Steuererklärung für Kleinunternehmer: Das gilt es zu beachten

Für Kleinunternehmer:innen gilt bei der Steuererklärung eine steuerrechtliche Besonderheit: Sie sind in der Regel von dem Ausweis und der Zahlung der Umsatzsteuer befreit. Das befreit sie aber nicht von der Pflicht, jährlich eine Einkommen- und Gewerbesteuererklärung beim Finanzamt einzureichen.

Auf welche Besonderheiten Sie als Kleinunternehmer:in bei der Steuererklärung achten müssen, haben wir für Sie übersichtlich zusammengefasst.

Unabhängig von der Rechtsform ihres Unternehmens sind alle Selbstständigen in Deutschland dazu verpflichtet, Steuern auf die Einnahmen aus ihrer selbstständigen Tätigkeit zu zahlen. 

Entsprechend sind auch Kleinunternehmer:innen einkommen- und gewerbesteuerpflichtig. Im Rahmen der jährlichen Einkommensteuererklärung teilen Kleinunternehmer:innen dem Finanzamt die Höhe ihrer Einnahmen mit. 

Werden die Einnahmen mit einem Gewerbebetrieb erzielt, sind Kleinunternehmer:innen zudem verpflichtet, eine Gewerbesteuererklärung abzugeben. Eine steuerliche Besonderheit gilt in Bezug auf die Umsatzsteuer: Im Gegensatz zu anderen Unternehmer:innen sind Kleinunternehmer:innen von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit. 

Entsprechend müssen sie keine monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung und auch keine jährliche Umsatzsteuererklärung einreichen. 

Hinweis: Mehr zum Thema, was Kleinunternehmer:innen steuerlich absetzen können, erfahren Sie in unserem Ratgeber.

Kleinunternehmer:innen sind grundsätzlich einkommen- und gewerbesteuerpflichtig. Allerdings zahlen Sie häufig aufgrund der geltenden Freibeträge keine Einkommen- und Gewerbesteuer.

Auch als Kleinunternehmer:in müssen Sie die im Einkommensteuergesetz und der Abgabenordnung festgelegten Steuerpflichten erfüllen. Dazu gehört, dass Ihr Gewinn, also Ihre Einnahmen minus Ihrer Ausgaben, besteuert werden. Für die Gewinnermittlung ist bei Kleinunternehmer:innen die einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ausreichend. 

Als Kleinunternehmer:in füllen Sie die Anlage EÜR aus und legen sie Ihrer Einkommensteuererklärung bei. Liegt Ihr zu versteuerndes Einkommen im Veranlagungszeitraum unter einem Grundfreibetrag in Höhe von 11.604 € bei Ledigen und 23.208 € bei Verheirateten, profitieren Sie von den Einkommensteuerfreibeträgen und zahlen keine Einkommensteuer. 

Kleinunternehmer:innen, die ihre Erträge mit einem Gewerbebetrieb erzielen, sind verpflichtet, Gewerbesteuer zu zahlen. Ausnahme sind Kleinunternehmer:innen, die freiberuflich tätig sind: Sie gelten nicht als Gewerbetreibende und sind von der Zahlung der Gewerbesteuer befreit.

Wie bei der Einkommensteuer können Sie auch bei der Gewerbesteuer von Freibeträgen profitieren. Der Gewerbesteuerfreibetrag liegt bei 24.500 €. Liegt der Gewerbeertrag Ihres Kleinunternehmens unter dem Freibetrag, sind Sie von der Gewerbesteuer befreit.

Voraussetzung für den Status Kleinunternehmen ist ein Umsatz, der im Vorjahr unter 25.000 € lag und im laufenden Jahr 100.000 € voraussichtlich nicht übersteigen wird. Unternehmen, auf die das zutrifft, gelten als Kleinunternehmen und sind umsatzsteuerbefreit. Als Kleinunternehmer:in weisen Sie die Umsatzsteuer nicht in Ihren Rechnungen aus. 

Ihre Rechnung enthält aber einen Hinweis für Ihre Kund:innen und Geschäftspartner:innen, dass Ihr Unternehmen gemäß § 19 UStG von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit ist.

