Buchhaltungssoftware für Vereine: So finden Sie das richtige Programm

Effiziente Buchführung ist nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Vereine essenziell. Ob Mitgliederbeiträge, Spenden oder Projektbudgets – jede Einnahme und Ausgabe muss sorgfältig dokumentiert werden, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Eine Buchhaltungssoftware speziell für Vereine bietet hierbei eine enorme Erleichterung. Doch welche Software passt am besten zu den Anforderungen Ihres Vereins?

Dieser Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Funktionen, die eine Vereinsbuchhaltungssoftware bieten sollte, und stellt elf empfehlenswerte Tools vor. So finden Sie die ideale Lösung, um Ihre Vereinsfinanzen effizient zu managen.

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Buchhaltungssoftware bietet Vereinen eine Vielzahl von Vorteilen, die den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren und die Effizienz steigern. Durch den Einsatz digitaler Lösungen können Sie die Buchführung vereinfachen und fokussieren sich mehr auf Ihre Vereinsziele.

Generell profitieren Vereine durch Buchhaltungssoftware von den folgenden Vorzügen:

• Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den zeitlichen Aufwand für Buchhaltungsaufgaben erheblich, sodass Sie sich auf wesentliche Vereinsaktivitäten konzentrieren können.

• Genauigkeit: Digitale Systeme minimieren menschliche Fehler und sorgen für eine präzise Buchführung, was die finanzielle Transparenz erhöht.

• Kostenkontrolle: Durch die Überwachung von Einnahmen und Ausgaben behalten Sie stets den Überblick über die finanzielle Situation Ihres Vereins.

• Rechtskonformität: Die Software gewährleistet, dass alle Buchführungsaktivitäten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, was das Risiko von Strafen reduziert.

• Einfache Berichterstellung: Erstellen Sie mit wenigen Klicks Berichte und Analysen, um finanzielle Entscheidungen fundiert zu treffen.

Eine effektive Buchhaltungssoftware für Vereine sollte spezifische Funktionen bieten, die auf die besonderen Anforderungen von Vereinen zugeschnitten sind. Neben der klassischen Buchhaltung muss sie auch den SKR 49 unterstützen, um die Vereinsbuchhaltung effektiv zu gestalten.

Solche Softwarelösungen tragen dazu bei, die Verwaltung zu vereinfachen und die finanzielle Transparenz zu erhöhen. Hier sind einige wesentliche Funktionen, die eine solche Software umfassen sollte:

• Unterstützung des SKR 49: Der Kontenrahmen SKR 49 ist speziell für Vereine entwickelt und erleichtert die korrekte Kontierung von Geschäftsvorfällen.

• Online-Banking-Integration: Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Banktransaktionen direkt abzurufen und zu verbuchen, was Zeit spart.

• Steuerberater-Schnittstelle: Einfacher Datentransfer an Ihre Steuerberatung erleichtert die Zusammenarbeit und reduziert Fehlerquellen.

• Digitales Belegmanagement: Belege digitalisieren und verwalten, um den Papierkram zu reduzieren und die Dokumentation zu vereinfachen.

• Verwaltung offener Posten: Überwachen Sie ausstehende Forderungen und Verbindlichkeiten, um Ihre Liquidität zu sichern.

• Automatische Berichterstellung: Generieren Sie Finanzberichte und Analysen mit wenigen Klicks für eine fundierte Entscheidungsfindung.

Digitalisieren Sie Ihr Belegmanagement mit Qonto und behalten Sie stets den Überblick.

Vielleicht ist es unter anderem der großen Nachfrage geschuldet, dass sich eine Vielzahl von Anbietern dazu entschlossen hat, die für Vereine wichtigen Funktionen in ihre Buchhaltungssoftware zu integrieren. Dazu gehören etwa die Folgenden:

• BuchhaltungsButler
• MTH Vereins-Profi
• Unsere Vereinssoftware
• sevDesk
• Lexware Office
• EasyVerein
• WISO Mein Verein
• Fairgate
• Sewobe VereinsManager
• Webling
• S-Verein

BuchhaltungsButler bietet unter anderem den kompletten Funktionsumfang von Bilanz und Einnahmenüberschussrechnung. Der hohe Automatisierungsgrad und die selbstlernenden Algorithmen helfen Nutzer:innen im Vereinsalltag dabei, Zeit zu sparen. Über die integrierten Schnittstellen können Sie das Tool mit Ihrem Online Banking verbinden.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: ab 24,95 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage

Bei der Nutzung der MTH Vereins-Profi Buchhaltungssoftware können Sie Kostenstellen anlegen, Ihre Umsatzsteuer anmelden und den Jahresabschluss erstellen. Zudem erfüllt das Tool alle GoBD Vorgaben. Wer Hilfe braucht, wendet sich an die kostenlose Servicehotline.

• Bewertung: 5 (trusted.de)
• Preis: ab 50 € / Jahr (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein, aber Demo

Unsere Vereinssoftware ist eine All-in-One Buchhaltungslösung. Sie richtet sich an Vereine, Stiftungen und gGmbhs und enthält unter anderem die Vereinskontenpläne SKR 49 und SKR 42. Sie erlaubt den Import von PayPal Konten und einen automatischen Beitragslauf.

• Bewertung: 9,7 (softwareabc24.de)
• Preis: ab 12,50 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein, aber Demo

sevDesk bietet unter anderem auch Vereinen und Clubs die Möglichkeit, ihre Belege wahlweise über die App hochzuladen und zu verbuchen. Alle relevanten Rechnungsdetails werden automatisch erkannt. Am Ende können Sie – basierend auf den entsprechenden Daten – Ihre EÜR erstellen.

• Bewertung: 4,0 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 8,90 € / Monat (exkl. MwSt.)
• Testversion: ja

Nutzer:innen können Lexware Office mit ihrem Vereinskonto verbinden und den Eingang mit Mitgliederbeiträgen und weitere Buchungen nachhalten. Wer mit Steuerberater:innen zusammenarbeitet, kann die Schnittstelle nutzen und so alle wichtigen Daten übertragen.

• Bewertung: 3,5 (Trustpilot)
• Preis: ab 6,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage

Wie die Bezeichnung vermuten lässt, richtet sich easyVerein vor allem an Vereine (und an Verbände). Mit der Vereinsverwaltung und den entsprechenden Funktionen lässt sich das Tool individuell auf verschiedene Bedürfnisse abstimmen. Nutzer:innen können alle Daten über die easyVerein App einsehen und – neben den entsprechenden Buchungsoptionen – das Inventar verwalten.

• Bewertung: 4,5 (trusted.de)
• Preis: ab 19,38 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein, aber Demo

Bei WISO Mein Verein können Sie individuelle Rollen und Rechte an die verschiedenen Nutzer:innen verteilen. Das Tool beinhaltet unter anderem die Möglichkeit, Mitglieder und Sponsor:innen zu verwalten. Die Software kann auch über die Vereinsapp gesteuert werden und deckt alle Kernbereiche der Vereinsarbeit ab.

• Bewertung: 4,3 (OMR)
• Preis: ab 10 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: ja

Fairgate richtet sich mit seiner Lösung sowohl an kleine als auch an große Vereine, aber auch an Berufsverbände und an andere Organisationen. Kund:innen können sich hier zwischen verschiedenen Modulen entscheiden und das Paket wählen, das zu ihren Bedürfnissen passt.

• Bewertung: n/a
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: ja

Der Sewobe VereinsManager setzt auf umfangreiche Dashboards und auf ein Cockpit, von dem aus es möglich ist, alle wichtigen Daten zum Verein einzusehen. Mit diesem Tool können Sie unter anderem Spenden und Beiträge verwalten, das Mahnwesen optimieren und Statistiken für fundierte Entscheidungen nutzen.

• Bewertung: 9,7 (Softwareabc24)
• Preis: ab 49 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: ja

Sie können die Funktionen der Webling Software von überall aus nutzen und hierüber Ihre komplette Vereinsarbeit verwalten. Zudem ist es möglich, über das Tool mit Ihren Mitgliedern zu kommunizieren. Diese Lösung richtet sich an kleine und große Vereine – unabhängig von ihren Aktivitäten.

• Bewertung: 4,9 (Google)
• Preis: ab 7,50 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: ja

Ehemals als S-Verein bekannt, ist verein.cloud eine cloudbasierte Lösung und dementsprechend mit einem mobilen Endgerät von überall aus abrufbar. Mithilfe des Tools können Sie unter anderem Mitglieder, Beiträge und Abteilungen verwalten. Über die individuelle Verteilung von Rollen und Rechten können Sie festlegen, wer welche Aufgaben ausführen und wer welche Bereiche einsehen kann.

• Bewertung: 4,3 (trusted.de)
• Preis: ab 6,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage

Die Kosten für eine Buchhaltungssoftware für Vereine beginnen bei etwa 7 € pro Monat, wobei die Preise je nach Anbieter und Umfang variieren. Einige Lösungen bieten jährliche Abonnements ab 50 €, während umfangreichere Pakete bis zu 49 € monatlich kosten können. Viele Anbieter stellen Testversionen oder Demos zur Verfügung, sodass Sie die Software vor dem Kauf ausprobieren können.

Diese Preisspanne ermöglicht es Ihnen, eine Lösung zu finden, die sowohl Ihren Bedürfnissen als auch Ihrem Budget entspricht. Achten Sie darauf, die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten zu vergleichen, um die beste Software für Ihren Verein zu wählen.

Die Buchhaltung für Vereine ist besonders, weil sie spezifische Anforderungen und gesetzliche Vorgaben erfüllen muss, die über die allgemeine Buchhaltung hinausgehen. Als juristische Person sind Vereine zur Buchführung gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) verpflichtet, unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Zweck.

Ein zentrales Merkmal der Vereinsbuchhaltung ist die Unterscheidung in vier Bereiche:

• Ideeller Bereich
• Zweckbetrieb
• Vermögensverwaltung
• Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

Diese Struktur ermöglicht eine präzise Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben entsprechend ihrer Nutzung und steuerlichen Behandlung.

Vereine, die Umsätze von 600.000 € oder mehr pro Jahr oder Gewinne von mindestens 60.000 € erzielen, sind verpflichtet, eine Bilanz aufzustellen und doppelte Buchführung zu betreiben. Dies erfordert detaillierte Aufzeichnungen und eine umfassende Kontrolle über alle finanziellen Transaktionen. Vereine, die unter diesen Schwellenwerten liegen, können eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nutzen, was den administrativen Aufwand reduziert.

Die Nutzung einer spezialisierten Buchhaltungssoftware ist für Vereine unerlässlich, um diese Anforderungen effizient zu erfüllen. Solche Softwarelösungen bieten Funktionen zur Verwaltung der verschiedenen Bereiche, erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und unterstützen die Erstellung relevanter Berichte, um die finanzielle Transparenz und Integrität des Vereins sicherzustellen.