OCR: Die Technologie der Texterkennung

Wie oft haben Sie sich im Geschäftsalltag schon gewünscht, dass Sie handgeschriebene Notizen oder Printdokumente nun gern 1:1 als digitales Textdokument auf dem Desktop hätten?

Stellen Sie sich vor, Sie könnten genau diesen mühsamen Prozess des manuellen Abtippens von physischen Dokumenten umgehen und stattdessen eine effiziente, automatisierte Lösung nutzen. Genau das ermöglicht die sogenannte OCR-Technologie – ein leistungsstarkes Tool, das Bildinhalte in Text umwandelt, den Sie anschließend bearbeiten können.

Für Unternehmer:innen, Selbstständige und Freiberufler:innen kann OCR damit eine signifikante Effizienzsteigerung bedeuten – vor allem, wenn Sie in Ihrem Geschäftsalltag oft mit analogen Informationsquellen arbeiten, die Sie anschließend digitalisieren möchten. Sie sparen Zeit bei der Dateneingabe, verbessern die Zugänglichkeit von Informationen und automatisieren viele alltägliche Aufgaben. Sei es das Durchsuchen eines gedruckten Artikels nach spezifischen Informationen, das schnelle Erfassen von eingescannten Rechnungen oder das mühelose Extrahieren von Text aus Verträgen – OCR macht es möglich.

Aber was ist OCR genau? OCR ist die Abkürzung für "Optical Character Recognition" oder auf Deutsch "optische Zeichenerkennung". OCR ermöglicht es, Texte aus Bilddateien – wie z. B. Scans, Fotos oder PDF-Dokumenten – zu extrahieren und in editierbare Formate umzuwandeln.

Dieser Vorgang ist nützlich und erforderlich, da Bilddateien in der Regel nur die grafische Darstellung von Text in Pixeln beinhalten und somit keine direkte Textbearbeitung oder -suche zulassen. Die Anwendungsbereiche von OCR sind daher vielfältig. 

• Zeitersparnis und Effizienz: OCR ermöglicht es Ihnen, eingescannte Dokumente schnell in editierbare Dateien umzuwandeln. Statt mühsam Seite für Seite zu durchsuchen, können Sie den Text einfach nach bestimmten Begriffen durchsuchen und so schnell die benötigten Informationen finden.
• Erhöhte Produktivität: Durch die Integration von OCR in ein Dokumentenmanagementsystem können Dokumente effizienter erfasst und vor allem katalogisiert werden. Dies erleichtert die Zuweisung von Dokumenten an die zuständigen Mitarbeitenden und die richtige Ablage in Ordnern.
• Datenextraktion: OCR erleichtert die Extraktion spezifischer Daten, wie z. B. Rechnungsbeträge, IBAN oder Kundennummern, was insbesondere in der Buchhaltung eine große Hilfe ist.
• Editierbarkeit: Eingescannte Dokumente, Fotos oder Bilder können dank OCR einfach bearbeitet werden. Fehlerkorrekturen oder Anpassungen im Text sind somit ohne erneutes Abtippen möglich. 

Nachdem Sie nun die Vorteile der OCR-Technologie kennen, fragen Sie sich sicher, welche die beste OCR-Software ist. Dabei hängt die Wahl der OCR-Software stark von Ihren individuellen Bedürfnissen und Anforderungen ab. Hier sind einige der besten OCR-Softwares im Überblick:

• Adobe Scan: Diese App ist ideal für Nutzer:innen, die eine schnelle und einfache Möglichkeit suchen, Dokumente zu scannen und Text zu extrahieren. Adobe Scan bietet Funktionen wie automatische Dokumentenerkennung, optimiertes Scannen und Texterkennung mit OCR. Sie unterstützt auch die Textsuche und ermöglicht das Bearbeiten sowie Hinzufügen von Anmerkungen.
• Abbyy FineReader: Dieses Tool eignet sich hervorragend für Benutzer:innen, die umfangreiche Bearbeitungsfunktionen benötigen. Abbyy FineReader bietet Texterkennung, mehrsprachige Unterstützung, Cloud-Integration und Tools für Anmerkungen.
• SwiftScan: Wenn Sie eine umfassende Lösung für die Dokumentenverwaltung suchen, ist SwiftScan eine gute Wahl. Die App bietet automatische Kantenerkennung, Bildoptimierung und die Möglichkeit, gescannte Dokumente in durchsuchbare Textdateien umzuwandeln.

Jedes dieser Programme hat ihre eigenen Stärken und Spezialfunktionen. Es lohnt sich, die Funktionen, Benutzerbewertungen und Preise zu vergleichen, um die Lösung zu finden, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.

Nachdem Sie sich für eine OCR-Software oder App entschieden haben, können Sie ganz leicht eine OCR-Datei erstellen. Dabei gehen Sie wie folgt vor:

1. Vorbereiten des Dokuments: Stellen Sie sicher, dass das zu scannende Dokument klar und lesbar ist. Entfernen Sie alle unnötigen Markierungen oder Flecken, um die Genauigkeit der Texterkennung zu maximieren.

