Schickt ein Unternehmen seine Angestellten auf Geschäftsreise, kommt es in der Regel für ihre Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Reise entstehen, auf.
Die Fahrtkosten – beispielsweise für ein Flugticket, Fahrkarten für die Bahn, einen Bus oder Kosten für einen Mietwagen – werden häufig vom Unternehmen über die Firmenkreditkarte bezahlt, sodass Reisenden hier keine Kosten entstehen. Das Gleiche gilt für die Übernachtungskosten in einem Hotel oder Apartment oder den Verpflegungsmehraufwand.
Für weitere Kosten gehen Reisende zunächst in Vorkasse und ihre Ausgaben werden ihnen über die Reisekostenabrechnung erstattet – sofern eine Erstattung der Reisekosten mit dem Arbeitgeber vereinbart ist. Denn grundsätzlich sind Unternehmen gesetzlich nicht dazu verpflichtet, ihren Angestellten Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für Dienstreisen zu bezahlen.
Damit sie in diesem Fall nicht auf den Kosten sitzen bleiben, werden ihnen die Ausgaben, die auf Dienstreisen entstehen, im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten erstattet. Übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten, dürfen Angestellte diese nicht mehr als Werbungskosten geltend machen.