Fahrtkosten in Rechnung stellen als Kleinunternehmer:in

Angestellte Arbeitnehmende können sich vom Arbeitgeber ihre kompletten Reisekosten erstatten lassen, wie zum Beispiel Übernachtungskosten, Fahrtkosten und Verpflegung. Selbstständige hingegen haben eine Abrechnung der Reisekosten für ihre Auftraggebenden zu erstellen oder können einen Teil der Kosten von der Steuer absetzen.

Wichtige Punkte für eine Abrechnung sind der Anlass der Reise und die Dauer der Auswärtstätigkeit. In jedem Fall ist es wichtig, die Fahrtkosten richtig zu berechnen. Nur so können Reisekosten für Unternehmer:innen erfolgreich steuerlich abgesetzt werden.

Wenn der oder die Auftraggebende ein Briefing vor Ort machen möchte oder im Kundenauftrag eine Reise oder die Teilnahme an einer Veranstaltung gewünscht wird, sollte man die anfallenden Kosten mit dem oder der Auftraggebenden abrechnen.

Allgemein ist es nicht sinnvoll, darauf zu verzichten, es sei denn, der Weg zum Auftraggebenden nimmt nur wenige Minuten Fahrtzeit in Anspruch oder wird mit dem Fahrrad zurückgelegt. Auch kann es sein, dass es sich erst um ein erstes Kennenlerngespräch mit Kund:innen handelt, das nicht in Rechnung gestellt werden soll.

Kleinunternehmer:innen, die für Kundinnen und Kunden eine Rechnung erstellen, müssen alle tatsächlich entstandenen Kosten auflisten. Nicht fehlen dürfen die Tickets für öffentliche Verkehrsmittel wie Bus, Bahn oder Straßenbahn.

Für die Strecken, die mit dem Pkw zurückgelegt werden, kann eine Pauschale pro Kilometer (Fahrtenbuch führen) festgelegt werden. Das heißt, es ist zu errechnen, wie viele Kilometer die zu fahrende Strecke beträgt, damit man die Fahrtkosten dafür genau und kostendeckend berechnen kann.

Manche Auftraggebenden, wie beispielsweise Behörden, haben dafür eigene Vorgaben zur Reisekostenabrechnung. Oft sind dabei pro gefahrenem Kilometer nur 20 Cent pro Kilometer dafür vorgesehen.

Hinweis: Nicht verwechselt werden sollte die Kilometerpauschale mit der Entfernungspauschale. Während erstere sich auf Fahrten bei Dienstreisen bezieht, kann mit letzterer - auch als Pendlerpauschale bezeichnet - der tägliche Weg zur Arbeit geltend gemacht werden.

• Name der reisenden Person
• Reisedaten und Reisedauer
• Reiseziel und deren Anlass
• steuerliche Zuordnung
• Verpflegungsaufwand
• Reisenebenkosten
• Fahrtkosten (eventuell Fahrtenbuch führen)

Die Reisekostenabrechnung ist für die jeweiligen Fahrten aufzulisten und dann beim Auftraggebe geltend zu machen. Dabei sind eventuell verschiedene Umsatzsteuersätze zu berücksichtigen, die in der Forderung entsprechend ausgewiesen werden müssen.

Dabei ist es natürlich eine individuelle Verhandlungssache, ob der Kunde im Hotel auch das Frühstück übernimmt oder gegebenenfalls nur die Übernachtung. Im letzteren Fall ist das Frühstück aus der Übernachtungsrechnung wieder herauszurechnen.

Wer seine Rechnungen digital übermittelt, braucht die Originalbelege nicht mehr an Auftraggebende schicken, sondern kann die betreffenden Belege scannen – eine zeit- und papiersparende Lösung, insbesondere für Betriebsausgaben-Belege. 

Dabei sind die Ausgaben für die Reise sowie die darauf anfallenden Umsatzsteuern durchlaufende Posten, die bereits bezahlt wurden und die man nun von der Kundin oder dem Kunden wieder erhält. Dafür ist auf die Kilometerpauschale für die mit dem Pkw gefahrene Strecke ebenfalls die Umsatzsteuer zu berechnen.

Der richtige Umsatzsteuersatz für die Fahrtkosten ist derjenige, der auch für die geleistete Arbeit angesetzt wird. Beispiel: Eine Handwerkerin, die zu einem Kunden fährt, setzt einen Steuersatz von 19 % für die Fahrtkosten an. Wird die Hauptleistung allerdings mit nur 7 % besteuert oder ist diese sogar steuerfrei, dann ist jener Steuersatz ebenfalls für die Nebenleistung, wie die Fahrten mit dem Pkw, geltend zu machen.

Für das Finanzamt gilt eine Reise dann als Geschäftsreise, wenn diese durch zwei Punkte gekennzeichnet ist.

• Für die Reise liegt ein betrieblicher oder beruflicher Anlass vor.
• Kleinunternehmer:innen oder Selbstständige entfernen sich dafür von ihrer ersten Arbeitsstelle beziehungsweise ihrer Wohnung.

Dabei können alle Ausgaben für die Geschäftsreise Betriebsausgaben sein. Hat die Geschäftsreise auch einen privaten Anteil, spricht man von gemischten Aufwendungen, die man nur teilweise absetzen darf.

• Belege sammeln, denn alles, was man absetzen möchte, muss der Antragsteller oder die Antragstellerin auch belegen können.
• Dafür braucht man die Quittungen von Fahrkarten, Rechnungen usw. Diese sind zeitnah in die Buchhaltung zu geben. Deshalb sollte jeder die Belege immer gleich scannen und archivieren und so in Ihr Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen eingeben, damit nichts verloren geht.
• Damit vom Finanzamt die Aufwendungen für Geschäftsreisen anerkannt werden, sollte die Reisekostenabrechnung gewissen formalen Ansprüchen gerecht werden. Geeignete Vorlagen finden sich im Internet und vereinfachen die Auflistung der Kosten für Kleinunternehmer:innen.