Als Freiberufler:in eine Rechnung schreiben: So machen Sie es richtig

Die Freiberuflichkeit ist eine ganz besondere Form der Selbstständigkeit: Freiberufler:innen sind von der Gewerbesteuerpflicht befreit und können sich unter bestimmten Voraussetzungen auch von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen.

Bei der Rechnungsverwaltung und -stellung von Freiberufler:innen macht der Gesetzgeber keine Ausnahme: Für sie gelten grundsätzlich dieselben Vorschriften und Anforderungen für die Erstellung einer rechtskonformen Rechnung wie für alle anderen Unternehmen.

Worauf Sie als freiberufliche Person bei der Rechnungsstellung achten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Ja, als Freiberufler:in können und sollten Sie Rechnungen schreiben. Gesetzlich sind Sie verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung einer Dienstleistung oder Lieferung einer Ware an ein Unternehmen oder eine juristische Person eine Rechnung zu erstellen. Diese kann sowohl in digitaler Form als auch auf Papier ausgestellt werden. Eine Unterschrift ist dabei nicht erforderlich.

Das Erstellen und Versenden von Rechnungen ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Tätigkeit, da es nicht nur die Grundlage für die Zahlung durch Ihre Auftraggeber:innen bildet, sondern auch für Ihre steuerliche Dokumentation unerlässlich ist.

Daher ist es ratsam, eine strukturierte und nachvollziehbare Rechnungsführung zu etablieren, um sowohl rechtliche Vorgaben zu erfüllen als auch den Überblick über Ihre Einnahmen zu behalten.

Als Freiberufler:in ist das Erstellen von Rechnungen eine essenzielle Aufgabe, um für Ihre erbrachten Dienstleistungen bezahlt zu werden. Eine korrekt ausgestellte Rechnung stellt nicht nur sicher, dass Sie Ihr Geld zeitnah erhalten, sondern erfüllt auch die gesetzlichen Anforderungen.

Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ihre freiberufliche Tätigkeit in Rechnung stellen können:

1. Kundendaten erfassen
2. Leistungsbeschreibung und Zeitraum angeben
3. Rechnungsbetrag und Zahlungsbedingungen festlegen

Beginnen Sie mit der Erfassung aller relevanten Kundendaten. Dazu gehören:

• Vollständige Name oder Firmenbezeichnung
• Anschrift
• ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Diese Informationen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnung den rechtlichen Anforderungen entspricht und Ihre Kund:innen die Rechnung korrekt zuordnen können. Eine unvollständige oder fehlerhafte Angabe kann zu Verzögerungen bei der Zahlung führen.

Achten Sie darauf, alle Informationen genau zu prüfen, bevor Sie die Rechnung versenden, um Missverständnisse oder Rückfragen zu vermeiden.

Eine präzise Leistungsbeschreibung ist das Herzstück Ihrer Rechnung. Geben Sie genau an, welche Dienstleistungen Sie erbracht oder welche Produkte Sie geliefert haben, einschließlich der entsprechenden Zeiträume. Dies ermöglicht Ihren Kund:innen, den Wert Ihrer Arbeit nachzuvollziehen und reduziert das Risiko von Missverständnissen.

Seien Sie detailliert, aber prägnant – beziehen Sie sich auf spezifische Aufgaben oder Projekte, und geben Sie den Zeitraum der erbrachten Leistungen an. Eine klare und nachvollziehbare Leistungsbeschreibung fördert nicht nur die Transparenz, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Kund:innen in Ihre Professionalität.

Berechnen Sie den Rechnungsbetrag sorgfältig, indem Sie alle erbrachten Leistungen oder gelieferten Produkte auflisten und die entsprechenden Preise angeben. Achten Sie darauf, ob die Mehrwertsteuer ausgewiesen werden muss, und stellen Sie sicher, dass der Gesamtbetrag korrekt ist.

Definieren Sie klare Zahlungsbedingungen, einschließlich Zahlungsziel, etwa 14 oder 30 Tage, und akzeptierte Zahlungsmethoden.

