17 Tipps, um als Gründer:innen die Produktivität zu steigern

Gründer:innen ringen oft darum, mehr Zeit zu haben und effizienter zu werden. Sie verwalten in den ersten Jahren häufig eine Unmenge an Aufgabenbereichen – angefangen bei der Entwicklung innovativer Produkte, der Führung von Mitarbeitenden, über das Marketing, bis hin zur Finanzverwaltung.

Jeder dieser Bereiche erfordert ein hohes Maß an Aufmerksamkeit und Fokus, was erklärt, warum Gründer:innen unablässig danach streben, ihre Produktivität zu steigern. Womöglich erkennen Sie sich in dieser Situation selbst wieder und haben beschlossen, effektiver und ohne Prokrastination arbeiten zu wollen.

Doch wissen Sie, wie Sie wirklich produktiver werden können? Die Antwort liegt nicht darin, einfach mehr Stunden zu arbeiten, sondern kluge Strategien zur Arbeitsverteilung und zum Zeitmanagement einzusetzen.

Daher haben wir für Sie einige Vorschläge zusammengestellt, um Ihre Arbeitsproduktivität und die Ihres Teams zu maximieren. Dadurch können Sie nicht nur bessere Arbeitsabläufe etablieren und das Wohlbefinden steigern, sondern letztendlich auch die Wirtschaftlichkeit in Ihrem Betrieb erhöhen.

Unter Produktivität versteht man die Kunst, Ressourcen wie Zeit, Geld und Material effektiv zu nutzen, um maximale Ergebnisse zu erzielen. Dieser Begriff misst den Ertrag im Verhältnis zum Aufwand und ist stets eng verbunden mit der Wirtschaftlichkeit.

In anderen Worten: Die Produktivität gibt an, wie sich die erbrachte Leistung zur eingesetzten Arbeitszeit verhält. Die Herausforderung besteht in diesem Zusammenhang darin, möglichst wenig Zeit für Aufgaben zu verschwenden, die keinen direkten wirtschaftlichen Ertrag liefern.

Produktivität, wie sie gemessen wird und wie sie sich in der Realität darstellt, kann erstaunlich variieren: Eine Studie von Vouchercloud aus dem Jahr 2017 ergab, dass britische Büroangestellte angaben, nur knapp drei Stunden ihres Arbeitstages tatsächlich produktiv zu sein. Dies weist auf eine enorme Diskrepanz zwischen Arbeitszeit und produktiver Zeit hin.

Darüber hinaus untermauern wissenschaftliche Untersuchungen den Gedanken, dass längere Arbeitszeiten nicht gleichbedeutend mit erhöhter Produktivität sind. Sowohl Studien der OECD als auch der Stanford University legen nahe, dass die Produktivitätsgrenze bei etwa 50 Wochenstunden liegt.

Darüber hinaus weisen Erkenntnisse der Weltgesundheitsorganisation (WHO) und der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) auf gesundheitliche Risiken hin, die mit übermäßiger Arbeitsbelastung verbunden sind. Laut diesen Organisationen erhöhen Arbeitszeiten von 55 oder mehr Stunden pro Woche das Risiko von Herzkrankheiten und Schlaganfällen.

In einer Studie von Microsoft Japan aus dem Jahr 2019 wurde eine vier Tage Arbeitswoche getestet. Das Unternehmen stellte eine Produktivitätssteigerung um beeindruckende 40% fest (Quelle: BBC, 2019). Diese Statistiken zeigen, dass weniger oft mehr sein kann und eine sorgfältige Planung und Ausführung von Arbeit nicht nur die Produktivität erhöht, sondern auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen verbessern kann.

Während es also verlockend sein kann, den Workload einfach mit mehr Arbeitsstunden einzudämmen, weisen diese Daten darauf hin, dass es effektiver für Sie sein kann, kluge Strategien zur Arbeitsverteilung und zum Zeitmanagement zu implementieren.

Im Folgenden haben wir für Sie einige Anregungen aufgelistet, mit denen Sie Ihre persönliche Produktivität verbessern können:

E-Mails, soziale Medien und ungeplante Gespräche können erhebliche Zeitfresser sein. Erstellen Sie eine "ablenkungsfreie" Zone, indem Sie Benachrichtigungen ausschalten, das Mobiltelefon weglegen und bestimmte Zeiten für diese Aktivitäten festlegen.

Es gibt viele bewährte Zeitmanagementmethoden wie z.B. die Pomodoro-Technik (Technik mit 25-minütigen Intervallen) oder das Eisenhower-Prinzip (Priorisierung von Aufgaben nach bestimmten Kategorien), die Ihnen helfen können, Ihre Zeit effektiver zu nutzen und den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten.

Jeder Mensch hat bestimmte Zeiten, in denen er besonders produktiv ist. Finden Sie heraus, wann diese Zeiten für Sie sind und planen Sie Ihre wichtigsten Aufgaben entsprechend ein. Während manche Menschen direkt in der Früh arbeiten können, sind andere erst später aktiv und dementsprechend produktiv.

Es mag verlockend sein, mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen zu wollen, allerdings zeigen Studien, dass dies die Qualität und Effizienz der Arbeit verringert. Konzentrieren Sie sich lieber auf eine Aufgabe zur Zeit.

Regelmäßige Pausen fördern die Konzentration und Kreativität. Nutzen Sie diese Zeit, um aufzustehen, sich zu bewegen und sich geistig zu erholen.

Sie können Methoden, wie z.B. die ABC-Analyse oder das bereits genannte Eisenhower-Prinzip, anwenden, um Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen. Konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich zählt. Hilfreich können hier auch To-Do-Listen und Online-Tools sein.

