Spesenabrechnung über ein Formular

Eine Spesenabrechnung oder Reisekostenabrechnung ist die gängige Abrechnungsform für fast alle Kosten, die auf einer Dienstreise anfallen. Dabei ist es besonders wichtig, dass sämtliche Belege aufgehoben werden. Zu diesen gehören Rechnungen und Quittungen. Weiterhin werden offizielle Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand abgerechnet. Dieser ist auch unter den Begriffen Mehraufwand, Spesen, Tagegeld und Verpflegungspauschale bekannt.

Die Reisekostenabrechnung findet in den meisten Unternehmen über ein Formular statt, das häufig vom Haus zur Verfügung gestellt und vom Arbeitnehmer ausgefüllt wird. Ansonsten können Arbeitnehmer eine entsprechende Vorlage auch im Internet finden, um ihre auf einer Dienstreise entstandenen Kosten gegenüber Arbeitgeber oder Finanzamt geltend zu machen.

Der Begriff Spesen greift allerdings weiter, auch wenn er manchmal auf den Mehraufwand reduziert wird. Zu einer korrekten Spesenabrechnung gehören:

- der Transport per Auto, Bahn, Flugzeug oder Taxi,

- die Übernachtungskosten,

- der Mehraufwand für die Verpflegung sowie

- kleinere Nebenkosten.

Wer mit einem Dienstwagen verreist, hat keine Abrechnungsprobleme. Für Privatautos gilt:

- Die Kilometerpauschale ist die in Unternehmen übliche Abrechnung. Dabei werden aktuell 30 Cent pro gefahrenem Kilometer berechnet. Bei einem motorisierten Zweirad (Beispiel Motorrad) sind es 20 Cent.

- Der Kilometersatz dagegen ist einigermaßen aufwendig und wird daher seltener als Vorlage verwendet. Alle Ausgaben, die für den Wagen im Laufe eines Jahres zusammenkommen, werden addiert und bei der Reisekostenabrechnung durch die gefahrenen Kilometer der betreffenden Dienstreise geteilt. Es sind recht viele Ausgaben, die dafür fällig werden: Steuer und Versicherung, Wartungs- und Reparaturausgaben sowie die Spritkosten, aber auch Zinsen und Abschreibungskosten müssen zusammengesucht und addiert werden.

- Wer mehr als acht Stunden unterwegs ist, bekommt ab 2024 15 Euro gezahlt. Das gilt auch für An- und Abreisetage.

- Wer einen vollen Tag abwesend ist, erhält ab 2024 pro Tag 30 Euro.

- Sind Mahlzeiten im Angebot des Hotels oder der Pension enthalten, reduzieren sich die Beträge um deren Pauschalen. So kostet ein Frühstück 20 Prozent des Satzes, was 6,00 Euro entspricht, und ein Mittag- oder Abendessen 40 Prozent bzw. 12,00 Euro. Diese Regelung gilt auch dann, wenn der Dienstreisende von einem Geschäftspartner zum Essen eingeladen wird oder ein anderer Dritter eine Mahlzeit bereithält.

Zu den Reisekosten gehören ebenso die kleineren Ausgaben wie

- Internetkosten,

- Eintrittskarten und Teilnehmerbeiträge für berufliche Veranstaltungen wie Messen und Ausstellungen oder Seminare und Tagungen,

- Mautgebühren,

- Reisegepäckversicherungen oder

- Parkplatzgebühren.

Außerdem ist es sinnvoll, die Kosten für seine Trinkgelder zu notieren, um sie später abzurechnen. Diese werden nach der Rückkehr in Form eines Eigenbelegs und in hoher Eigenverantwortung aufgelistet. Dieser Beleg wird ebenfalls Teil der Spesenabrechnung.

Insgesamt ergeben die kleineren Beträge am Ende oft stattliche Summen. Kein Arbeitnehmer sollte sie selbst bezahlen, sondern sie mit der Reisekostenabrechnung bei seinem Arbeitgeber einreichen. Selbstständige übergeben sie zusammen mit der Steuererklärung ihrem Finanzamt.