Diese Informationen helfen, Missverständnisse zu vermeiden und die Zahlung schnellstmöglich zu erhalten. Klare und transparente Zahlungsbedingungen fördern die reibungslose Abwicklung und verhindern unnötige Verzögerungen.

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Die Rechtsgrundlage, wie eine rechtskonforme Rechnung auszusehen hat, welche Pflichtangaben aus eine Rechnung gehören und in welchem Zeitraum Sie sie stellen müssen, regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Für die korrekte Rechnungsstellung sind für Freiberufler:innen neben der Form vor allem die Pflichtangaben auf der Rechnung entscheidend. Dazu zählen:

• Vollständiger Name der rechnungsstellenden Person
• Vollständige Name der rechnungsempfangenden Partei
• Vollständige Anschrift der rechnungsstellenden Person
• Vollständige Anschrift der rechnungsempfangenden Partei
• Steueridentifikationsnummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Datum der Rechnungsausstellung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Bezeichnung der Waren oder Dienstleistungen
• Datum der Lieferung oder Leistung
• Gesamtbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und -befreiungen
• Mögliche Rabatte & Skonti
• Zahlungsfrist (inkl. Angabe eines Datums)

Das Zahlungsziel legen Sie als Freiberufler:in individuell in Ihrer Rechnung fest. Üblich ist ein Zeitraum von 14 Tagen bis vier Wochen, in dem die Rechnung von Kund:innen beglichen werden müssen. Das Zahlungsziel kann jedoch auch kürzer vereinbart werden. Wichtig ist, dass Sie neben dem Zahlungsziel auch ein konkretes Datum anführen.

Die Angabe einer Bankverbindung – beispielsweise von Ihrem Geschäftskonto – ist nicht verpflichtend, aber sinnvoll, damit alle notwendigen Informationen, die der Kunde oder die Kundin braucht, um die Eingangsrechnung zu verwalten und fristgerecht zu begleichen, auf einen Blick verfügbar sind.

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Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag von 250 € nicht übersteigt, spricht man von Kleinbetragsrechnungen. Hier sind die Pflichtangaben weniger umfangreich. Erforderlich sind lediglich die folgenden Angaben:

• Vollständige Name und Anschrift der rechnungsstellenden Person
• Rechnungsdatum
• Menge und Bezeichnung der Waren oder Dienstleistungen
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Auch bei Kleinbetragsrechnungen sind allgemeine Aussagen wie „inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer“ unzureichend. Rechnen Sie in einer Rechnung Lieferungen und Leistungen ab, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen, müssen Sie für jeden Steuersatz die Summe der jeweiligen Lieferungen und Leistungen angeben. Obwohl der Rechnungsbetrag unter 250 € liegt, gelten die Erleichterungen nicht:

• beim grenzüberschreitenden Versandhandel (§ 3c UStG)
• bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG)
• beim Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG)

Als Freiberufler:in müssen Sie auf Ihren Rechnungen Ihre persönliche Steuernummer angeben, wenn Sie Geschäfte ausschließlich mit inländischen Unternehmen oder Privatpersonen tätigen. Diese Angabe ist ausreichend, um die Umsatzsteuer korrekt abzurechnen.

Falls Sie jedoch Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Ländern abwickeln oder selbst Dienstleistungen aus diesen Ländern beziehen, benötigen Sie zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Diese ist notwendig für den innergemeinschaftlichen Handel und muss auf Ihren Rechnungen angegeben werden.

Durch das Reverse-Charge-Verfahren werden in solchen Fällen nicht die leistungserbringenden Freiberufler:innen, sondern die leistungsempfangenden Kund:innen zur Entrichtung der Umsatzsteuer im jeweiligen Heimatland verpflichtet.

Möchten Sie Ihre persönliche Steuernummer nicht preisgeben, können Sie auch für Inlandsgeschäfte eine USt-IdNr. beim Finanzamt beantragen und verwenden.