Delegieren Sie Aufgaben, die jemand anders genauso gut oder besser erledigen kann. Dies gibt Ihnen mehr Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Wenn Sie in einem kleineren Betrieb arbeiten oder nicht das Budget für ein größeres Mitarbeiterteam haben, könnte auch ein:e virtuelle:r Assistent:in als externe Dienstleister:in hilfreich sein.

Nutzen Sie Projektmanagement- und Business-Tools, um Aufgaben effizient zu verwalten und zu steuern. Diese Tools können nicht nur die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team erleichtern, sondern digitalisieren viele Prozesse.

Mit einem Geschäftskonto bei Qonto haben Sie die Möglichkeit, eine Vielzahl genau solcher Tools mit Ihrem Finanzmanagement zu verknüpfen und somit kostbare Zeit im Geschäftsalltag zu sparen (u.a. mit DATEV, sevDesk, Stripe oder lexoffice).

Viele alltägliche Aufgaben können automatisiert werden, um Zeit zu sparen. Verwenden Sie beispielsweise E-Mail-Automatisierungen oder digitale Assistenten, um sich wiederholende Aufgaben zu erleichtern. Ein gutes Beispiel für solch wiederkehrende Aufgaben besteht in der Buchhaltung eines jeden Unternehmens.

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Um die Produktivität nachhaltig und ganzheitlich in Ihrem Unternehmen zu steigern, reicht es nicht nur, auf Ihre eigenen Arbeitsabläufe als Gründer:in zu schauen. Mit den folgenden Tipps können Sie diese auch in Ihrem gesamten Team optimieren:

Klare und transparente Kommunikation ist der Schlüssel zur Steigerung der Produktivität. Stellen Sie sicher, dass jeder im Team die gemeinsamen Ziele und Erwartungen versteht. Verwenden Sie dazu regelmäßige Meetings, Projektmanagement-Tools oder Kollaborationsplattformen.

Überlastete Mitarbeiter:innen sind weniger produktiv und neigen zu Burnout. Setzen Sie realistische Arbeitsbelastungen an, die auf den Fähigkeiten und der Kapazität jedes Mitarbeitenden basieren. Denken Sie daran, dass Qualität in den meisten Fällen wichtiger ist als Quantität.

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, ihre Arbeit effektiver zu organisieren, indem Sie klar kommunizieren, welche Aufgaben, Projekte oder Kund:innen Priorität haben und welche Deadlines damit verbunden sind.

Die Arbeitsumgebung spielt eine wichtige Rolle für die Produktivität. Wenn Sie beispielsweise für eine positive Atmosphäre, einen ergonomischen Arbeitsplatz und ausreichend Pausen sorgen, kann sich dies unmittelbar auf die Motivation und die Produktivität des Teams auswirken.

Durch die Corona-Pandemie ist das Homeoffice zu einem festen Bestandteil der Arbeitskultur geworden. Natürlich gibt es auch für dieses Arbeitsmodell Tipps, um trotz der fehlenden Büroumgebung produktiv zu arbeiten:

Ein ruhiger Arbeitsplatz, frei von Ablenkungen, kann Ihre Produktivität erheblich steigern. Es kann hilfreich sein, ein spezielles Zimmer oder eine Ecke Ihrer Wohnung als Arbeitsbereich zu definieren, um berufliche und private Bereiche klar zu trennen.

Eine aufgeräumte Arbeitsumgebung fördert den klaren Geist. Versuchen Sie, Ihren Arbeitsbereich sauber und gut organisiert zu halten, indem Sie nur die für Ihre Arbeit notwendigen Gegenstände in Reichweite haben.

Gutes Licht, idealerweise Tageslicht, kann Ihre Stimmung und Produktivität verbessern. Versuchen Sie, Ihren Arbeitsplatz so nah wie möglich an einem Fenster zu platzieren. Wenn dies nicht möglich ist, investieren Sie in eine gute künstliche Beleuchtung.

Eine gesunde Körperhaltung ist entscheidend, um Beschwerden und gesundheitlichen Problemen vorzubeugen, die Ihre Produktivität beeinträchtigen könnten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Stuhl und Ihr Schreibtisch die richtige Höhe haben, und dass Ihr Computerbildschirm auf Augenhöhe ist. Auch regelmäßige Pausen und Bewegung können dabei helfen, körperliche Beschwerden zu vermeiden und die Konzentration zu fördern.

Sie kennen es sicherlich selbst bereits bestens: Sie sind motiviert und wollen viele Tasks von der To-Do-Liste abarbeiten. Dennoch kommen Sie nicht wie gewünscht voran. Die folgenden Produktivitätskiller könnten entscheidend sein:

Ständige Benachrichtigungen von E-Mails, Slack oder anderen Kommunikationsplattformen können sich negativ auf Ihre Konzentration auswirken und Ihren Arbeitsfluss stören. Es könnte für Sie hilfreich sein, feste Zeiten für die Beantwortung von E-Mails und Nachrichten festzulegen und Benachrichtigungen außerhalb dieser Zeiten zu deaktivieren.

Obwohl Meetings wichtig für die Kommunikation und Koordination innerhalb eines Teams sind, können zu viele oder ineffiziente Meetings Ihre Produktivität erheblich einschränken. Es ist wichtig, dass Meetings gut strukturiert sind, klare Ziele haben und vor allem nur die notwendigen Teilnehmer:innen einbeziehen.

Ein weiterer häufiger Produktivitätskiller ist Perfektionismus. Das ständige Streben nach Perfektion kann Sie davon abhalten, Aufgaben rechtzeitig abzuschließen und voranzukommen. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass "gut genug" in den meisten Fällen ausreichend ist und dass Fehler und Unvollkommenheiten gleichzeitig auch Möglichkeiten zum Lernen und Verbessern bieten.