2. Scannen des Dokuments: Verwenden Sie Ihren Scanner oder die Kamera Ihres Smartphones, um ein digitales Bild des Dokuments zu erstellen. Achten Sie darauf, dass das Bild scharf und gut beleuchtet ist.

3. Import in die OCR-Software: Öffnen Sie die OCR-Software und importieren Sie das gescannte Bild. Bei den meisten Programmen können Sie das Bild auch direkt im Tool scannen oder ein vorhandenes Bild hochladen.

4. Starten des OCR-Prozesses: Nach dem Import des Bildes starten Sie den OCR-Prozess in der Software. Die Software analysiert anschließend das Bild und extrahiert den Text.

5. Überprüfen und Bearbeiten: Nach Abschluss des OCR-Vorgangs wird der Text normalerweise in einem editierbaren Format angezeigt. Überprüfen Sie den Text auf Fehler und bearbeiten Sie ihn bei Bedarf.

6. Speichern oder Exportieren: Speichern Sie den bearbeiteten Text in dem von Ihnen gewünschten Format, beispielsweise als Word-Dokument, PDF oder in einer Cloud. Voilà, Sie haben erfolgreich eine OCR-Datei erstellt. 

Die OCR-Technologie funktioniert, indem sie die einzelnen Pixel eines Bildes analysiert, Buchstaben identifiziert und diese zu Wörtern und Sätzen zusammensetzt. Dabei gliedert sich die Texterkennung durch OCR in verschiedene Phasen:

• Vorbereitung und Analyse des Layouts: Zunächst wird das Bildmaterial (z. B. ein Scan oder Foto) für die Verarbeitung vorbereitet. Hierzu gehört die Umwandlung in ein Schwarz-Weiß-Format, um den Text deutlich vom Hintergrund abzugrenzen. Die Software identifiziert dabei verschiedene Layoutelemente wie Absätze, Überschriften oder Tabellen.
• Segmentierung: In dieser Phase unterscheidet das OCR-Programm zwischen Textblöcken und grafischen Elementen. Es erkennt und isoliert einzelne Textzeilen, Buchstaben, Zahlen und Wörter.
• Zeichenerkennung: Hier kommt die Mustererkennung ins Spiel. Jedes identifizierte Zeichen wird mit einer Datenbank verglichen, um seine Eigenschaften – wie Höhe, Breite und Struktur – zu analysieren. Basierend auf dieser Analyse entscheidet das Programm, um welches Zeichen es sich handelt.
• Nachbearbeitung und Genauigkeitssteigerung: Nach der ersten Texterkennung wird häufig eine Art Autokorrektur durchgeführt. Mittels "Intelligent Character Recognition" (ICR) verbessert das Programm dann die Genauigkeit des Übersetzungsergebnisses.
• Codierung und Formatumwandlung: Schließlich wird das Ergebnis in ein neues Dateiformat überführt. Aus dem ursprünglichen Pixelformat entsteht ein editierbares Dokument in einem Format wie Word, Excel oder PDF. Dieses Textdokument können Sie dann einfach bearbeiten und durchsuchen.
  

Noch ein kleiner Tipp: Die Effizienz der OCR-Technologie hängt stark von der Qualität des Ausgangsmaterials ab – je klarer und deutlicher das Bild, desto höher die Genauigkeit.

Die Kosten für die OCR-Software variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang der Software. Hier ein Überblick:

• Kostenlose Optionen: Es gibt viele kostenlose OCR-Tools, die grundlegende Funktionen für die Texterkennung bieten. Diese sind ideal für Einsteiger:innen oder wenn Sie OCR nur gelegentlich nutzen.
• Abo-basierte Modelle: Viele OCR-Lösungen bieten Abonnements an. Die Kosten hängen von den enthaltenen Funktionen und der Anzahl der Nutzer:innen ab. Diese können von einigen Euro pro Monat bis zu höheren Beträgen für umfangreichere Unternehmenslösungen reichen.
• Einmalige Kaufpreise: Einige Softwarelösungen bieten die Möglichkeit, eine Lizenz für eine einmalige Zahlung zu erwerben. Dies kann kosteneffizient sein, wenn Sie planen, die Software in Ihrem Betrieb regelmäßig und langfristig zu nutzen.
• Individuelle Unternehmenslösungen: Für größere Unternehmen oder spezifische Anforderungen bieten manche Anbieter maßgeschneiderte Lösungen an. Die Kosten variieren hier stark und hängen von den speziellen Bedürfnissen und dem Umfang des Projekts ab.

Generell sollten Sie beim Vergleich der Kosten auch den Funktionsumfang und die Unterstützung berücksichtigen, die Sie für Ihre spezifischen Anforderungen benötigen. Eine Investition in OCR kann sich durch die Zeit- und Effizienzsteigerung schnell amortisieren.