Im Gegensatz zu Unternehmen, die der Regelbesteuerung unterliegen, sind Sie nicht verpflichtet, eine monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abzugeben. Eine Umsatzsteuererklärung geben Sie als Kleinunternehmer:in ebenfalls nicht ab. Der Status als Kleinunternehmen spart Ihnen also eine Menge Arbeit. Gleichzeitig können Sie Ihren Kund:innen Ihre Leistungen günstiger anbieten und sich damit einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Nehmen Sie die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch, bedeutet das aber auch, dass Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Das heißt, Umsatzsteuer, die Sie selbst für Ausgaben für Ihr Unternehmen an andere Unternehmen zahlen, werden Ihnen nicht vom Finanzamt erstattet. 

Gerade in der Gründungsphase, in der Sie vermutlich hohe Geschäftsausgaben für die Büroausstattung, Ihre technische Ausstattung oder Ihr Marketing erwarten, kann sich der Ausschluss vom Vorsteuerabzug nachteilig auswirken.

Der Gesetzgeber lässt Ihnen daher die Wahl: Auch wenn Sie die Voraussetzungen für ein Kleinunternehmen erfüllen, können Sie frei wählen, ob Sie die Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen ausweisen möchten. Entscheiden Sie sich dazu, die Umsatzsteuer zu erheben, müssen Sie dies unabhängig von der Höhe Ihres Umsatzes in den kommenden fünf Jahren tun. Das heißt auch, dass Sie verpflichtet sind, die Umsatzsteuervoranmeldung sowie eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. 

Stellen Sie fest, dass Sie doch von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen möchten, können Sie Ihr zuständiges Finanzamt nach Ablauf der fünf Jahre mit einem formlosen Schreiben darum bitten, Ihnen den Status eines Kleinunternehmens zu geben.

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Kleinunternehmer:innen sind wie alle Selbstständigen dazu verpflichtet, ihre Steuererklärung elektronisch über das Online Finanzportal ELSTER einzureichen (vgl. § 25 Absatz 4 Satz 1 Einkommensteuergesetz (EStG)). Dies gilt für sämtliche Einkünfte aus den folgenden Bereichen:

Ausgenommen von der Pflicht, die Steuererklärung online einzureichen, sind Kleinunternehmer:innen, die mit ihrer selbstständigen Tätigkeit lediglich Nebeneinkünfte unter 410 € im Jahr erzielen, wenn Gewinneinkünfte einmalig erzielt werden oder es einen nachvollziehbaren Grund gibt, keinen Computer zu nutzen und dieser dem Finanzamt schriftlich mitgeteilt wurde.

Neben dem Mantelbogen und der Anlage EÜR müssen Kleinunternehmer:innen weitere Formulare für ihre Steuererklärung ausfüllen.

Als Kleinunternehmer:in müssen Sie eigentlich keine laufenden Aufzeichnungen machen. Theoretisch genügt es, wenn Sie Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Ihre Zahlungsnachweise chronologisch sortieren und aufbewahren. So fällt Ihnen die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) am Ende des Jahres wesentlich leichter.

Sollten Sie irgendwelche Korrespondenz haben, die zur Nachverfolgung Ihrer EÜR benötigt wird, sollten Sie auch diese sorgfältig aufbewahren. Zwar reichen Sie diese Dokumente nicht mit Ihrer Steuererklärung ein, müssen aber auf Nachfrage vom Finanzamt in der Lage sein, Ausgaben und Einnahmen entsprechend belegen zu können.

Zudem kann das Finanzamt Ihre Steuererklärungen bis zu zehn Jahre lang einer Steuerprüfung unterziehen. Um auf der sicheren Seite zu stehen, halten Sie sich daher unbedingt an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Folgende Dokumente müssen mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden:

Diese Dokumente müssen sogar zehn Jahre lang aufbewahrt werden:

Die Frist für die Steuererklärung ist der 31. Juli des folgenden Jahres. Kleinunternehmer:innen, die ihre Steuererklärung von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater machen lassen, haben bis Ende des Folgejahres Zeit. Wenn Sie sich unsicher sind, dann schauen Sie in einen Steuerkalender, um keine Frist zu verpassen.