Verpflegungsmehr-aufwand für Selbstständige

Während Arbeitnehmende tatsächlich entstandene Reisekosten vom Arbeitgeber meist voll ersetzt bekommen, wenn die Reise beruflich bedingt war, ist das bei Freiberufler:innen und Selbstständigen nicht so einfach. Denn bei diesen dürfen nicht immer die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden, sondern in manchen Fällen lediglich Pauschalen. Diese sind dann als Betriebsausgaben zu deklarieren. Dabei macht das Finanzamt einen Unterschied zwischen ein- und mehrtägigen Reisen. Die jeweiligen Pauschalbeträge dafür ändern sich immer nur zu Beginn eines neuen Jahres.

In jedem Fall ist es wichtig, nachzuweisen, dass die mehrtägigen Reisen notwendig und beruflich veranlasst waren. Die in diesem Zusammenhang genannten Punkte gelten jedoch nicht für den Geschäftsführer oder die Geschäftsführerin einer GmbH, da diese ihre Reisekosten wie Arbeitnehmende abrechnen.

• Bei mehrtägigen Reisen gelten ab dem 1. Januar 2024 für den An- und Abreisetag pauschal 15 €.
• Bei 8 bis 24 Stunden Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstelle sind es ebenfalls 15 €.
• Für mehr als 24 Stunden Abwesenheit können ab dem 1. Januar 2024 30 € abgesetzt werden.

Gut zu wissen: Die Pauschalen für Reisespesen in Deutschland wurden seit Januar 2020 stetig erhöht. Vormals betrugen sie 12 € (kleine Pauschale) und 24 € (große Pauschale für mehrtägige Geschäftsreisen). 

Bei Reisen ins Ausland aus beruflichen Gründen werden jährlich Extra-Sätze festgelegt. Für eine korrekte Abrechnung muss daher immer in speziellen Tabellen nachgesehen werden.

Diese sind als Betriebsausgaben in der Bilanz, in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung anzugeben. Dabei ist nachzuweisen, dass die Reise beruflich bedingt war. So gelten auch Kunden- oder Messebesuche und Seminare als beruflich veranlasst.

Um diese als Betriebsausgabe geltend zu machen, sind die passenden Belege beizulegen. Die Aufzeichnung des Reisewegs, Hotelrechnungen oder Tankquittungen auch Einträge im Fahrtenbuch können hilfreich sein.

Übernachtungskosten können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden und sind auch vorsteuerabzugsfähig, Voraussetzung ist natürlich, dass diese belegt werden. Für Übernachtungskosten gilt allerdings ein ermäßigter Umsatzsteuersatz. Für leitende Angestellte können entsprechende Pauschalbeträge für Auslandsübernachtungen geltend gemacht werden, die in entsprechenden Tabellen nachzuschlagen sind.

Unternehmer:innen dürfen jedoch bei Auslandsreisen nur tatsächlich entstandene Kosten als Betriebsausgaben abziehen. Für diese gelten keine Pauschalen. Sind in der Übernachtungspauschale Mahlzeiten enthalten, so ist die Verpflegungspauschale um diesen Betrag zu kürzen. Ist dieser Betrag nicht ausgewiesen, so muss dieser prozentual gekürzt werden.

Ist jedoch das Frühstück beispielsweise schon in den Übernachtungskosten enthalten, sind dafür 20 % von der Pauschale abzuziehen. Ist auch das Mittag- und Abendessen noch darin enthalten, sind jeweils 40 % von der Pauschale abzurechnen. Das gilt ebenso für Snacks, wenn diese zu den betreffenden Zeiten serviert werden.

Hierfür werden nicht die tatsächlichen Kosten geltend gemacht, sondern bestimmte Pauschalsätze. Auch deren Höhe und manchmal auch die Bedingungen können sich jeweils zu Jahresbeginn ändern. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand sind im In- und Ausland verschieden. Die Kosten für die eigene Verpflegung können nur über die oben genannten Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden.

Servicekosten, die bei einem Hotelaufenthalt anfallen und von dem Reisenden selbst bezahlt werden (Gepäcktransport, Kommunikationskosten fürs Telefon, WLAN, Kleiderreinigung oder Mahlzeiten) gilt der übliche Umsatzsteuersatz. Diese Kosten können als Sammelposten zusammengefasst werden. Wer dafür keine Belege vorlegen kann, hat einen entsprechenden Eigenbeleg auszustellen und sollte am besten eine Preisliste für entsprechende Leistungen beilegen.

Private Leistungen wie Privatgespräche können natürlich nicht angerechnet werden. Kommt diesbezüglich bei der Finanzbehörde ein Verdacht auf, kann diese die gesamten Kosten als privat ansehen und deren Anerkennung verweigern.

Die steuerlich absetzbaren Reisekosten sind mit Rechnungen und Quittungen zu belegen. Ist das in Einzelfällen nicht möglich, kann auf den sogenannten Eigenbeleg zurückgegriffen werden.

Sie müssen einzeln erstellt werden und einen betrieblichen Aufwand betreffen.

• Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
• Art der Aufwendung und Datum
• Kostendetails wie Einzelpreise
• Begründung für die Erstellung der Eigenbelege
• Unterschrift
• Dabei sind nur ordentliche Rechnungen vorsteuerabzugsfähig, nicht aber die Eigenbelege.