E-Rechnungspflicht: Welche Regeln gelten ab wann?

Ein häufiger Irrtum im Zusammenhang mit E-Rechnungen: Ab 2025 ist es für absolut alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend, eine E-Rechnung versenden zu können. 

Tatsächlich sieht der Gesetzgeber jedoch Übergangsfristen vor. Erst ab 2028 sind wirklich alle Unternehmen von der E-Rechnungspflicht betroffen – ab 1. Januar 2025 müssen die meisten nur in der Lage sein können, eine E-Rechnung zu empfangen. 

Also: Wann müssen Unternehmen nun tatsächlich umstellen? Und welche technischen Voraussetzungen müssen dafür überhaupt erfüllt werden. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf alle relevanten Termine und klären: Was gilt wann für wen? 

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Die Pflicht zur E-Rechnung ist im Rahmen verschiedener Maßnahmen von EU und Bund für mehr Digitalisierung, Effizienz und Transparenz bei der Umsatzsteuer entstanden. Zwei dieser Maßnahmen sind hierbei besonders entscheidend: Das Wachstumschancengesetz und die ViDA-Initiative.

• Das Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 (BGBl 2024 I Nr. 108) führt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung ein, um die Digitalisierung und Effizienz im Rechnungswesen zu fördern. Diese Maßnahme ist Teil eines größeren Plans, um die Verwaltung und Bearbeitung von Rechnungen zu modernisieren und Unternehmen zu unterstützen.

• Die ViDA-Initiative (ViDA steht für VAT in the Digital Age) der EU verfolgt ähnliche Ziele auf europäischer Ebene. Konkret zielt sie darauf ab, ein neues elektronisches Umsatzsteuer-Meldesystem einzurichten. Dieses neue System soll auf den Daten der E-Rechnung basieren. 

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen, die im B2B-Bereich arbeiten (also Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmen pflegen), und/oder öffentlichen Auftraggebern, ab dem 1. Januar 2025. 

Die gute Nachricht: Ab 2025 sind Sie zunächst nur dazu verpflichtet, eine E-Rechnung empfangen zu können. Um Unternehmen genug Zeit zu gewähren, sich auf die elektronische Verarbeitung von Rechnungen vorzubereiten, gibt es Übergangsregeln (§ 27 Abs. 38 UStG n. F. gem. Vermittlungsergebnis v. 21.2.2024, zuvor Abs. 39). Konkret bedeutet das: Papier-Rechnungen oder Rechnungen per PDF sind unter bestimmten Voraussetzungen auch nach dem 1. Januar 2025 noch erlaubt.

Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen elektronische Rechnungen empfangen können. Zur Erstellung von Rechnungen ist es weiterhin erlaubt, die Papierform oder andere elektronische Formate zu nutzen, sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt.

• Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt.

• Bis Ende 2027 dürfen nur Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden.

• Unternehmen mit Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro müssen die Zustimmung des Empfängers einholen, wenn sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen nutzen wollen. Wenn beide Parteien ein EDI System nutzen, das mit EU-Norm kompatibel ist, dürfen Sie es auch weiterhin verwenden.

• Ab 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen.

Werfen wir nun einen genaueren Blick auf die einzelnen Übergangsfristen und alle Details. 

• Bis zum 31. Dezember 2026

Bis Ende 2026 können für B2B-Umsätze, die in 2025 und 2026 ausgeführt werden, weiterhin Papierrechnungen verwendet werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Standard der E-Rechnung entsprechen, sind noch erlaubt, solange der Empfänger damit einverstanden ist (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG n. F.).

• Bis zum 31. Dezember 2027

Bis Ende 2027 können für alle Geschäfte des Jahres 2027 noch Papierrechnungen verwendet werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind erlaubt, solange der Empfänger zustimmt. Der Rechnungssteller darf aber nicht mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr gehabt haben.

Unternehmer:innen, deren Umsatz im Vorjahr (also 2026) diese Grenze überschreitet, können Rechnungen auch per elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermitteln. Dies gilt für Geschäfte aus den Jahren 2026 und 2027, selbst wenn die Rechnungen nicht im europäischen Standardformat vorliegen.

• Ab 1. Januar 2028

Ab 2028 gilt die E-Rechnungspflicht, also alle neuen Anforderungen an das Format und die Übermittlung, dann wirklich für alle Unternehmen. Das bedeutet, dass alle Voraussetzungen für das neue Meldesystem für die Umsatzsteuer spätestens ab 2028 gegeben sind.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich steuerbare Leistungen im B2B-Bereich und auch im B2G-Bereich, unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen für B2B-Geschäfte ausstellen. Beide Parteien, also sowohl der Leistende als auch Empfänger, müssen im Inland ansässig sein.

Zur Inlandansässigkeit zählt, dass das Unternehmen seinen Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland hat. Wenn kein Sitz vorhanden ist, genügt auch ein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt in Deutschland. Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland allein, ohne tatsächliche Ansässigkeit, verpflichtet nicht zur elektronischen Rechnungsstellung.

1. Elektronisches Postfach einrichten: Unternehmen und Selbstständige benötigen ein System, das elektronische Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format nicht nur empfangen und verarbeiten, sondern auch gesetzeskonform archivieren kann. Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt dafür längst nicht, denn die E-Mail selbst dient dabei – sofern keine weiteren Informationen enthalten sind – lediglich als Umschlag. Ab 2025 sind Selbstständige verpflichtet, elektronische Rechnungen unveränderbar, vollständig und GoBD-konform für mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Dies gilt sowohl für Eingangs- als auch für Ausgangsrechnungen und erfordert eine zuverlässige Lösung, die den rechtlichen Anforderungen gerecht wird.

