Als Freiberufler:in eine Rechnung schreiben: So machen Sie es richtig

Die Freiberuflichkeit ist eine ganz besondere Form der Selbstständigkeit: Freiberufler:innen sind von der Gewerbesteuerpflicht befreit und können sich unter bestimmten Voraussetzungen auch von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen.Bei der Rechnung, die Freiberufler:innen für ihre Kund:innen schreiben müssen, macht der Gesetzgeber keine Ausnahme: Für Freiberufler:innen gelten grundsätzlich dieselben Vorschriften und Anforderungen für die Erstellung einer rechtskonformen Rechnung wie für alle anderen Unternehmen. 

Selbstständige, also auch Freiberufler:innen und Freelancer:innen, sind gesetzlich dazu verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten, nachdem sie eine Dienstleistung für eine juristische Person oder einen Unternehmer erbracht oder eine Ware geliefert haben, eine Rechnung zu schreiben. Da eine Unterschrift nicht zwingend erforderlich ist, können sie die Rechnung digital oder in Papierform erstellen. 

Die Rechtsgrundlage, wie eine rechtskonforme Rechnung auszusehen hat, welche Pflichtangaben hinein gehören und in welchem Zeitraum Sie sie stellen müssen, regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). 

Für die korrekte Rechnungsstellung sind für Freiberufler:innen neben der Form vor allem die Pflichtangaben auf der Rechnung entscheidend. Dazu zählen

Das Zahlungsziel legen Sie als Freiberufler:in individuell in Ihrer Rechnung fest. Üblich ist ein Zeitraum von 14 Tagen bis vier Wochen, in dem die Rechnung von Kund:innen beglichen werden müssen. Das Zahlungsziel kann jedoch auch kürzer vereinbart werden. Wichtig ist, dass Sie neben dem Zahlungsziel auch ein konkretes Datum anführen. Die Angabe einer Bankverbindung – beispielsweise von Ihrem Geschäftskonto – ist nicht verpflichtend, aber sinnvoll, damit alle notwendigen Informationen, die der Kunde oder die Kundin braucht, um die Eingangsrechnung zu verwalten und fristgerecht zu begleichen, auf einen Blick verfügbar sind.  

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt, spricht man von Kleinbetragsrechnungen. Hier sind die Pflichtangaben weniger umfangreich. Erforderlich sind lediglich

Auch bei Kleinbetragsrechnungen sind allgemeine Aussagen wie „inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer“ unzureichend. Rechnen Sie in einer Rechnung Lieferungen und Leistungen ab, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen, müssen Sie für jeden Steuersatz die Summe der jeweiligen Lieferungen und Leistungen angeben. Obwohl der Rechnungsbetrag unter 250 € liegt, gelten die Erleichterungen nicht

Sofern Sie ausschließlich Geschäfte mit Privatpersonen oder anderen inländischen Unternehmen machen, können Sie als Freiberufler:in die Umsatzsteuer über Ihre persönliche Steuernummer abrechnen lassen. Damit ist die Angabe Ihrer Steuernummer auf Ihrer Rechnung ausreichend. Stellen Sie Ihre Lieferungen und Leistungen auch Unternehmen in anderen EU-Ländern zur Verfügung oder beziehen selbst Angebote von Unternehmen aus diesen Ländern, benötigen Sie zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Im Rahmen des innergemeinschaftlichen Handels müssen auch Freiberufler:innen die USt-IdNr. in ihren Rechnungen aufführen, um Geschäfte im und mit dem Ausland abwickeln zu können. In diesem Fall wird die Umsatzsteuerschuld im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens umgekehrt.

Das bedeutet: Nicht die Freiberufler:innen als leistungserbringende Person, sondern die Kund:innen als leistungsempfangende Person müssen die Umsatzsteuer in ihrem Heimatland an das Finanzamt entrichten.Wollen Sie Ihre persönliche Steuernummer nicht in Ihren Rechnungen preisgeben, können Sie ebenfalls eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim Finanzamt beantragen und die USt-IdNr. In Ihrer Rechnung aufführen.

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Wie jede:r Unternehmer:in sind auch Angehörige der freien Berufe dazu verpflichtet, Umsatzsteuer auf ihre Lieferungen und Leistungen zu erheben und an das Finanzamt weiterzuleiten. Das bedeutet, dass Freiberufler:innen den Nettobetrag und die Umsatzsteuer getrennt voneinander ausweisen müssen, wenn sie freiberuflich eine Rechnung schreiben.  

Das deutsche Steuerrecht unterscheidet zwischen dem Regelsteuersatz in Höhe von 19 % auf den steuerpflichtigen Umsatz und dem ermäßigten Steuersatz von 7 % auf den Umsatz täglich benötigter Güter. 

Zu den umsatzsteuerermäßigten Gütern zählen beispielsweise 

Darüber hinaus gibt es Umsätze, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Dazu zählen laut § 4 UStG beispielsweise

Freiberufler:innen, die umsatzsteuerbefreite Leistungen erbringen, müssen in ihrer Rechnung einen Grund für die Steuerbefreiung angeben.

Liegt Ihr Vorjahreseinkommen unter 22.000 € und werden Sie im aktuellen Geschäftsjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 € an Einnahmen erzielen, können Sie als Freiberufler:in die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und sich von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen. Als Kleinunternehmer:in weisen Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und dürfen sie auch nicht einziehen. Entsprechend müssen Sie nicht zwischen Brutto- und Nettobeträgen unterscheiden. Die Aufgliederung des Gesamtumsatzes nach den verschiedenen Steuersätzen entfällt ebenfalls, was die Erstellung der Rechnung für Kleinunternehmer deutlich vereinfacht. Nehmen Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, müssen Sie einen entsprechenden Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG)  – beispielsweise „Keine Mehrwertsteuer, da Kleinunternehmerregelung“ – ergänzen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Als Freiberufler:in achten Sie darauf, Fehler in Rechnungen zu vermeiden. Fehlerhafte Rechnungen hinterlassen einen schlechten Eindruck beim Kundinnen und Kunden und verursachen einen Mehraufwand: Sie müssen storniert und anschließend unter einer neuen Rechnungsnummer ordnungsgemäß erstellt werden. Wurde eine Rechnung bereits begleichen, erhält der Kunde oder die Kundin eine Korrekturrechnung. Im schlimmsten Fall führen Rechnungen, die fehlerhaft erstellt wurden, zu Ärger bei der Steuer. Das Finanzamt stellt anhand der fortlaufenden Rechnungsnummer die Rechtmäßigkeit, Vollständigkeit und Reihenfolge der Rechnungen fest. Entsprechen Ihre Rechnungen nicht den Grundsätzen an eine ordnungsgemäße Buchführung (GoBD), müssen Sie mit Nachforderungen durch das Finanzamt rechnen. Als Freiberufler:in können Sie sich das Schreiben von Rechnungen erleichtern, indem Sie Ihre Rechnungen elektronisch mithilfe einer Rechnungssoftware erstellen. Hier greifen Sie auf Programme zu, die den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen, und nutzen Mustervorlagen, die bereits alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten. Mit dem Online-Geschäftskonto von Qonto können Sie eine bereits integrierte Rechnungssoftware sowie beispielsweise Buchhaltungsintegrationen zahlreicher Anbieter wie DATEV, Lexware Office, sevdesk oder FastBill nutzen.