Die Pauschalen und Berechnungen sind für Inlandsreisen geeignet. Wer ins Ausland fährt oder fliegt, dort vielleicht einen Mietwagen nimmt und andere Extras finanziert, rechnet je nach Land bei der Reisekostenabrechnung mit anderen Pauschalen. Diese werden am besten im Internet oder beim Finanzamt recherchiert.

Mancher hält die Spesenabrechnung für ein Relikt vergangener Zeiten. Weiterhin ist sie allerdings die gängigste Abrechnungsart in den Unternehmen. Es gibt jedoch inzwischen neue Ideen und Angebote, mit denen schneller und effektiver abgerechnet werden kann. Eine normale Abrechnung kostet den Arbeitnehmer Zeit, die am Ende dem Arbeitgeber verloren geht. Auch die Buchhaltung ist mit der Abrechnung eine Weile beschäftigt, denn sie muss alle Unterlagen genau prüfen. Ist der Arbeitnehmer Teil eines Teams, wird dieses ebenfalls in Mitleidenschaft gezogen. Falls die Abrechnung fehlerhaft ist, wird weitere Zeit investiert. Nicht zuletzt macht die Auflistung kaum jemandem Freude.

Alternativen zur klassischen Spesenabrechnung

Das alles sind unzweifelhaft richtige und wichtige Aspekte. Folgende Neuerungen sind daher vielleicht eine Überlegung wert:

- Einmal-Firmenkreditkarte: Hier sind individuelle Beträge für die Reise vorgebucht, sodass die Abrechnungen leicht nachzuverfolgen sind. Die Buchungen stellen somit kein großes Risiko dar.

- Prepaid-Karte: Mit einer solchen Karte gibt der Reisende nur Firmengeld in bestimmter Höhe aus. Sie ist in vielen Fällen sinnvoller als eine generelle Firmenkreditkarte, die von wechselnden Kollegen eingesetzt wird. Mit einer dazu passenden Software kann man die Abbuchungen der Prepaid-Karte in Echtzeit nachverfolgen. Auf Reisen wird die Karte problemlos über das Handy nachgeladen.

In beiden Fällen wird eine klassische Reisekostenabrechnung überflüssig. Das trägt zur Entlastung vieler Beteiligter in der Firma bei.

Digitale Tools von Qonto

Noch hilfreicher ist es, wenn das Geschäftskonto neben geeigneten Zahlungskarten auch smarte Tools zur Spesenabrechnung bietet ­­­– wie es bei Qonto der Fall ist. Limits und Funktionen der Qonto Mastercards können für jeden Mitarbeiter individuell eingestellt werden, mit nur wenigen Klicks können sie online bestellt oder bei Bedarf auch gesperrt werden. Über die Qonto App können Sie darüber hinaus in Sekundenschnelle die Belege direkt nach der Zahlung scannen, hochladen und an die entsprechende Transaktion anhängen. Einer schnellen, unkomplizierten und papierlosen Reisekostenabrechnung steht somit nichts mehr im Wege!

Reisekosten werden mit einer bestimmten Vorlage beim Arbeitgeber beziehungsweise beim Finanzamt geltend gemacht. Dieses Formular lässt sich online finden und steht vielfach kostenlos zum Download bereit. Anschließend kann man es mit Logo, individuellen Informationen und anderen Extras an das eigene Haus anpassen. Die Abrechnung ist einfach zu erstellen und sollte recht schnell nach der Rückkehr erfolgen, denn der Arbeitnehmer hat eventuell viel eigenes Geld investiert. Die Prüfung seiner Unterlagen dauert in der Regel einige Tage oder Wochen. Dies bedeutet, dass der Reisende seine Kosten erst nach einiger Zeit erstattet bekommt. Moderne Systeme ­­­stellen eine Alternative zu der klassischen Spesenabrechnung dar.