2. Zentrale Rechnungsverwaltung: Nutzen Sie eine Rechnungsverwaltungssoftware, die alle eingehenden E-Rechnungen revisionssicher und DSGVO-konform speichert.

3. Technische Standards beachten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software die Formate XRechnung und ZUGFeRD unterstützt, da diese ab 2025 verpflichtend sind. Nicht jedes System kann elektronische Rechnungen korrekt auslesen und verarbeiten. Daher ist es wichtig, die Leistungsfähigkeit Ihrer Software zu prüfen und die Anforderungen mit Ihren Partnern wie Lieferanten, Banken oder Steuerberatern abzustimmen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

4. Integration mit dem Geschäftskonto: Verwenden Sie Softwarelösungen, die E-Rechnungen direkt mit dem Geschäftskonto verknüpfen, um Zahlungen zu automatisieren.

5. Testphase vorab durchführen: Führen Sie vor 2025 Tests durch, um sicherzustellen, dass das System zum Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen funktioniert.

Nein, es ist unwahrscheinlich, dass alle Ihre Lieferanten dasselbe E-Rechnungsformat nutzen werden, da verschiedene Unternehmen unterschiedliche Systeme und Softwarelösungen einsetzen. Während einige Lieferanten möglicherweise bereits auf die vorgeschriebenen Formate XRechnung oder ZUGFeRD umgestiegen sind, könnten andere noch Übergangsregelungen verwenden und vorübergehend in älteren Formaten oder PDF-Rechnungen arbeiten. Eine frühzeitige Kommunikation mit den Lieferanten ist wichtig, um zu klären, welche Formate unterstützt werden.

Es empfiehlt sich, mit den Lieferanten über die Implementierung eines einheitlichen Formats zu sprechen, um den Rechnungsprozess zu vereinfachen. Eine gemeinsame Nutzung von XRechnung oder ZUGFeRD kann die Effizienz steigern und den manuellen Aufwand sowie die Fehleranfälligkeit bei der Rechnungsverarbeitung reduzieren. Klare Erwartungen und Standards helfen, den Rechnungsstellungsprozess für beide Seiten reibungsloser zu gestalten.

Ab dem 1. Januar 2025 sind in Deutschland ausschließlich strukturierte E-Rechnungsformate zulässig, die eine maschinelle Verarbeitung ermöglichen. Die verpflichtenden Formate umfassen insbesondere das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und das XRechnung-Format. Beide Formate gewährleisten, dass Rechnungen standardisiert und automatisiert verarbeitet werden können.

Das PDF-Format ist nicht mehr zulässig, da es nicht die erforderliche Struktur für die automatisierte Datenverarbeitung bietet. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen entweder im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellt werden, um den gesetzlichen Anforderungen ab dem 1. Januar 2025 gerecht zu werden.

Ab 1. Januar 2025 sind in Deutschland für E-Rechnungen folgende Formate zulässig:

• XRechnung: Ein standardisiertes Format für die elektronische Rechnungsstellung, das für den öffentlichen Sektor verpflichtend ist.

• ZUGFeRD: Ein Format, das XML-Daten in einer PDF-Datei integriert und für den Austausch von Rechnungen im B2B-Bereich verwendet wird.

Ganz klar: Sie können die Umwandlung einer Papier- oder PDF-Rechnung nicht manuell übernehmen. Um elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen, ist eine spezielle Software notwendig, die den gesamten Prozess der Erstellung, Strukturierung und Übermittlung übernimmt. Diese Programme nehmen Ihnen die komplexe XML-Formatierung und das Daten-Mapping ab, sodass die elektronische Rechnung schnell und korrekt erstellt werden kann.

Viele dieser Programme bieten auch die Möglichkeit, eine bereits vorhandene PDF-Rechnung in eine elektronische Rechnung umzuwandeln. Dies kann entweder durch das Hochladen der PDF erfolgen, wobei die Software die relevanten Daten automatisch extrahiert und in das richtige Format überträgt, oder indem man die Daten manuell in das Programm eingibt und dann die XRechnung erstellt. So können Unternehmen ihre bestehenden PDF-Rechnungen problemlos in eine gesetzeskonforme E-Rechnung konvertieren und die Pflicht zur E-Rechnungspflicht erfüllen.

Wenn wir uns als Unternehmer frühzeitig mit den Phasen der Umstellung beschäftigen und uns mit möglichen Softwarelösungen sowie den steuerlichen Beratern abstimmen, lässt sich die Umstellung im vorgesehenen Zeitraum gut bewältigen. Entscheidend ist, die eigenen IST-Prozesse zu dokumentieren und die spezifischen Unternehmensanforderungen ergänzend zu den rechtlichen Vorgaben aufzunehmen.

Auf diese Weise entsteht ein klares Bild des Anforderungsmanagements, das gleichzeitig Potenziale zur Optimierung der eigenen Abläufe aufzeigt. Mit einer sorgfältigen Auswahl passender Softwarelösungen wird die Umstellung nicht nur machbar, sondern auch eine wertvolle Gelegenheit, Prozesse effizienter zu gestalten. Die Investition in eine solche Lösung ist somit nicht allein aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung positiv zu bewerten, sondern auch als strategischer Vorteil für das Unternehmen.