Reisekostenabrechnung und Reisekosten 2023: Alle Infos im Überblick

Auf Geschäftsreisen entstehen Kosten, die Reisende zum Teil aus eigener Tasche bezahlen. Selbstständige und Unternehmer:innen geben Reisekosten als Betriebseinnahmen an und setzen sie als Betriebsausgaben von der Steuer ab. Angestellten werden diese Ausgaben in der Regel über die Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber erstattet.

Doch wie genau wird sie erstellt? Welche Kosten sind abrechenbar? Und was ändert sich im Jahr 2023? Worauf Sie bei der Reisekostenabrechnung achten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Eine Reisekostenabrechnung ist ein Dokument, das von Geschäftsreisenden erstellt wird, um die Kosten ihrer Dienstreise inklusive der Belege aufzulisten und eine Erstattung von ihrem Arbeitgeber zu beantragen. Die Reisekostenabrechnung führt Ausgaben wie Transportkosten, Unterkunft, Verpflegung und weitere Reisenebenkosten auf.

Mit Hilfe des Dokuments kann die Buchhaltung des Arbeitgebers eine steuerfreie Erstattung der Reisekosten korrekt berechnen und an die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer auszahlen. Zusätzlich dient die Reisekostenabrechnung dem Unternehmen auch als Beleg gegenüber dem Finanzamt, um die entstandenen Kosten sowie den geschäftlichen Zweck der Reise nachzuweisen, sobald die Reisekosten als Betriebsausgaben in der Steuererklärung angegeben werden.

Übrigens: Auch Selbstständige geben Reisekostenerstattungen als Betriebseinnahmen an und setzen sie entsprechend von der Steuer ab.

Nach Beendigung einer Dienstreise im Auftrag des Arbeitgebers, aber auch nach der beruflichen Auswärtstätigkeit einer selbständigen Person, sollte die Reisekostenabrechnung zeitnah folgen.

Es ist jedoch nicht nötig, die Abrechnung für Kundenbesuche innerhalb der Stadt oder für Reisen zwischen der privaten Wohnung und einer besuchten Niederlassung des Unternehmens zu erstellen, solange die Reise kürzer ist als der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte des Angestellten.

Für längere Geschäftsreisen können maximal drei Monate Reisekosten anerkannt werden. Wenn der Aufenthalt jedoch länger dauert, gilt er für das Finanzamt als Wechsel der ersten Tätigkeitsstätte, und es ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich.

Für Angestellte ist die Reisekostenabrechnung wichtig, um die vorgestreckten Ausgaben zeitnah vom Arbeitgeber zurückzuerhalten. Denn ausschließlich mit diesem Dokument und den Belegen kann das Unternehmen die Ausgaben steuerlich als Betriebskosten absetzen.

Schickt ein Arbeitgeber seine Angestellten regelmäßige auf Dienstreise, hilft die Reisekostenabrechnung auch dabei, alle Kosten im Blick zu behalten und unterstützt bei der Budgetplanung.

Gehen Sie auf Dienstreise können Sie die folgenden Kosten abrechnen:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

Grundsätzlich gelten alle Ausgaben für Fahrten, die im Zusammenhang mit einer auswärtigen Tätigkeit entstehen, als Fahrtkosten. Hierzu zählen Kosten für Reisen mit dem Flugzeug, Bahntickets, Taxifahrten und öffentliche Verkehrsmittel sowie Fahrten mit einem Mietwagen.

In der Regel werden Dienstreisen über eine zentrale Reisestelle im Unternehmen gebucht. Die entsprechenden Rechnungen werden der Reisekostenabrechnung beigelegt. Häufig entstehen so nur noch Kosten für Fahrten am Zielort, die von den Reisenden mit den entsprechenden Belegen eindeutig nachgewiesen werden können.

