Zahlungsbedingungen: Definition & Beispiele

Als Teil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die Zahlungsbedingungen sämtliche Modalitäten in Bezug auf die Zahlungsverpflichtung einer Kundin oder eines Kunden. Wir zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten es gibt.

Die Zahlungsbedingungen regeln, wann und wie Kundinnen und Kunden ihre Verbindlichkeiten gegenüber einem Unternehmen zu begleichen haben. Es gibt keine gesetzlichen Regelungen in Bezug auf Form und Inhalt der Zahlungsbedingungen. Allerdings müssen Kund:innen den Bedingungen zustimmen. Man spricht hier von einer einvernehmlichen Regelung. 

In der Praxis werden die Konditionen in den AGB eines Unternehmens festgeschrieben und von Kundinnen und Kunden bei Abschluss eines Geschäfts akzeptiert. Alternativ können auch einzelvertragliche Vereinbarungen getroffen werden. Im Vordergrund der Zahlungsbedingungen stehen insbesondere die Zahlungsmodalitäten sowie die Zahlungsfrist.

Darüber hinaus enthalten sie üblicherweise weitere Angaben wie:

Zahlungsbedingungen werden nicht nur in Kaufverträgen festgelegt, sondern bei sämtlichen Schuldverhältnissen, aus denen eine Zahlungspflicht entsteht. Hierzu zählen insbesondere Verträge, aus denen Dauerschuldverhältnisse entstehen wie:

Unternehmen steht es frei, wie sie ihre Zahlungsbedingungen regeln. Das Gesetz sieht hier weder für die Form noch für den Inhalt besondere Regelungen vor, geht aber insbesondere bei der Zahlungsfrist von einem angemessenen Zeitraum aus (vgl. Bürgerliches Gesetzbuch § 286 Abs. 2 Satz 2 (BGB) und § 308 Abs. 1a (BGB)). 

Bei Geschäften mit Verbraucherinnen und Verbrauchern sind die Zahlungsbedingungen in der Regel einheitlich in den AGB geregelt. Bei Abschluss eines Kaufes muss die Käuferin oder der Käufer die AGB und damit die Zahlungsbedingungen akzeptieren. Werden sie nicht akzeptiert, kommt kein Geschäftsabschluss zustande.

Bei Geschäften zwischen Unternehmen können die Zahlungsbedingungen entweder in den AGB festgeschrieben oder auch einzeln zwischen den Geschäftspartner:innen vereinbart werden. Bei einer einzelvertraglichen Regelung sind die Zahlungsbedingungen Verhandlungssache. 

Die Beispiele für unterschiedliche Zahlungsbedingungen sind zahlreich. In der Praxis sind häufig die folgenden Möglichkeiten am weitesten verbreitet. 

Diese Zahlungsbedingung wird häufig mit Kundinnen und Kunden vereinbart, die einem Unternehmen noch unbekannt sind oder keine ausreichende Bonität vorweisen können. Eine Leistung wird erst erbracht oder eine Ware geliefert, wenn der Geldeingang auf dem Geschäftskonto des Unternehmens verzeichnet wurde. So stellt die Leistungserbringerin oder der Leistungserbringer sicher, dass sie oder er am Ende nicht auf einer unbezahlten Rechnung sitzen bleiben. 

Vorkasse wird aber auch vereinbart, wenn ein Unternehmen zunächst in Vorleistung gehen muss. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn zur Herstellung eines Produkts hohe Produktionskosten anfallen. So sichert sich das Unternehmen gegen das Risiko ab, diese Ausgaben aus eigener Tasche auslegen zu müssen. Das Gleiche gilt bei Produkten, die auf Bestellung gefertigt werden. 

