Prepaid-Kreditkarte für Firmen: Welchen Nutzen bringt sie Unternehmen?

Viele Unternehmen statten Mitarbeitende, die häufig Zahlungen im Namen des Unternehmens tätigen, überwiegend im Außendienst arbeiten oder viel reisen, mit eigenen Firmenkarten für ihr Geschäftskonto oder mit einer Firmenkreditkarte aus. 

Damit müssen Mitarbeitende für Ausgaben, die ihnen beruflich entstehen, nicht in Vorkasse gehen. Zudem entfällt ein meist aufwendiger Erstattungsprozess. Eine Alternative zur „echten“ Firmenkreditkarte ist die Prepaid-Kreditkarte für Firmen. Mit ihr behalten Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Ausgaben.

Mit einer Prepaid-Kreditkarte verschaffen Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen finanziellen Spielraum, um selbstständig geschäftliche Ausgaben zu tätigen und sichern sich gleichzeitig die volle Kostenkontrolle. 

Bei der Prepaid-Kreditkarte handelt es sich um eine Kreditkarte auf Guthabenbasis: Sie wird mit einem Guthaben aufgeladen, das Mitarbeitenden auf Reisen oder für Einkäufe für das Unternehmen zur Verfügung stehen soll. Im Gegensatz zu einer „echten“ Kreditkarte leiht die Kreditkartengesellschaft dem Karteninhaber kein Geld: Es wird kein Kredit- oder Verfügungsrahmen gewährt und die Ausgaben werden direkt vom Kreditkartenkonto abgebucht. 

Ist das Guthaben aufgebraucht, sind keine weiteren Zahlungen mehr mit der Karte möglich. Bei Bedarf kann aber jederzeit neues Guthaben auf die Karte geladen werden.

Um das Geschäftskonto eines Unternehmens zu schützen, besteht keine direkte Verbindung zwischen dem Geschäftskonto und den Firmen-Prepaidkarten. Die Aufladung erfolgt über ein Kreditkartenkonto.

Wie jede Zahlungskarte, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden zur Verfügung stellt, ist die Prepaid-Firmenkreditkarte ausschließlich für geschäftliche Ausgaben gedacht und darf nicht für private Ausgaben eingesetzt werden. Sie kann im In- und Ausland zum Bezahlen in Ladengeschäften oder Restaurants, aber auch für Online-Zahlungen im Internet eingesetzt werden. 

Zudem können Mitarbeitende mit ihrer Firmen-Prepaid-Kreditkarte weltweit Bargeld am Geldautomaten abheben.  

Im Vergleich zur normalen Kreditkarte gibt es aber einen entscheidenden Unterschied, der insbesondere bei der Reisebuchung relevant ist: Prepaid-Kreditkarten für Firmen können nicht als Sicherheit für Mietwagen oder im Hotel hinterlegt werden. Für Mitarbeitende, die viel reisen, ist die Prepaid-Firmenkreditkarte daher nicht unbedingt sinnvoll.

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Eine Prepaid-Kreditkarte für Firmen hat einen entscheidenden Vorteil für Unternehmen – insbesondere für neu gegründete Firmen, deren Umsatz noch recht gering ist: Das Risiko der Verschuldung entfällt, da die Karte nur guthabenbasiert eingesetzt werden kann. So behalten Unternehmen jederzeit die volle Kostenkontrolle.

Zudem können Ausgaben, die über die Prepaid-Kreditkarten getätigt werden, eindeutig einem Mitarbeitenden und damit auch bestimmten Budgets oder Kostenstellen zugeordnet werden. Auf diese Weise entfällt eine aufwendige Zuordnung in der Buchhaltung. Der Erstattungsprozess von Spesen und Reisekosten verursacht in vielen Unternehmen einen hohen administrativen Aufwand. 

Die Bearbeitungszeit kann mithilfe von Prepaid-Kreditkarten für Firmen sowie digitaler Spesenverwaltung erheblich verkürzt werden. Gleichzeitig werden die Mitarbeitenden es dem Unternehmen danken: Sie erhalten finanziellen Spielraum und müssen auf Reisen, bei Geschäftsessen oder Besorgungen nicht länger in Vorkasse gehen.

Ein weiterer positiver Aspekt, der nicht zu vernachlässigen ist, ist die Sicherheit: Geht die Karte verloren und wird umgehend gesperrt, lässt sich der Schaden begrenzen. Liegt kein Fehlverhalten des Karteninhabers vor, werden unberechtigte Abbuchungen durch Dritte von der Kreditkartengesellschaft ersetzt. Statten Unternehmen ihre Mitarbeitenden mit Bargeld aus, ist dies bei einem Verlust unwiderruflich weg.

Die Guthabenbasis ist einerseits ein großer Vorteil. Sie begrenzt die Ausgaben und schützt Unternehmen vor dem Risiko der Verschuldung. Die Prepaid-Firmenkreditkarte hat aber auch Nachteile. Ist das Guthaben aufgebraucht, kann sie nicht mehr eingesetzt werden. Zwar kann sie jederzeit wieder aufgeladen werden. 

Es kann aber einige Zeit dauern, bis das Geld auf der Guthabenkarte angekommen ist. Bis dahin ist die Karte nutzlos. Das kann insbesondere auf Reisen zum Problem werden.

Zudem kann die Prepaid-Kreditkarte für Firmen aufgrund des fehlenden Kreditrahmens auch nicht als Sicherheit eingesetzt werden.

Entscheiden Sie sich als Unternehmer:in dazu, ausgewählte Mitarbeitende mit einer Prepaid-Firmenkreditkarte auszustatten, sollten Sie sich in erster Linie Gedanken darüber machen, zu welchem Zweck die Karten eingesetzt werden sollen. Sie eignen sich, um Teams direkten Zugriff auf ihr Budget zu gewähren und verschaffen somit mehr Freiheiten, um Zahlungen selbst vorzunehmen, ohne dabei direkten Zugriff auf Ihr Geschäftskonto zu gewähren. 

Sollte das Guthaben einmal nicht ausreichen, kann die Karte jederzeit problemlos mit neuem Guthaben aufgeladen werden. Sie eignen sich also hervorragend, um online und offline Besorgungen zu erledigen oder auch um wiederkehrende Zahlungen wie Lizenzen oder Abonnements zu begleichen oder um weltweit Bargeld abzuheben. 

Sie eignet sich aber weniger für Mitarbeitende, die häufig im Auftrag des Unternehmens reisen. Sie können ihre Prepaid-Kreditkarte zum Bezahlen oder am Geldautomaten einsetzen. Sie können sie aber nicht als Sicherheit im Hotel oder bei einer Mietwagenfirma hinterlegen.

Die Prepaid-Kreditkarte für Firmen bringt einige Vorteile mit sich – aber nicht in allen Situationen ist sie die passende Option für Unternehmen. Manchmal ist es schlicht weniger aufwendig, mit einer „normalen“ Firmenkreditkarte zu bezahlen: Sie müssen nicht immer daran denken, Geld aufzuladen. Gerade wenn Sie als Chef:in die Karte selbst nutzen und ohnehin den Kostenüberblick haben, bietet eine Prepaid-Firmenkreditkarte eigentlich keinen echten zusätzlichen Nutzen.

Alternativ können Sie sich auch dazu entschließen, Ihr Team mit Mitarbeiterkarten für Ihr Geschäftskonto auszustatten, um Ihnen das Ausgabenmanagement in Ihrem Unternehmen zu erleichtern.