Fahrten mit einem Dienstwagen sind von der Reisekostenerstattung ausgenommen. Unternehmen Sie eine Dienstreise mit Ihrem Privatwagen, gibt es zwei Möglichkeiten, sich die Kosten erstatten zu lassen. Entweder machen Sie die Kilometerpauschale geltend oder Sie rechnen die tatsächlichen Kosten über den individuellen Kilometersatz ab. In beiden Fällen ist es notwendig, ein Fahrtenbuch zu führen:

• Bei der Kilometerpauschale wird jeder gefahrene Kilometer auf dem Hin- und Rückweg berücksichtigt. Sie erhalten für Entfernungen bis zu 20 Kilometer 30 Cent pro gefahrenen Kilometer. Ab dem 21. Kilometer bekommen Sie 38 Cent. Damit sind sämtliche anfallenden Kosten abgegolten.
• Wird der individuelle Kilometersatz geltend gemacht, spielen neben den tatsächlich gefahrenen Kilometern auch Unterhaltskosten wie Steuern, Versicherungsbeiträge oder Kraftstoffkosten für ein Fahrzeug eine Rolle bei der Reisekostenabrechnung. Für die Berechnung addieren Sie die gesamten Kosten, die Ihnen innerhalb eines Jahres für Ihr Auto entstehen, und teilen diese Zahl durch die gefahrenen Kilometer. Diese Unterhaltskosten müssen entsprechend belegt werden.

Die Kosten für die Übernachtung in einem Hotel, einem Appartement oder einer Wohnung wird in voller Höhe erstattet, sofern Sie die Ausgaben mit einem entsprechenden Beleg nachweisen. In der Regel wird die Unterbringung allerdings häufig ebenfalls über eine zentrale Reisestelle im Unternehmen gebucht.

Für die Berechnung von Verpflegungsmehraufwand sind insbesondere Reisedauer und Reiseziel relevant. Grundsätzlich gilt, dass die Dauer der auswärtigen Tätigkeit bzw. der Abwesenheit von zu Hause mindestens acht Stunden betragen muss.

Für Reisekosten innerhalb Deutschlands werden für die Abwesenheit von mindestens acht Stunden sowie für den An- und Abreisetag pauschal 14 € berechnet (siehe auch Tagegeld bei Dienstreisen). Bei einer Reise, die länger als 24 Stunden dauert, beträgt die Pauschale 28 € pro Tag. Es ist außerdem möglich, die tatsächlichen Verpflegungskosten abzurechnen.

Unternehmerinnen und Unternehmer machen die Kosten für die Verpflegung auf Geschäftsreisen als Betriebsausgaben geltend. Die Pauschale deckt dabei ausschließlich Aufwände für die eigene Verpflegung und keine Bewirtungskosten ab, die zum Beispiel bei einem Essen mit Kund:innen entstehen können.

Abhängig von der Rechtsform Ihres Unternehmens führen Sie diese entweder in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder in der Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) auf.

Die Pauschbeträge für Auswärtstätigkeiten in Deutschland bleiben im Jahr 2023 unverändert. Für eine Dauer von 8 bis 24 Stunden gilt weiterhin eine Verpflegungspauschale von 14 €. Die große Verpflegungspauschale beträgt 28 €, für Dienstreisen die 24 Stunden überschreiten.  Was sich jedoch ändert, sind die Pauschbeträge für berufsbedingte Auslandsaufenthalte.

Die Liste des Bundesfinanzministeriums umfasst 180 Länder und beinhaltet die aktuellen Verpflegungspauschalen und Pauschbeträge für Übernachtungen, die Sie im BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten vom 23. November 2022  nachlesen können.

Reisenebenkosten werden ebenfalls in voller Höhe erstattet, sofern diese Ausgaben in der Reisekostenabrechnung eindeutig belegt werden können. Trinkgelder, die nicht auf der Rechnung auftauchen, werden üblicherweise anhand eines Eigenbelegs nachgewiesen.