Vergleichbar mit der Vorkasse ist die Anzahlung. Allerdings wird hier nicht der gesamte Preis von der Kundin oder dem Kunden im Voraus gezahlt, sondern nur ein Teil des vereinbarten Kaufpreises. Die Restzahlung erfolgt dann mit der Auslieferung einer Ware oder der Beendigung eines Projekts. Für die Begleichung der Restschuld werden gesonderte Zahlungsbedingungen vereinbart. Es handelt sich hier also um gemischte Zahlungsbedingungen.

Beim Zug-um-Zug-Verfahren ist die Lieferung einer Ware oder die Erbringung einer Leistung durch die Leistungserbringerin oder den Leistungserbringer mit einer Gegenleistung – der gleichzeitigen und vollständigen Begleichung einer Rechnung durch Kundinnen und Kunden – verbunden.

Ein Beispiel hierfür ist die Zahlung per Nachnahme: Die Kund:innen bezahlen die Ware vor Erhalt bei der Spedition oder bei der Paketzustellung durch das Postunternehmen. Zwar kann die Bezahlung auch per Kartenzahlung erfolgen, in der Praxis akzeptieren Zusteller:innen aber meist nur passend abgezähltes Bargeld. Damit gleicht dieses Verfahren der Barzahlung nach Übergabe. 

Während Leistungserbringer:innen bei der Vorkasse kein finanzielles Risiko eingehen, teilen sie sich das Risiko bei der Zug-um-Zug-Zahlung mit Leistungsempfänger:innen: Wird bei der Zustellung nicht wie vereinbart bezahlt, geht die Lieferung zurück. Weist die Lieferung Mängel auf, wird sie nicht bezahlt.

Beim Ausstellen einer Rechnung wird ein Zahlungsziel oder eine Zahlungsfrist zwischen Leistungserbringer:innen und Leistungsempfänger:innen vereinbart.

§ 286 Abs. 3 BGB besagt, dass eine Rechnung innerhalb der gesetzlichen Zahlungsfrist von 30 Tagen bezahlt werden muss. Diese Frist gilt aber nur, sofern in den Zahlungsbedingungen keine abweichende Zahlungsfrist vereinbart wurde. 

Diese Frist kann also frei festgesetzt werden, sollte aber angemessen sein. Mögliche Formulierungen für diese Fristen können sein

Geht eine Zahlung nicht innerhalb dieser Frist ein, gerät die Leistungsempfängerin oder der Leistungsempfänger in Verzug. Die Leistungserbringerin oder der Leistungserbringer ist dann berechtigt, ein Mahnverfahren einzuleiten, um an das Geld zu kommen.

Zahlungsziele werden sowohl bei der Rechnungsstellung als auch bei der Ratenzahlung vereinbart. Bei beiden Zahlungsmodalitäten trägt die Leistungserbringerin oder der Leistungserbringer das volle finanzielle Risiko. Wird eine offene Zahlung nicht beglichen, erwartet sie oder ihn neben dem Zahlungsausfall zudem der Aufwand für das Mahnwesen. 

Eine gute Möglichkeit, die Zahlungsmoral von Kundinnen und Kunden zu stärken und verspätete Zahlungseingänge zu vermeiden, ist der Skonto. Damit wird bei Barzahlung oder Begleichung einer Rechnung innerhalb eines verkürzten Zahlungszieles ein Preisnachlass gewährt. Üblich ist hier ein Satz zwischen 2 und 5 %, der vom Bruttorechnungsbetrag (inklusive Umsatzsteuer) abgezogen wird.

Die Leistungsempfängerin oder der Leistungsempfänger spart bares Geld. Gleichzeitig steigert die Leistungserbringerin oder der Leistungserbringer durch den schnellen Geldeingang die Liquidität in dem eigenen Unternehmen.  

Neben dem Skonto können weitere Rabattregelungen vereinbart werden – beispielsweise Mengen-, Treue- oder Neukundenrabatte. Der Rabatt wird vom Nettorechnungsbetrag (ohne Umsatzsteuer) abgezogen und kann in Prozent oder Euro gewährt werden.

Weitere Zahlungsarten im Überblick: