Buchhaltungssoftware für Vereine: So finden Sie das richtige Programm

Effiziente Buchführung ist nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Vereine unverzichtbar. Ob Mitgliedsbeiträge, Spenden oder Projektmittel – jede Einnahme und Ausgabe muss korrekt erfasst werden, um steuerliche Anforderungen zu erfüllen und Transparenz gegenüber Mitgliedern und Förder:innen zu gewährleisten.

Eine Buchhaltungssoftware speziell für Vereine erleichtert diese Aufgaben, automatisiert Abläufe und ermöglicht eine Online‑Buchhaltung für Vereine, die ortsunabhängig und rechtssicher funktioniert.

Dieser Artikel zeigt, welche Buchführung Vereine führen müssen, welche Funktionen moderne Vereinsbuchhaltungssoftware bietet und welche Programme sich besonders eignen.

Vereine sind verpflichtet, ihre Einnahmen und Ausgaben vollständig und nachvollziehbar zu dokumentieren. Für kleinere Organisationen genügt meist eine Einnahmen‑Überschuss‑Rechnung, während größere oder wirtschaftlich aktive Vereine eine doppelte Buchführung mit Bilanz nach den GoBD führen müssen.

Gemeinnützige Vereine müssen ihre Geschäftsvorfälle den vier steuerlichen Bereichen zuordnen: ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

Der seit 2025 empfohlene Kontenrahmen SKR 42 erleichtert diese Trennung. Seit 2026 entfällt zudem die Pflicht zur detaillierten Sphärenaufteilung, wenn die Einnahmen aus wirtschaftlichen Tätigkeiten unter 50.000 € liegen.

Eine spezialisierte Buchhaltungssoftware für Vereine reduziert den Verwaltungsaufwand, schafft Transparenz und sorgt für eine rechtssichere Finanzverwaltung. Digitale Systeme automatisieren Routinen, erfassen Einnahmen und Ausgaben präzise und erleichtern die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen oder Kassenprüfer:innen.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

• Zeitersparnis: Automatisierte Belegerfassung und Bankabgleich beschleunigen die Buchführung.

• Genauigkeit: Digitale Prozesse minimieren Fehler und sichern eine korrekte Zuordnung der Buchungen.

• Kostenkontrolle: Übersichten und Auswertungen zeigen jederzeit die finanzielle Lage des Vereins.

• Rechtskonformität: GoBD‑konforme Abläufe erfüllen gesetzliche Anforderungen und reduzieren Haftungsrisiken.

• Transparenz: Berichte und Analysen unterstützen Vorstand und Mitglieder bei finanziellen Entscheidungen.

Eine zeitgemäße Vereinsbuchhaltungssoftware muss drei Anforderungen erfüllen: rechtssichere Buchführung nach GoBD und E‑Rechnungspflicht, Funktionen speziell für Vereine (vier steuerliche Bereiche, SKR 42) und digitale Workflows für Banking, Belege und Zusammenarbeit.

• SKR 42‑Unterstützung: Der seit 2025 gültige Vereinskontenrahmen ermöglicht Buchungen nach ideellem Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb.

• Online-Banking‑Anbindung: Automatischer Abruf von Kontoauszügen, SEPA‑Lastschriften und Zahlungsabgleich direkt in der Software spart Zeit und reduziert Fehler.

• Einnahmen‑Überschuss‑Rechnung oder Bilanz: Je nach Größe des Vereins unterstützt die Software beide Gewinnermittlungsarten und erstellt Auswertungen nach Projekten oder Abteilungen.

• Kassenbuch‑Funktion: Revisionssichere Erfassung von Bareinnahmen und -ausgaben mit Export für Kassen‑ oder Betriebsprüfungen.

• Digitale Belegerfassung: Belege werden per Scan oder App erfasst, automatisch erkannt und den Buchungen zugeordnet.

• GoBD‑Konformität: Jede Änderung wird protokolliert, Buchungen sind unveränderbar, und eine Betriebsprüfungsdatei (IDEA/GDPdU) kann exportiert werden.

• E‑Rechnungen: Ab 2025 müssen Vereine elektronische Rechnungen empfangen, ab 2026 zunehmend auch erstellen. Die Software sollte XRechnung und ZUGFeRD unterstützen.

• Mitglieds‑ und Spendenverwaltung: Verwaltung von Beiträgen, Spenden und Sponsoring inklusive automatischer Zuwendungsbescheinigungen.

• Kostenstellen und Projekte: Einnahmen und Ausgaben lassen sich Abteilungen oder Veranstaltungen zuordnen – wichtig für Transparenz und Förderabrechnungen.

• DATEV‑ und ELSTER‑Schnittstelle: Direkter Datentransfer an Steuerberatung und Finanzamt für Umsatzsteuervoranmeldungen und Jahresabschlüsse.

• Mehrbenutzer‑ und Rechtesystem: Rollen für Vorstand, Kassenwart:in, Kassenprüfer:in und Steuerberater:in mit klaren Zugriffsrechten.

• Intuitive Oberfläche: Einrichtungsassistenten und Hilfen erleichtern die Nutzung auch ohne Buchhaltungskenntnisse.

• Sichere Cloud‑Archivierung: DSGVO‑konforme Speicherung, automatische Backups und revisionssichere Ablage aller Belege.

Eine gute Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Vereine verbindet rechtliche Sicherheit, digitale Effizienz und klare Verantwortlichkeiten. Damit schafft sie die Grundlage für eine transparente und zukunftsfähige Finanzverwaltung von Vereinen.

Das passende Buchhaltungsprogramm für Vereine hängt von Größe, Struktur und steuerlichen Anforderungen ab. Die folgenden Lösungen zählen 2026 zu den bekannten Tools für digitale Vereinsbuchhaltungssoftware.

• MTH Vereins‑Profi
• Unsere Vereinssoftware
• WISO MeinVerein
• ClubDesk
• Webling
• Lexware Office
• easyVerein
• sevdesk
• BuchhaltungsButler
• Fairgate
• verein.cloud

Entwickelt für kleine und große Vereine mit Bedarf an doppelter Buchführung. Bietet SKR 42, DATEV‑Export und eine klare Trennung von Einnahmen und Ausgaben nach steuerlichen Bereichen.

• Bewertung: 5,0 (OMR)
• Preis: ab 50 € / Buchungsjahr
• Testversion: ja
• Demo: ja

Richtet sich an kleine Vereine mit begrenztem Budget. Ermöglicht Einnahmen‑Überschuss‑Rechnung, E‑Rechnungen und einfache Verwaltung des ideellen Bereichs.

• Bewertung: 4,5 (OMR)
• Preis: ab 150 € / Jahr
• Testversion: n/a
• Demo: ja

Verbindet Mitgliederverwaltung und Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Vereine. Unterstützt SKR 42, Spendenbescheinigungen und mobile Online-Buchhaltung.

• Bewertung: 4,6 (OMR)
• Preis: ab 10,00 € / Monat
• Testversion: ja
• Demo: ja

Vereint Verwaltung, Kommunikation und Buchhaltung für Vereine in einer Plattform. Unterstützt Kassenbuch, Einnahmen‑Überschuss‑Rechnung und doppelte Buchführung.

• Bewertung: 4,6 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos, kostenpflichtig ab 10 € / Monat
• Testversion: ja
• Demo: n/a

Cloudbasierte Lösung für Verwaltung und Vereinsbuchhaltung. Erfasst Einnahmen und Ausgaben und bietet moderne Online-Buchhaltung mit Dashboard.

• Bewertung: 4,3 (Capterra)
• Preis: ab 14,90 € / Monat
• Testversion: ja
• Demo: ja

Eignet sich für die Online-Buchhaltung von Vereinen und kleinen Organisationen. Bietet GoBD‑konforme Buchführung, Einnahmen‑ und Ausgaben‑Erfassung sowie integriertes Online-Banking.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: ab 7,90 € / Monat
• Testversion: ja
• Demo: ja (für Steuerberater:innen)

Kombiniert Mitgliederverwaltung und Buchhaltung für Vereine in einer Cloud‑Lösung. Erfasst Einnahmen und Ausgaben, erstellt SEPA‑Lastschriften und bindet Online-Banking ein.

• Bewertung: 4,5 (OMR)
• Preis: ab 7,14 € / Monat
• Testversion: n/a
• Demo: ja

Bietet cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Vereine mit Belegerfassung per App und EÜR‑Funktionen. Eignet sich für einfache Buchführung ohne komplexe Sphärentrennung.

• Bewertung: 3,9 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos, kostenpflichtig ab 3,87 € / Monat
• Testversion: ja
• Demo: n/a

Die Software automatisiert Belege, Banktransaktionen und Kostenstellen und ist damit ideal für die Vereinsbuchhaltung im Alltag. Sie unterstützt den SKR 42 und eignet sich als Buchhaltungsprogramm für gemeinnützige Vereine mit Online-Banking-Anbindung.

• Bewertung: 3,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 17,48 € / Monat
• Testversion: ja
• Demo: ja

Modulare Online Buchhaltungssoftware für Vereine und Verbände. Enthält Buchhaltung, Rechnungsstellung und Kostenstellenverwaltung mit flexiblen Benutzerrechten.

• Bewertung: n/a
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: n/a
• Demo: n/a

Offizielle Buchhaltungssoftware der Sparkassen für Vereine (früher: S-Verein.) Kombiniert Mitgliederverwaltung, Online-Banking und sichere Vereinsbuchführung.

• Bewertung: n/a
• Preis: ab 6,90 € / Monat
• Testversion: ja
• Demo: n/a

Die Kosten für eine Vereinsbuchhaltungssoftware hängen von Funktionsumfang und Vereinsgröße ab.

Einstiegslösungen wie easyVerein, WISO MeinVerein oder sevdesk beginnen ab etwa 7 bis 10 € pro Monat.

Professionelle Systeme wie BuchhaltungsButler oder Lexware Office liegen zwischen 17 und 45 € monatlich, während der MTH Vereins‑Profi als Jahreslizenz rund 50 € kostet.

Im Vergleich zu einer externen Steuerberatung, die je nach Aufwand 50 bis 300 € monatlich kosten kann, sind digitale Lösungen deutlich günstiger.

Wer nach einer kostenlosen Lösung sucht, findet vor allem Programme mit einfacher Finanzverwaltung, jedoch keine mit vollständiger Vereinsbuchhaltung nach SKR 42. Für kleine Vereine, die nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung führen, können diese Tools jedoch ausreichen.

Beliebt sind etwa ClubDesk Free, Vereinsplaner Free oder SportMember Basic. WISO MeinVerein Web bietet eine kostenlose Vereinsregister‑Listung.

Sobald Sie Buchungen nach steuerlichen Bereichen, E‑Rechnungen oder GoBD‑konforme Abläufe benötigen, führt kein Weg an einer kostenpflichtigen Buchhaltungssoftware für Vereine vorbei.

Eine Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Vereine ist heute nahezu unverzichtbar, weil sie rechtliche Vorgaben automatisiert erfüllt und die Finanzverwaltung deutlich vereinfacht.

Sie unterstützt bei der Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben zu den vier steuerlichen Bereichen, erstellt Spenden‑ und Zuwendungsbescheinigungen und dokumentiert die Mittelverwendung GoBD‑konform.

Qonto bietet Ihnen ein modernes Online-Geschäftskonto, das sich ideal für Vereine eignet und schnell eröffnet werden kann. Dank Buchhaltungsfunktionen, Spesenmanagement, Rechnungstools und Zahlungskarten für Ihre Vereinsmitglieder steuern Sie sämtliche Vereinsfinanzen an einem zentralen Ort – für maximale Transparenz.

Profitieren Sie vom unkomplizierten Bankwechsel und probieren Sie Qonto 30 Tage gratis ohne Verpflichtung aus.