7 Online-Tools für effektive Zusammenarbeit

Online-Tools dienen der Transparenz, erleichtern die Zusammenarbeit im Team, verbessern die Kommunikation und steigern so die Produktivität von Unternehmen. In Start-ups sind Collaboration Tools nicht wegzudenken: Immer häufiger lösen sie beispielsweise klassische Kommunikationskanäle wie die E-Mail ab, ersetzen Präsenz-Meetings oder unterstützen bei der Organisation in Projekten. Gerade in der team- oder standortübergreifenden Zusammenarbeit erleichtern sie den Arbeitsalltag. Damit ist ihr Einsatz mittlerweile auch für größere Unternehmen unverzichtbar.

Zugegeben: Die Auswahl der passenden Online-Tools ist für Unternehmen – vergleichbar mit dem passenden Online Geschäftskonto – eine kleine Herausforderung. Einzelunternehmer:innen haben andere Anforderungen als kleine und mittelständische Unternehmen. In Start-ups sind sie so selbstverständlich wie der Tischkicker oder der Agenturhund. Große Unternehmen hingegen stehen den Online-Helfern häufig noch skeptisch gegenüber. Häufige Gründe für die Ablehnung ist die Kompatibilität mit anderen Systemen im Unternehmen. Sicherheit und Datenschutz spielen ebenfalls eine große Rolle.

Dabei hat ein Tool, das online genutzt wird, zahlreiche Vorteile, die positiv zur Zusammenarbeit in Unternehmen beitragen.

Es sprechen einige Argumente für den Einsatz von Online-Tools, die Unternehmen in der Zusammenarbeit und Projektorganisation unterstützen. Immer mehr Unternehmen bieten Mitarbeitenden die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Andere Unternehmen haben mehrere, zum Teil internationale Standorte. Und auch die Kunden haben ihren Unternehmenssitz häufig überall auf der Welt. 

Moderne Arbeitsplätze setzen voraus, dass Mitarbeitende zeit- und ortsunabhängig ihre Aufgaben erledigen können. Hier kommen die Online-Tools ins Spiel. Die Einsatzgebiete reichen von der einfachen Kommunikation über umfangreiches Projektmanagement und die Projektdokumentation bis hin zu Freigabe- und Genehmigungs-Workflows. Voraussetzung dieser Art der Zusammenarbeit ist, dass Dateien, Dokumente, Zahlen, Prozesse etc. gut organisiert und zentral verfügbar sind. 

Wenn sämtliche Informationen an einem zentralen Ort für alle Mitarbeitenden zugänglich sind und es eine einheitliche Kommunikationsplattform für das Teilen und Bearbeiten von Dokumenten, Speicherplatz für Dokumentationen und Möglichkeiten für die klare Zuweisung von Aufgaben und die Zusammenarbeit in Echtzeit in Projekten gibt, werden Arbeitsabläufe transparent und optimal koordiniert. Hierbei spielen cloudbasierte Software-Lösungen häufig eine entscheidende Rolle. Cloudbasiert bedeutet, dass Anwendungen oder Services nicht auf der eigenen Hardware installiert werden müssen. Sie werden ausgelagert und stehen damit zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung. 

Dieses Vorgehen schont die Ressourcen eines Unternehmens: Daten und Anwendungen werden nicht mehr auf internen Rechnern oder in lokalen Netzwerken abgelegt und verarbeitet. Der Cloud-Anbieter garantiert dabei die datenschutzkonforme Speicherung und Sicherheit der Unternehmensdaten. Damit reduziert sich zugleich der Aufwand für die Pflege und Verwaltung der eigenen IT-Infrastruktur. Unternehmen sind maximal flexibel und sparen gleichzeitig Kosten durch den Wegfall einer eigenen Server-Struktur. 

Ein der wohl größten Herausforderungen – insbesondere für große Unternehmen, die über mehrere Standorte und mit internationalen Kund:innen zusammenarbeiten – ist die reibungslose Kommunikation. Hier gibt es zahlreiche Tools, die dafür sorgen, unkompliziert mit Kolleg:innen und Kund:innen in Verbindung treten zu können. Statt E-Mails an einen großen Verteiler zu versenden, kann die Kommunikation auf relevante Gesprächspartner:innen beschränkt und so eine effektive Zusammenarbeit gewährleistet werden. 

Eine weitere Herausforderung – vor allem in der Projektarbeit – ist die Transparenz über notwendige Informationen, Zuständigkeiten oder den Status von Projekten. Mit einem Online-Tool für das Projektmanagement stehen allen Beteiligten die notwendigen Informationen zur Verfügung. Aufgaben können klar zugewiesen werden, Fristen für alle sichtbar gesetzt werden. Erledigte Aufgaben und erreichte Meilensteine werden gekennzeichnet, Änderungen sind umgehend sichtbar. So kennt jede/r die Aufgaben und verfügt über die notwendigen Mittel, um sie fristgerecht zu erledigen.

Ein klarer Vorteil, wenn Mitarbeitende sich nicht mit Kommunikationsproblemen, ineffizient laufenden Prozessen und schlecht organisierten Projekten herum schlagen müssen, ist die frei werdende Zeit, die sie in die Erledigung ihrer eigentlichen Arbeit investieren können. Zudem garantiert die Auslagerung von Informationen mithilfe von Online-Tools in die Cloud, dass alle Dokumente jederzeit und überall verfügbar sind. 

