Buchhaltung von Bedeutung, dass eine klare Linie zwischen Privatvermögen und Geschäftsvermögen gezogen wird. Ein Geschäftskonto ist dabei das Sicherste. Es vereinfacht nicht nur das Banking, sondern sorgt dafür, dass alle geschäftlichen Geldbewegungen auf einen Blick ersichtlich sind.

Moderne Geschäftskonten wie die Kontomodelle von Qonto lassen sich zudem in wenigen Schritten mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden. So werden alle Geschäftsprozesse stets richtig verbucht.

Optimieren Sie Ihre Finanzen mit Qonto's automatisierter Buchhaltung – einfacher, schneller, effizienter!

Die UG Bilanzierungspflicht setzt eine ordnungsgemäße Buchhaltung voraus. Da die UG zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, bedeutet das mehr Aufwand als bei der einfachen Buchführung mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung am Jahresende.

Zeit ist in jedem Unternehmen Geld. Daher sollte auch die UG Buchhaltung so schnell und einfach, aber auch so sicher und effektiv wie möglich gestaltet werden. Wer die Buchhaltung nicht auslagern möchte, kann sie mit einer Software und einem Geschäftskonto wie dem von Qonto selbst durchführen.

Die innovativen Geschäftskonten lassen sich mit der Buchhaltungssoftware verbinden und den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens anpassen. Also warum viel Zeit und Kraft in die UG Buchführung investieren, wenn es mit modernen digitalen Lösungen so einfach sein kann.

• Buchhaltung GmbH
• Buchhaltung Kleinunternehmer:in
• Buchhaltung für Selbstständige
• Kleinunternehmerregelung
• Buchhaltung automatisieren
• Vorbereitende Buchhaltung
• Buchhaltung digitalisieren
• Buchhaltung outsourcen