Moderne OCR-Systeme sind mittlerweile so fortschrittlich, dass sie nicht nur gedruckten Text, sondern auch Handschriften erkennen können. Diese Funktion ist besonders nützlich, um handschriftliche Notizen aus Meetings in editierbare Formate umzuwandeln.

Die Herausforderung bei der Handschrifterkennung liegt jedoch in der Variabilität der Handschrift. Jeder Mensch schreibt anders, was bedeutet, dass die Software eine viel größere Bandbreite an Schriftstilen und -variationen verarbeiten muss. Daher ist die Erkennungsrate bei Handschriften tendenziell niedriger als bei gedrucktem Text und es kann damit häufiger zu Fehlern kommen.

Für die bestmöglichen Ergebnisse ist es wichtig, dass die Handschrift gut leserlich und möglichst klar ist. Einige OCR-Programme bieten verbesserte Algorithmen für die Handschrifterkennung und lernen durch künstliche Intelligenz stetig dazu, was die Genauigkeit erhöht.

Insgesamt bietet die Handschrifterkennung durch OCR eine wertvolle Ergänzung, besonders in Bereichen, in denen noch viel handschriftlich geschrieben wird. Es ist allerdings wichtig, realistische Erwartungen an die Genauigkeit zu haben und gegebenenfalls eine manuelle Nachbearbeitung einzuplanen.

Das Thema Sicherheit spielt bei der Verwendung von OCR-Technologie eine entscheidende Rolle, insbesondere wenn vertrauliche Dokumente und Daten im Spiel sind. Hier sind wichtige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten:

• Verständnis des Datenverarbeitungsprozesses: Beim Einsatz von OCR-Apps werden Ihre Dokumente häufig auf die Server des jeweiligen Anbieters hochgeladen, um dort in Text umgewandelt zu werden. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass der Anbieter Zugriff auf Ihre Daten haben könnte. Prüfen Sie, ob die App eine lokale Speicherung auf Ihrem Gerät ermöglicht, was die Sicherheit erhöht.
• Wahl eines vertrauenswürdigen Anbieters: Es ist essenziell, eine OCR-App von einem Anbieter zu wählen, der für seinen verantwortungsvollen Umgang mit Nutzerdaten bekannt ist. Vertrauenswürdige Anbieter sorgen für eine sichere Behandlung und den Schutz Ihrer Daten.
• Überprüfung der Datenschutzrichtlinien: Informieren Sie sich über die Datenschutzpraktiken des App-Anbieters. Es ist wichtig, dass die App Ihre Daten nicht ohne Ihre Zustimmung für andere Zwecke verwendet.

Durch die Berücksichtigung dieser Sicherheitsaspekte können Sie die Risiken minimieren und die Vorteile der OCR-Technologie sicher nutzen.  

Bei der Nutzung von OCR-Technologie können einige Tipps und Tricks helfen, optimale Ergebnisse zu erzielen. Wir haben einige hilfreiche Tipps zusammengestellt, die Ihnen die Arbeit mit OCR erleichtern:

• Sorgfältige Vorbereitung des Dokuments: Achten Sie darauf, dass das Dokument sauber und frei von Staub, Schmutz oder Fingerabdrücken ist. Ein guter Kontrast zwischen Text und Hintergrund erleichtert die Texterkennung. Stellen Sie zudem sicher, dass das Dokument richtig ausgerichtet und nicht verzerrt ist, wenn Sie es scannen oder fotografieren.
• Wählen Sie das passende Dateiformat: Verschiedene Formate können unterschiedlich gut funktionieren. PDF-Dateien oder Bilder im PNG-Format sind oft gute Optionen. Probieren Sie aus, welches Format in Ihrem Fall die besten Ergebnisse liefert.
• Optimieren Sie die Einstellungen und OCR-Optionen: Wählen Sie die Sprache des Dokuments in der OCR-Software richtig aus, um die Genauigkeit zu verbessern. Nutzen Sie zudem die höchstmögliche Qualitätseinstellung für das Scannen. Überprüfen Sie, welche spezifischen OCR-Optionen für Ihr Dokument sinnvoll sind, wie beispielsweise die Erkennung von Tabellen oder handschriftlichem Text.
• Gründliches Korrekturlesen nach der Texterkennung: Auch wenn OCR-Technologien fortschrittlich sind, können Fehler auftreten. Nehmen Sie sich daher Zeit, den erkannten Text gründlich zu überprüfen und bei Bedarf zu korrigieren.
• Anpassen der Formatierung: Je nach Software können Sie die Formatierung des erkannten Textes anpassen, um ihn lesbarer und besser strukturiert zu gestalten. Nutzen Sie vorhandene Tools, um beispielsweise Text in Tabellen umzuwandeln oder die Schriftgröße anzupassen.

Mit diesen Tipps können Sie die Chancen auf eine erfolgreiche und genaue Texterkennung erhöhen und die OCR Vorteile optimal nutzen.