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Wie alle Unternehmer:innen sind auch Angehörige der freien Berufe generell dazu verpflichtet, Umsatzsteuer auf ihre Lieferungen und Leistungen zu erheben und an das Finanzamt weiterzuleiten. Das bedeutet, dass Freiberufler:innen den Nettobetrag und die Umsatzsteuer getrennt voneinander ausweisen müssen, wenn sie freiberuflich eine Rechnung schreiben.

Das deutsche Steuerrecht unterscheidet zwischen dem Regelsteuersatz in Höhe von 19 % auf den steuerpflichtigen Umsatz und dem ermäßigten Steuersatz von 7 % auf den Umsatz täglich benötigter Güter.

Zu den umsatzsteuerermäßigten Gütern zählen beispielsweise:

• Lebens­mittel (überwiegend Grundnahrungsmittel)
• Waren oder Dienstleistungen für Bildung oder gesell­schaftliches Leben (Bücher, Zeitungen und Zeitschriften oder Kunst- und Kultur­angebote)
• Tickets für den öffent­lichen Nah- und Fern­verkehr

Darüber hinaus gibt es Umsätze, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Dazu zählen laut § 4 UStG beispielsweise:

• medizinische oder gesundheitliche Leistungen
• Finanz-, Kredit-, und Versicherungsleistungen sowie deren Vermittlung
• künstlerische Darbietungen
• Verkauf, Vermietung oder Verpachtung von Grundstücken
• Gewinne aus Glücksspielen

Freiberufler:innen, die umsatzsteuerbefreite Leistungen erbringen, müssen in ihrer Rechnung einen Grund für die Steuerbefreiung angeben.

Liegt Ihr Vorjahreseinkommen unter 25.000 € und werden Sie im aktuellen Geschäftsjahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 € an Einnahmen erzielen, können Sie als Freiberufler:in die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und sich von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen.

Als Kleinunternehmer:in weisen Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und dürfen sie auch nicht einziehen. Entsprechend müssen Sie nicht zwischen Brutto- und Nettobeträgen unterscheiden. Die Aufgliederung des Gesamtumsatzes nach den verschiedenen Steuersätzen entfällt ebenfalls, was die Erstellung der Rechnung für Kleinunternehmer:innen deutlich vereinfacht.

Nehmen Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, müssen Sie einen entsprechenden Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) – beispielsweise „Keine Mehrwertsteuer, da Kleinunternehmerregelung“ – ergänzen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Als Freiberufler:in achten Sie darauf, Fehler in Rechnungen zu vermeiden. Fehlerhafte Rechnungen hinterlassen einen schlechten Eindruck beim Kundinnen und Kunden und verursachen einen Mehraufwand: Sie müssen storniert und anschließend unter einer neuen Rechnungsnummer ordnungsgemäß erstellt werden.

Wurde eine Rechnung bereits begleichen, erhält der Kunde oder die Kundin eine Korrekturrechnung. Im schlimmsten Fall führen Rechnungen, die fehlerhaft erstellt wurden, zu Ärger bei der Steuer. Das Finanzamt stellt anhand der fortlaufenden Rechnungsnummer die Rechtmäßigkeit, Vollständigkeit und Reihenfolge der Rechnungen fest. Entsprechen Ihre Rechnungen nicht den Grundsätzen an eine ordnungsgemäße Buchführung (GoBD), müssen Sie mit Nachforderungen durch das Finanzamt rechnen.

Als Freiberufler:in können Sie sich das Schreiben von Rechnungen erleichtern, indem Sie Ihre Rechnungen elektronisch mithilfe einer Rechnungssoftware erstellen. Hier greifen Sie auf Programme zu, die den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen, und nutzen Mustervorlagen, die bereits alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten.

Mit dem Online-Geschäftskonto von Qonto können Sie eine bereits integrierte Lösung für Rechnungsverwaltung mit integrierter E-Rechnungssoftware nutzen. Auch Buchhaltungsintegrationen zahlreicher Anbieter wie DATEV, Lexware Office, sevdesk oder FastBill machen Ihnen die Rechnungsstellung deutlich einfacher.