Welche Online-Tools sich für ein Unternehmen eignen, hängt von der Art des Unternehmens und seiner Geschäftstätigkeit ab. Die Größe des Unternehmens spielt dabei nicht unbedingt eine Rolle: Einzelunternehmer:innen können die nützlichen Online-Tools durchaus auch sinnvoll einsetzen, beispielsweise für die Kommunikation oder die Zusammenarbeit mit ihren Kund:innen. Hier eine kleine Auswahl:

Asana ist ein Projektmanagement-Tool, das Teams und Gruppen bei der Organisation, Erstellung, Verfolgung und Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Meilensteinen unterstützt. Für jedes Projekt lassen sich individuelle Teams zusammenstellen, die gemeinsam am Erfolg des Projekts arbeiten. Den einzelnen Teammitgliedern werden entsprechende Aufgaben und Timelines zugewiesen. Fortschritte und erledigte Aufgaben werden sauber dokumentiert, sodass alle Projektteilnehmer:innen jederzeit auf dem aktuellen Stand über den Fortschritt des Projekts sind. Die Projektleitung behält jederzeit den Überblick über noch offene To-dos und kann entsprechend rechtzeitig einschreiten, um Verzögerungen zu vermeiden.

Die Projektkommunikation findet ebenfalls über das Tool statt. E-Mail-Verteiler aufzusetzen, in denen am Ende vielleicht wichtige Projektteilnehmer:innen fehlen oder das Springen zwischen Asana, E-Mail und anderen Tools wird dadurch überflüssig.

Somit wird das gesamte Projekt mit all seinen Abläufen mit nur einem einzigen Tool gesteuert. Dabei ist es so flexibel, dass es sich an unterschiedlichste Strukturen anpassen lässt. Gleichzeitig ist die Nutzung des Tools besonders benutzerfreundlich und es lässt sich einfach mit weiteren Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Jira verknüpfen.

Slack ist ein webbasierter Instant-Messaging-Dienst für die Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen und Teams. Das Online-Tool basiert auf der Einrichtung von einzelnen Channels, in denen sich alle Beteiligten versammeln, um Nachrichten und Dateien zu einem Thema an einem zentralen Ort auszutauschen. Slack eignet sich perfekt für Zusammenarbeit von Teams, die an verschiedenen Standorten arbeiten. Teams nutzen die Channels, um sich schneller abzustimmen. Der Vorteil: Die Kommunikation ist themenbezogen und wird zentral an einem Ort gebündelt. Langes Suchen nach Informationen in mehreren Tools bleibt den Teams damit erspart.

Confluence ist eine Software, die hauptsächlich als sogenanntes Enterprise Wiki von Unternehmen für die Dokumentation und Kommunikation von Wissen und den Wissensaustausch in Unternehmen und Organisationen verwendet wird. Es dient – vergleichbar mit einem Content Management System – als zentrale Informationsquelle, in der Dokumentationen zu Projekten zentral aufbewahrt werden. Für die Arbeit im Team ist es möglich, Dokumente gemeinsam in Echtzeit zu editieren, Inhalte leicht auffindbar zu machen und mit anderen Kolleg:innen im Unternehmen zu teilen.  

Miro ist eine Whiteboard-Plattform, auf der Teams ihre Meetings und Workshops produktiv, interaktiv und kreativ gestalten können. Das Online-Tool für virtuelle Co-Creation bietet viele Zusatzfunktionen wie die virtuelle Erstellung von Mindmaps, die gemeinsame Durchführung von Brainstormings zur Ideenfindung, der Abbildung agiler Workflows oder die Erstellung von Flow Charts. Neben der unternehmensinternen Zusammenarbeit eignet sich dieses Tool auch für die Zusammenarbeit mit Externen –beispielsweise mit Kund:innen, Beratern oder Agenturen – sowie für die anschauliche Visualisierung von Prozessen. 

Google Workspace zählt zu den Team Tools, die eine Reihe verschiedener Online-Tools bieten, um im Team zu kommunizieren sowie Inhalte zu erstellen, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Neben einer benutzerdefinierten E-Mail-Adresse erhalten Unternehmen Tools für die Zusammenarbeit, darunter Gmail, Kalender, Meet, Chat, Drive, Docs, Tabellen, Präsentationen, Formulare und Sites.

Calendly ist ein Online-Terminplanungstool, das die Buchung von Terminen, das Blockieren von Besprechungs-Slots und die Planung von Meetings vereinfacht. Nutzer sparen sich damit aufwendige Absprachen per E-Mail, wer wann Zeit hat, was wiederum die Verwaltung des eigenen Zeitplans erheblich erleichtert. Diese Erleichterung betrifft nicht nur die Planung unternehmensinterner Termine, sondern auch die Terminabsprache mit Gästen: Unternehmen können ihnen ihren Calendly-Link einfach zusenden. Alternativ kann der Link auch auf der Website eingebettet werden. 

Diese Meeting-App gilt als sichere Alternative zu Zoom, mit der Teams ortsunabhängig Videokonferenzen durchführen können. Die Online-Meeting-Lösung ist am PC, auf dem Tablet und dem Smartphone verfügbar und erleichtert Unternehmen damit die Zusammenarbeit im Team sowie den Kontakt zu Kund:innen. GoToMeeting verfügt über hohe Sicherheitsstandards, bietet hohe Qualität bei Videokonferenzen und zahlreiche erweiterte Audiofunktionen.

Der Klassiker unter den Cloud-Diensten kann Ihnen und Ihrem Team viele Vorteile in der alltäglichen Zusammenarbeit bieten. Besonders in Zeiten von Homeoffice und Remote Work müssen Dateien für die berechtigten Personen jederzeit zugänglich sein. Mit Dropbox ist das kein Problem mehr. Teilen Sie Dateien unter Beachtung der aktuellsten Sicherheitsstandards mit internen Teams als auch externen Partner:innen.

Übrigens: Dank der Qonto API können Sie auch ganz einfach Dropbox mit dem Geschäftskonto verknüpfen, um so Belege und Kontoauszüge zu speichern und zu synchronisieren.