Gehen Belege für die Reisenebenkosten verloren, können diese Ausgaben ebenfalls mit einem Eigenbeleg nachgewiesen werden. Allerdings können Unternehmerinnen und Unternehmer für Eigenbelege keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Jetzt wissen Sie, wie sich die Reisekosten voneinander unterscheiden und worauf Sie bei der Abrechnung achten müssen. Um eine korrekte Reisekostenabrechnung zu erstellen, die das Finanzamt anerkennt, gibt es noch bestimmte Pflichtangaben, die Sie aufführen müssen. Dazu gehören:

• Datum der Reise
• Zweck der Reise
• Reiseziel
• Reisemittel (z. B. Flugzeug, Bahn, Auto)
• Oder Kilometerstand bei Antritt der Reise und bei Rückkehr mit dem eigenen Fahrzeug
• Dauer der Reise
• Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Transport, Parkgebühren, etc.
• Belege, wie z. B. Rechnungen und Quittungen, die dem Finanzamt als Nachweis dienen

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Nein. Formal und gesetzlich müssen Unternehmen bei der Erstellung ihrer Reisekostenabrechnungen keinen Vorgaben folgen. Es gibt also keine vorgefertigten Formulare vom Finanzamt, sondern jede Firma kann selbst festlegen, welchen internen Formalien sie für die Reisekostenabrechnung folgt – etwa, ob es ein eigenes Formular für die Reisekostenabrechnung gibt.

Als Orientierung dient in der Praxis häufig eine Reisekostenrichtlinie bzw. das Reisekostenrecht, in der Unternehmen den Prozess zur Reisekostenerstattung schriftlich festhalten.

Schickt ein Unternehmen seine Angestellten auf Geschäftsreise, kommt es in der Regel für ihre Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Reise entstehen, auf.

Die Fahrtkosten – beispielsweise für ein Flugticket, Fahrkarten für die Bahn, einen Bus oder Kosten für einen Mietwagen – werden häufig vom Unternehmen über die Firmenkreditkarte bezahlt, sodass Reisenden hier keine Kosten entstehen. Das Gleiche gilt für die Übernachtungskosten in einem Hotel oder Apartment oder den Verpflegungsmehraufwand.

Für weitere Kosten gehen Reisende zunächst in Vorkasse und ihre Ausgaben werden ihnen über die Reisekostenabrechnung erstattet – sofern eine Erstattung der Reisekosten mit dem Arbeitgeber vereinbart ist. Denn grundsätzlich sind Unternehmen gesetzlich nicht dazu verpflichtet, ihren Angestellten Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für Dienstreisen zu bezahlen.

Damit sie in diesem Fall nicht auf den Kosten sitzen bleiben, werden ihnen die Ausgaben, die auf Dienstreisen entstehen, im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten erstattet. Übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten, dürfen Angestellte diese nicht mehr als Werbungskosten geltend machen.

Eine Beispielrechnung für eine Reisekostenpauschale bei einer Reisedauer von 3 Tagen, bei der eine angestellte Person mit dem privaten PKW unterwegs ist, könnte wie folgt aussehen:

• Reisedauer: 3 Tage
• Entfernung zwischen Wohnort und Zielort: 300 km für eine einfache Strecke
• Verpflegungsmehraufwand pro Tag: 28 €
• Kilometerpauschale: 0,30 €/km

Berechnung:

• Entfernung gesamt: 300 km x 2 = 600 km
• Kilometerpauschale: 600 km x 0,30 €/km = 180 €
• VMA insgesamt: 3 Tage x 28 €/Tag = 84 €

Gesamtkosten: Kilometerpauschale + VMA = 264 €

Die Reisekostenpauschale könnte dann beispielsweise auf diesen Betrag festgelegt werden. Allerdings kann die tatsächliche Reisekostenpauschale variieren, sofern Unternehmen individuelle Reiserichtlinien festlegen.

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Mit individuellen Unterkonten lassen sich die Ausgaben den jeweiligen Teammitgliedern zuordnen und Sie behalten immer den Überblick.

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